Categorie archief: VBA (Visual Basic for Applications)

Scrollen in dashboard


LET OP: na het downloaden de extensie wijzigen in xlsb


Excel wordt steeds vaker gebruikt om het management via dashboards van actuele informatie te voorzien.
Maar ook in dit soort rapportages is de ruimte beperkt. Daarnaast is niet iedere manager geïnteresseerd in dezelfde informatie.

Dit soort problemen is handig op te lossen door gebruikers in de digitale rapportages door de overzichten te laten scrollen.

In dit artikel komen enkele methoden aan bod hoe dit te realiseren. En als we toch bezig zijn: met een beetje VBA kunnen we de overzichten ook makkelijk sorteren.

Basis-materiaal

We hebben een overzicht van afdelingen (het tabblad Data in het Voorbeeldbestand bevat 30 regels) met per afdeling het toegekende kosten-budget (altijd 100.000), de werkelijk gemaakte kosten, het aantal uitgebrachte offertes en het gerealiseerde aantal contracten. Daarnaast bevat het overzicht nog enkele KPI’s: kosten/budget, kosten/offertes en kosten/contracten.

De gegevens zijn opgeslagen in de vorm van een Excel-tabel met de naam tblAfd. In cel L2 (met de naam AantAfd) wordt het aantal afdelingen in de tabel geteld:
=AANTALARG(tblAfd[Afdeling])
Dit aantal kunnen we later goed gebruiken om bepaalde zaken te automatiseren.

NB de nummering van de afdelingen is zodanig dat er altijd 2 cijfers gebruikt worden; dit om een juiste sortering te krijgen. Anders krijg je Afd1, Afd10, Afd11, … , Afd2, Afd20 etc.

Overzicht 1

Wanneer nou blijkt, dat we in een bepaalde rapportage slechts ruimte voor 10 regels hebben; welke afdelingen (van de 30) moeten we dan laten zien? Dat hangt natuurlijk af van de wensen van de ontvangers en die kunnen wel eens tegenstrijdig zijn.
Daarom gaan we nu het overzicht met 10 regels zo aanpassen, dat hierbij gekozen kan worden welke regels zichtbaar zijn.

In het tabblad SelIndex van het Voorbeeldbestand geven we in cel C2 (met de naam Start) aan, welke regel van de 30 als bovenste moet worden weergegeven; de volgende 9 worden ook getoond.

In cel F3 staat de formule:
=INDEX(tblAfd[Afdeling];RIJ()-RIJ(AfdKop)+Start-1)
Ofwel: zoek met de functie INDEX in de kolom Afdeling van de tabel tblAfd die rij op die overeenkomt met de RIJ() van (in dit geval) cel F3, minus het rij-nummer van de kop van het overzicht plus de waarde van de cel Start.

NB1 cel F2 heeft de naam AfdKop gekregen.

NB2 voor het bepalen van de juiste regel hadden we natuurlijk ook een hulpkolom kunnen gebruiken met daarin de waardes 1 t/m 10. De gebruikte berekening maakt het mogelijk om de hulpkolom weg te laten en is flexibel genoeg om het overzicht eventueel later nog te verplaatsen. Ook kunnen we deze formule zonder verdere aanpassingen naar beneden kopiëren.

NB3 de formule kan ook naar rechts gekopieerd worden; Excel wijzigt de kolom-verwijzing Afdeling automatisch naar Budget etc.

NB4 om de juiste regel te selecteren moeten we de berekening nog corrigeren met -1.

Wanneer nu de waarde in de cel Start wordt gewijzigd zal het overzicht zich automatisch aanpassen.

Dat aanpassen kan natuurlijk nog veel mooier en makkelijker met behulp van een schuifbalk:

  1. kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen
  2. in het vervolgmenu kiest u binnen het blok Formulierbesturingselementen de optie Schuifbalk
  3. de cursor wordt dan een kruisje; teken, met de linkerknop ingedrukt, de gewenste vorm van de schuifbalk op de gewenste plaats (dit kan allemaal later nog aangepast worden).
  4. klik met de rechtermuisknop op de nieuwe schuifbalk en kies Besturingselement opmaken
  5. zorg dat een koppeling met cel C2 wordt gemaakt (u kunt hier ook de naam Start gebruiken), de minimumwaarde wordt 1 en het maximum 21.

LET OP kies NIET een ActiveX-besturingselement; deze leveren in de praktijk nogal eens crashes van Excel op.

NB als je de schuifbalk wilt verplaatsen of de grootte corrigeren, klik dan eerst rechts op de schuifbalk.

Overzicht 2

Een andere methode om zo’n overzicht met de juiste gegevens te vullen is door gebruik te maken van de functie VERSCHUIVING.

In het tabblad SelVersch1 van het Voorbeeldbestand ziet u in cel F3 de formule:
=VERSCHUIVING(tblAfd[[#Kopteksten];[Afdeling]];
RIJ()-RIJ(AfdKop)+Start-1;
KOLOM()-KOLOM(AfdKop))
ofwel: haal de waarde op uit de cel, die gevonden wordt door vanuit de Afdelings-koptekst van de tabel tblAfd een aantal rijen naar beneden te gaan en een aantal kolommen naar rechts.

NB1 de constructie na het eerste (-haakje hoeft u niet zelf in te tikken; klik gewoon op de betreffende cel en Excel vult de formule vanzelf aan.

NB2 de ingegeven minimum- en maximumwaardes voor de schuifbalk zorgen er voor dat het overzicht geen blanco regels zal bevatten. Helaas is dat niet het geval als in de cel Start een te grote of te kleine waarde wordt ingevoerd.

Overzicht 3

De functie VERSCHUIVING kent nog meer parameters/argumenten. Daar hebben we in het overzicht op het tabblad SelVersch2 van het Voorbeeldbestand gebruik van gemaakt. Cel F3 bevat de formule:
=VERSCHUIVING(tblAfd[[#Kopteksten];[Afdeling]];Start;0;10;8)
Ofwel: selecteer een bereik van cellen, die, gerekend vanaf de koptekst Afdeling, een aantal rijen gelijk aan Start lager begint. Het begin is 0 kolommen verschoven. Het resulterende bereik moet 10 regels hoog en 8 kolommen breed zijn.

LET OP deze formule levert een blok van 80 cellen op. Daarom moet de formule op een speciale manier worden ingevoerd:

  • selecteer eerst met de muis alle cellen waar het overzicht moet komen (in het voorbeeld de cellen F3 tot en met M12)
  • voer dan bovenstaande formule in
  • druk in plaats van op Enter tegelijkertijd op Ctrl-Shift-Enter (de zogenaamde CSE-methode).
  • Excel plaats dan accolades rond de formule

We willen er ook voor zorgen, dat er geen lege regels komen.
De cel Start heeft daartoe een gegevens-validatie gekregen: bij Toestaan is de optie Aangepast ingevuld en bij Formule:
=EN(Start>0;Start<=AantAfd-9)
Dus de waarde in de cel Start moet aan 2 voorwaarden voldoen: groter dan nul EN kleiner of gelijk aan het aantal regels in de bron (minus 9).

LET OP vergeet het eerste =-teken niet

Maximum in schuifbalk

Maar wat als er nu een afdeling bij komt? De tabel tblAfd wordt automatisch aangepast, de teller van het aantal afdelingen zal ook direct opgehoogd worden, de gegevensvalidatie uit het vorige overzicht zal daarom ook goed werken.
Maar … de schuifbalken hebben nog steeds een maximum van 21.

Alleen met behulp van een (kleine) VBA-routine kunnen we het maximum van de schuifbalk automatisch laten meelopen met het aantal regels in de bron-gegevens.

In het overzicht van tabblad SelVersch3 van het Voorbeeldbestand is deze routine geïmplementeerd. Probeer maar eens uit: voeg een regel in het tabblad Data toe en beweeg de schuifbalk op en neer.

Hoe kun je de eigenschappen van de schuifbalk door VBA laten aanpassen?

  1. klik rechts op de schuifbalk
  2. kies de optie Macro toewijzen
  3. als er nog geen macro aan de schuifbalk gekoppeld is dan kiest u Nieuw, anders Bewerken
  4. vul onderstaande programmacode in en sluit de Visual Basic-editor

NB1 afhankelijk van de Excel-versie kan de omschrijving van de subroutine iets anders zijn, bijvoorbeeld Sub Schuifbalk1_BijWijzigen. Laat de naam staan zoals die door Excel is gegenereerd.

NB2 afhankelijk van de situatie kan er ook sprake zijn van Schuifbalk2 etc.

NB3 VBA is altijd Engelstalig. Dus binnen de subroutine is sprake van een ‘shape’ met de naam Scroll Bar 1.

NB4 met de constructie Range(“AantAfd”).Value wordt de waarde uit de cel met de naam AantAfd opgehaald.

‘Automatisch’ sorteren

Zoals al eerder aangegeven zal niet ieder ontvanger van de rapportage de focus op dezelfde KPI leggen. We maken de rapportage zodanig dat de gebruiker zelf kan aangeven welke sortering de gegevens moeten hebben.

Klik op één van de keuzerondjes en de gegevens worden op de betreffende kolom gesorteerd (zie het tabblad Sortering in het Voorbeeldbestand).

  1. keuzerondjes worden op een vergelijkbare manier als schuifbalken aan het tabblad toegevoegd.
  2. klik rechts op één van de keuzerondjes en kies de optie Besturingselement opmaken
  3. koppel het besturingselement aan een cel in Excel; in het voorbeeld C4 ofwel KolomNr
  4. klik rechts op het eerste keuzerondje en kies de optie Macro toewijzen en zorg dat de volgende routine gekoppeld wordt:

NB in dit geval heeft het eerste rondje al het volgnummer 2.

De macro-toewijzing moet voor ieder keuzerondje apart worden uitgevoerd.

Bovenstaand subroutine roept een andere routine aan, Sortering. Deze ziet er als volgt uit (de basis is gemaakt door een macro op te nemen terwijl de sortering handmatig wordt uitgevoerd):


  • als eerste wordt de variabele Kolom gevuld: op basis van de waarde in cel KolomNr wordt één van de kolomkoppen gekozen
  • met het commando With wordt er voor gezorgd dat alle volgende opdrachten betrekking hebben op een Sort van de tabel (ListObject) tblAfd
  • vorige sorteringen verwijderen
  • nieuwe sortering toevoegen
  • het te sorteren bereik heeft een Header/kop
  • de sortering is niet gevoelig voor hoofd- en kleine letters
  • de sortering-orientatie is verticaal (inhoud van een kolom is bepalend)
  • de PinYin-regel mag ook weggelaten worden; alleen interessant bij Chinese tekens
  • en als laatste wordt de sortering toegepast

Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:


Grafiek automatisch schalen en labels toevoegen



Herkent u de frustratie? Heb je net een grafiek ‘netjes’ gemaakt door de assen zodanig te schalen dat de gegevens mooi verdeeld zijn over de grafiek, klopt er niets meer van als er een andere of uitgebreidere reeks gegevens worden weergegeven.
Of je hebt ‘met de hand’  alle labels bij de punten aangepast (ja, ik gebruik nog een oude Excel-versie), dan gaan die bij een andere reeks de mist in.

Dus deze keer een anti-frustratie-artikel: 2 VBA-routines, die bovenstaande problemen oplossen.

Test-gegevens

Om een voorbeeld te kunnen maken had ik wat test-gegevens nodig. Meestal maak ik die door wat random-getallen of teksten te genereren.
Maar ik herinnerde me ineens dat ik ooit eens ergens gelezen had dat je ook test-gegevens op een site kon laten maken.
Na wat zoeken kwam ik de website mockaroo.com tegen.

Na een paar pogingen had ik een mooi lijstje met voorbeeld-gegevens (zie het tabblad Basis in het Voorbeeldbestand).

  1. bij Soort heb ik gekozen voor financiële markten (Mockaroo kiest dan willekeurig uit 2 mogelijkheden)
  2. de Datum ligt tussen 1 jan 2018 en 31 dec 2018
  3. bij Omschr heb ik voor willekeurige voornamen gekozen
  4. het Bedrag ligt tussen 1000 en 2000

Om de rest wat overzichtelijk te houden heb ik 20 regels daaruit geselecteerd (zie het tabblad Basis2) en een beetje aangepast. Deze test-gegevens staan klaar in een Excel-tabel met de naam Tabel1.

Grafiek

Om het verloop van de bedragen per Soort handig te kunnen weergeven, heb ik een draaitabel gemaakt op basis van de gegevens in Tabel1 (zie het tabblad Result in het Voorbeeldbestand).

Op basis van deze draaitabel kun je makkelijk een Draaigrafiek maken, maar dan komt Omschr automatisch op de x-as en ik wil deze gebruiken als Labels in de grafiek.

Dus maar een ‘gewone’ grafiek gemaakt met op de x-as de datums en op de y-as de bedragen.

Hiernaast staat de grafiek waarbij er geen Soort is geselecteerd (dus 20 punten). De x-as begint automatisch bij 19 januari omdat dat de kleinste datum is; iets vergelijkbaars geldt voor het einde van de as.
Excel heeft ook de y-as automatisch geschaald.

Assen handmatig aanpassen

Om de assen handmatig te schalen klik je met de rechtermuisknop op een as en pas je het minimum en het maximum aan (het vinkje daarvoor zal dan verdwijnen ten teken dat er geen automatische schaling hoeft plaats te vinden).

Maar iedere keer als er in de draaitabel een andere Soort wordt gekozen moeten er aanpassingen worden doorgevoerd.

Assen automatisch aanpassen

Om deze schaal-aanpassingen met VBA geautomatiseerd te kunnen doorvoeren moeten we ergens vastleggen wat het gewenste minimum en maximum is.

In het Voorbeeldbestand op het tabblad Result staat in cel G2 de formule =MIN(B:B)
Oftewel bepaal de kleinste waarde/datum in kolom B. In G3 wordt met de functie MAX de grootste waarde vastgelegd. Maar het is mooier als de x-as op de eerste van een maand begint: in cel H2 staat daartoe de formule =DATUM(JAAR(G2);MAAND(G2);1). Deze cel heeft de naam x_min gekregen.

Het maximum van de x-as moet de eerste dag van de volgende maand zijn: cel H3 (met de naam x_max) heeft daarom de formule =DATUM(JAAR(G3);MAAND(G3)+1;1)

NB ook als G3 een datum in december bevat, werkt deze formule goed; Excel zal automatisch het jaar ophogen en de maand gelijk maken aan januari.

In kolom J worden de minimum- en maximum-bedragen uit kolom D bepaald. Cel K2 bevat de formule =GEHEEL(J2/100)*100, zodat het minimum voor de y-as het eerste honderdtal is, kleiner dan de waarde in J2.
In cel K3 bepalen we de bovengrens voor de y-as: =(GEHEEL(J3/100)+1)*100

Nu hebben we nog een VBA-routine nodig, die de handelingen voor het aanpassen van de assen van ons overneemt.

In het tabblad Result is een knop met de naam Assen schalen toegevoegd waarmee deze macro/subroutine kan worden uitgevoerd.

Labels toevoegen

In de oudere versies van Excel is het niet mogelijk om automatisch extra informatie (zoals de Omschr uit het voorbeeld) als Labels aan een punt toe te voegen. Handmatig kan dit wel:

  1. klik rechts op de lijn in de grafiek
  2. kies de optie Gegevenslabels toevoegen
  3. klik op één van de labels; als dan alle labels zijn geselecteerd nogmaals op het label klikken
  4. de tekst van dit label kan nu aangepast worden

Maar als er nu in de draaitabel een andere Soort wordt gekozen dan kloppen de handmatig ingevoerde labels niet meer!

Daar komt VBA weer goed van pas:

Het spannende is hier wat er gebeurt met de variabele xVals.

Wanneer je in de grafiek op de lijn klikt verschijnt er in de formulebalk een formule die begint met =REEKS(
Daarna komt de cel, die de naam van de reeks bevat, dan de x-waarden en daarna de y-waarden.

Aangezien VBA Engelstalig is bevat xVals na het uitlezen van de formule van de Collection: =SERIES(Result!$B$4,Result!$B$6:$B$25,Result!$D$6:$D$25,1)

NB1 binnen Excel (met Nederlandse instellingen) worden de parameters gescheiden door een ; (punt-komma), maar binnen VBA is dit een , (komma).

NB2 de 1 op het einde geeft aan, dat deze lijn de eerste reeks is die in de grafiek geplot moet worden. We hebben maar één lijn, dus deze parameter heeft hier geen invloed.

We hebben in het vervolg van de routine alleen de reeks van de x-waarden nodig, de B6:B25.
Daarom nemen we eerst alles wat rechts van de eerste komma staat:
xVals = Mid(xVals, InStr(xVals, “,”) + 1)
en dan alles links van de volgende, dan weer eerste, komma:
xVals = Left(xVals, InStr(xVals, “,”) – 1)

xVals bevat nu  het bereik Result!$B$6:$B$25

LET OP als de naam van het tabblad zelf ook een komma bevat dan wordt de formule wel wat ingewikkelder (zie VBA).

De For-Next-loop gaat dan alle elementen van dit bereik langs en plaatst de waarde rechts van de datum in het betreffende label.

Uiteraard is deze routine ook via een knop uit te voeren op het tabblad Result van het Voorbeeldbestand.

Titel van grafiek

De titel van de grafiek is dynamisch gemaakt:

  1. in cel N2 staat de formule:  =”Bedragen van “&C2
    Oftewel koppel de inhoud van cel C2 aan de tekst Bedragen van.
  2. zorg dat de grafiek een of andere titel heeft
  3. klik ergens in de titel
  4. tik dan in de formulebalk =N2
  5. en druk op Enter

Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

 

Tabbladen en VBA



Het werken met tabbladen in Excel is eenvoudig: je kunt ze een kleur geven (via rechtsklikken), verplaatsen (door ze met de muis “vast te pakken”), verbergen/zichtbaar maken (via rechtsklikken) etc.

Maar wat te doen, als je werkmap uit tientallen werkbladen bestaat? Dan kan het nogal wat muisklikken kosten om één van bovenstaande handelingen te verrichten.

Daarom in dit artikel enkele VBA-routines, die ons werk flink kunnen vereenvoudigen.

Overzicht van tabbladen (1)

We beginnen met het maken van een overzicht van alle tabbladen, die in een werkmap voorkomen (zie Voorbeeldbestand).
Niet alleen de naam van het tabblad plaatsen we daarin, maar ook of het tabblad verborgen is of niet, de tabkleur en de positie er van.

NB1 de kleur-code -4142 geeft aan, dat het tabblad geen kleur heeft meegekregen.

NB2 het is een goede gewoonte om tabbladen met dezelfde functie eenzelfde kleur te geven; er ontstaat dan niet zo’n kermis als in mijn voorbeeld 😉

In het tabblad Param van het Voorbeeldbestand heeft de cel met de tekst BladNamen de naam BladStart gekregen; binnen de VBA-routine zullen we daar veelvuldig naar refereren (let op de rechte haken rond een naam).

De VBA-routine BladReset genereert een nieuw overzicht:Deze routine staat in Module1 van het VBAproject BladenVBA.xlsm. Via Alt-F11 komt u in de Visual Basic editor (dit kan natuurlijk ook via de menukeuzes Ontwikkelaars/Programmacode/Visual Basic).
Een module toevoegen doet u in de editor via de menukeuzes Invoegen/Module.

Uitleg van enkele belangrijke onderdelen van bovenstaande routine:

  1. na de naam van de subroutine worden 3 variabelen gedeclareerd met het commando Dim. Deze variabelen hebben we dadelijk nodig.
    NB String betekent dat de variabele een tekst zal bevatten, Integer dat het een ‘gewoon’ getal is.
  2. om later enkele tabbladen op een aparte manier te kunnen behandelen zijn die in een Excel-tabel met de naam tblNiet opgenomen.
    In vorige versies van Excel werden tabellen Lijsten genoemd; in de VBA-syntax is nog steeds sprake van een ListObject.
    Wanneer we in VBA de verschillende cellen uit de tabel zonder meer  in een variabele zouden plaatsen, dan zou dat in de vorm van een 2-dimensionale array zijn; via de functie Application.Transpose wordt de ingelezen kolom Niet verbergen omgezet in een 1-dimensionale array.
    Met de functie Join worden de array-elementen in één tekst-variabele geplaatst met (in dit geval) als scheiding een ; (punt-komma).
    NB1 vanwege lay-out-technische redenen is de totale opdracht verdeeld  over 2 regels; dit door middel van een spatie en een underscore (_).
    NB2 we gebruiken DataBodyRange in plaats van Range omdat we de kop van de kolom niet mee willen nemen.
  3. voordat we een nieuw overzicht genereren moeten we een eventueel reeds bestaand overzicht verwijderen:
    [BladStart].Offset(1, 0).Resize([aantBladen], 4).Clear
    Vanuit de cel met de naam BladStart verschuiven (Offset) we 1 regel naar beneden. Deze selectie breiden we uit (Resize) met het aantal rijen in het bestaande overzicht; dat ligt in cel F2 van het tabblad Param vast. Deze cel heeft de naam aantBladen. De selectie moet 4 kolommen breed zijn. De inhoud van deze selectie wordt gewist (Clear).
  4. De For-Next-lus loopt dan alle tabbladen langs. De teller i loopt van 1 tot en met het aantal werkbladen.
    Eerst wordt de naam van het werkblad in rij i geplaatst (met behulp van Offset).
    Standaard is een blad niet verborgen; er wordt wel gecontroleerd of dit toch het geval is. De status (wel of niet verborgen) wordt 1 kolom naar rechts in rij i vastgelegd.
    Met behulp van de functie InStr wordt gecontroleerd op welke positie de sheet-naam in de uitzonderingslijst voorkomt; komt die niet voor dan is het resultaat gelijk aan 0. In dat geval wordt de huidige tabkleur weggeschreven; komt de naam wel voor in de uitzonderingslijst dan plaatsen we de code voor de kleur rood in het overzicht.

Om de routine makkelijk te kunnen uitvoeren is deze aan een knop gekoppeld:

  1. kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen
  2. klik dan op het eerste symbool (de Knop)
  3. wijs met de muis de gewenste positie van de nieuwe knop aan
  4. koppel in het vervolgscherm een macro/subroutine aan de knop
  5. wijzig de tekst van de knop

Overzicht van tabbladen (2)

Overzichten in Excel zijn handiger als ze in tabel-formaat staan (zie menig ander artikel van G-Info). Of dat ook geldt wanneer we via VBA daarmee aan de slag gaan, laat ik aan u zelf over.

Om eenzelfde overzicht als hierboven in tabel-vorm te maken, moeten we eerst de kop van de tabel aanmaken. De tabel op het tabblad Param van het Voorbeeldbestand heeft de naam tblKeus gekregen.

De bijbehorende subroutine BladReset2 lijkt veel op de voorgaande. De volgende afwijkingen behoeven een toelichting:

  1. het aantal regels in het bestaande overzicht laten we niet in een cel bepalen, maar we berekenen die in VBA zelf via ListRows.Count
  2. als er regels zijn (dus aantBladOud niet gelijk aan nul) dan worden de rijen uit de DataBodyRange verwijderd (de tabel wordt dus kleiner)
  3. informatie aan het overzicht toevoegen gaat nu niet via Offset, maar door een variabele nwRij te ‘setten’; deze is van het type ListRow

Tabbladen aanpassen (1)

De overzichten zoals hiervoor aangemaakt kunnen we ook andersom gebruiken:  we veranderen de Verberg-status, de kleur of positie van een tabblad en laten VBA deze wijziging voor het betreffende tabblad uitvoeren.

De volgende opmerkingen:

  1. als het aantal bladen in de werkmap (aantBlad) niet gelijk is aan het aantal rijen in het overzicht (de cel met de naam aantBladen) dan verschijnt er een melding op het scherm en stopt de routine (Exit Sub)
    LET OP de routine controleert alleen het aantal; als de namen niet overeenkomen zal de routine daarop stuk lopen.
  2. ieder tabblad wordt eerst zichtbaar gemaakt.
    Dan, als het geen uitzondering is, en in de 2e kolom van het overzicht staat JA dan wordt het betreffende tabblad verborgen.
    NB de inhoud van de 2e kolom wordt omgezet naar hoofdletters (UCase, uppercase), dus ook ja, Ja of jA zullen een verberging tot gevolg hebben

Ook deze routine is aan een knop gekoppeld.

LET OP de volgorde veranderen van 1 of 2 tabbladen gaat op deze manier (meestal) zonder problemen. Bij heel veel wijzigingen kan het zijn, dat de volgorde niet meteen goed is. Herhaal de procedure dan nogmaals en ….

Tabbladen aanpassen (2)

Ook via de tabel tblKeus kunnen de aanpassingen doorgevoerd worden:

  1. om de routine leesbaar te houden hebben we gebruik gemaakt van de VBA-optie With-End With
    With Worksheets(“Param”).ListObjects(“tblKeus”)
    Als in de regels tussen With en End With een optie begint met een . (punt) dan weet VBA dat dit betrekking heeft op het ListObject tblKeus
  2. binnen de For-Next-lus wordt nog een keer With gebruikt. Alle .Cells-verwijzingen hebben daardoor betrekking op de Range in rij i (van tblKeus).

Kleur tabbladen

Met de toewijzing .Tab.Colorindex kunnen slechts 56 kleuren gebruikt worden (nou ja eigenlijk 57; de code -4142 zorgt er voor dat het tabblad geen kleur krijgt).

In het tabblad Param van het Voorbeeldbestand staat een overzicht van codes en bijbehorende kleuren.

 


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

 

Voetbalcompetities



Je hoeft niet per se van voetballen te houden om dit artikel te kunnen waarderen.
Ik kreeg van Nico van der Meer een mooi Excel-systeem toegestuurd, dat hij graag met anderen wil delen: het verwerken van voetbaluitslagen tot overzichten en standen, inclusief consequenties voor nacompetities, Champions League etcetera.

In eerste instantie dacht ik: deze sheet bevat wel veel formules, daar zullen we snel wat fouten of mogelijke problemen uit kunnen halen.
Maar niets was minder waar; dus ik geef de werkmap door met maar een paar kleine aanpassingen (verbeteringen?).

Met het systeem van Nico kun je de hele competitie 2018-2019 plezier hebben; alles is al voorbereid, inclusief speeldata en zelfs tijden!
Maar, zoals uit het plaatje hierboven mag blijken, zijn dit soort competities behoorlijk onderhevig aan wijzigingen, dus voor volgend jaar zul je wel weer flink wat aanpassingen moeten doen.

Hieronder zal ik de werking van het systeem kort toelichten en ook een handreiking geven over de aanpassingen voor een volgende competitie-ronde.
Uiteraard zal ik ook de meest gebruikte Excel-functies en de gebruikte VBA-routines toelichten.

Voetbal-competitie

Voordat er zo’n mooi overzicht ontstaat moet er natuurlijk wat voorwerk verricht worden.
In het tabblad Info van het Voorbeeldbestand heeft Nico al diverse aanwijzingen gegeven.

Het systeem omvat 3 competities, Ere-, Eerste – en Tweede Divisie (de EersteDivisie heeft nu de naam KeukenKampioen).
In het tabblad Data liggen de gegevens van de competitieronde en van de teams per divisie vast. Ook kan daar aangegeven worden of de beveiliging (ter voorkoming van het overschrijven van formules) wel of niet moet worden aangezet.

Het tabblad Speelschema bevat per divisie een overzicht van alle rondes en de wedstrijden die daarbinnen gespeeld moeten worden; dit alles inclusief de betreffende datum en tijd. Deze gegevens zijn op internet terug te vinden; via de hyperlink boven iedere divisie zijn de relevante zaken te benaderen.

Klik rechts op een Hyperlink en dan Hyperlink bewerken om te zien hoe deze opgebouwd is.

LET OP om een hyperlink te bekijken moet de beveiliging van het tabblad verwijderd zijn. Dit kan via rechtsklikken op de tab onderaan of door in het tabblad Data aan te geven dat alle beveiligingen verwijderd moeten worden.

Wilt u met dit systeem de resultaten van een competitie volgen dan moeten op dit tabblad Speelschema de uitslagen handmatig ingevoerd worden (voor de Eredivisie in de kolommen C en D).

Resultaten en stand Eredivisie

In het tabblad Eredivisie van het Voorbeeldbestand worden de ingevulde wedstrijdresultaten automatisch verwerkt.

In cel G6 wordt bijvoorbeeld het aantal doelpunten opgehaald voor de thuisclub van de wedstrijd PSV – AZ Alkmaar mbv de formule
=ALS(ISLEEG(VERT.ZOEKEN(TEKST($B6;)&” – ” & TEKST($G$5;);SchemaED;2;0)); “”;VERT.ZOEKEN(TEKST($B6;)&” – “&TEKST($G$5;);SchemaED;2;0))

Via Verticaal Zoeken wordt de wedstrijd (B6, dus PSV, tegen G5, dus AZ) opgezocht in het bereik met de naam SchemaED. De inhoud van de 2e kolom wordt als resultaat teruggegeven. De derde parameter (een 0, nul) geeft aan dat een exacte zoekactie naar de wedstrijdnaam moet worden uitgevoerd.
Als de zoekactie niets oplevert (er is nog niets ingevuld) dan komt er in dit schema ook niets te staan (de dubbele aanhalingstekens), anders wordt het resultaat van de zoekactie in de cel geplaatst.

NB1 de namen van de teams worden door een spatie, een min-teken en opnieuw een spatie van elkaar gescheiden. Bij de opvoer in Speelschema moet dit ook exact zo zijn gedaan.

NB2 Nico heeft de team-namen niet rechtstreeks aan elkaar gekoppeld, maar heeft de functie Tekst gebruikt. Waarschijnlijk om er zeker van te zijn dat Excel deze betreffende cellen zeker als tekst zal zien. Naar mijn idee overbodig.

De overige formules onder en naast het schema wijzen zichzelf.

Ook de standentabel wordt automatisch ingevuld.
Via Vergelijken wordt gekeken op welke positie het betreffende team in de vorige tabel staat en dan wordt via Index het gewenste aantal winst-punten opgehaald (uit en thuis opgeteld).

De formules in de overige kolommen zijn vergelijkbaar of ‘rechttoe-rechtaan’.

In kolom BW staat een code, die gebruikt wordt om de teams in de juiste volgorde te kunnen sorteren en de Plaats in de stand te bepalen.
Wanneer namelijk nieuwe resultaten worden toegevoegd in Speelschema, dan worden wel alle berekeningen direct uitgevoerd en ook de Plaats wordt bepaald, maar de volgorde in de standenlijst verandert niet. Wil je ook de volgorde juist hebben, klik dan op de knop Standen bijwerken. De betreffende VBA-routine (zie hierna) zal dan de sortering uitvoeren.

In cel BW6 staat de formule =WAARDE( TEKST(BS6;”000″)&TEKST(100+BT6;”000″)&TEKST(BU6;”000″)&TEKST(100-BN6;”00″)&TEKST(AANTAL.ALS($BM$6:$BM$23;”>=”&BM6);”00″))

Ook hier wordt de functie Tekst gebruikt; in dit geval om zeker te weten dat het betreffende getal altijd met exact hetzelfde aantal cijfers wordt weergegeven.
Met de functie Waarde wordt van de resulterende tekst weer een getal gemaakt.

Nico heeft in een opmerking bij Code netjes vermeld hoe de code is opgebouwd.

NB bij de Eredivisie zijn na 3 speelrondes al geen gelijke standen meer; bij de KK-divisie na 2 speelrondes nog wel.

In kolom BL wordt de plaats van het team in de stand bepaald: =RANG(BW6;$BW$6:$BW$23)
Met behulp van Voorwaardelijke opmaak krijgen bepaalde Plaatsen ook nog een kleurcode; dit is dus onafhankelijk van de sortering.

Overige divisies en nacompetitie

Bij de KK-divisie heeft Nico ook nog overzichten gemaakt ten behoeve van de bepaling van de periode-kampioenen. Zover ik nu heb kunnen zien heeft hij alle lastige afwijkingen en problemen daarmee uitstekend opgelost.

Wat de nacompetitie betreft: de maker van het systeem is nog niet helemaal zeker over de juistheid daarvan.

“De nacompetitie is voor mij nog experimenteel gezien de complexe regels.
Ik had niet verwacht, dat ik tot iets zou kunnen komen, maar al werkende daaraan ontstond er toch iets”.

Nieuwe competitieronde

Wilt u dit systeem ook een volgend seizoen gebruiken, dat moet er nogal wat aangepast worden:

  1. in het tabblad Data van het Voorbeeldbestand het seizoen aanpassen
  2. ook in Data de teams in de drie divisies aanpassen (hoeven niet per se gesorteerd te zijn)
  3. op het tabblad Data de teams van de Eredivisie selecteren en Ctrl-C (kopiëren) drukken; in het tabblad Eredivisie op de cel BM6 rechts klikken en Plakken speciaal/Waarden kiezen
  4. dezelfde werkwijze hanteren voor de teams van de eerste en tweede divisie
    LET OP bij de eerste divisie moeten de teams vijf keer geplakt worden.
  5. in het tabblad Speelschema alle uitslagen wissen en de wedstrijden die gespeeld zullen gaan worden overschrijven.
    LET OP zorg dat de namen van de clubs exact gelijk zijn aan die in het tabblad Data en dat de 2 ploegen gescheiden worden door een spatie, min-teken en nog een spatie

VBA

Met behulp van de knoppen Standen bijwerken worden bijbehorende VBA-routines uitgevoerd.
Voor de Eredivisie ziet die er als volgt uit:
Het bereik met de naam StandEredivisie wordt gesorteerd op kolom BW  en wel in Aflopende volgorde (grootste getal eerst) en het bereik heeft geen Kop.

Alle andere sorteringen gaan op dezelfde manier. Bij de KK-divisie worden 5 sorteringen achter elkaar uitgevoerd; dus voor alle schema’s van het betreffende tabblad.

In het Excel-object ThisWorkbook staat de volgende routine:

De For-Next-loop loopt alle tabbladen langs en afhankelijk van de inhoud van de cel met de naam BevJN (deze staat in het tabblad Data) wordt de beveiliging aan of uit gezet (zonder wachtwoord).

Application.ScreenUpdating zorgt er voor, dat het scherm niet gaat ‘flikkeren’ bij het selecteren van een tabblad.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

 

Formules, Namen, Eigen functies



De grote kracht van Excel (en ieder ander spreadsheet-programma) is dat je gebruik kunt maken van allerlei formules. Of het nu berekeningen zijn of logische constructies (bijvoorbeeld met behulp van de ALS-functie) of combinaties hiervan: ieder spreadsheet wordt met formules ‘aan elkaar geknoopt’.

Bij de opbouw van formules is het zeer aan te raden om Namen te gebruiken in plaats van cel-verwijzingen als C4 of bereik-aanduidingen als F5:F20. De leesbaarheid van formules gaat daarmee met sprongen vooruit.

In dit artikel daarom (nogmaals) aandacht voor het maken en gebruik van Namen. Ook het opslaan van formules in een Naam komt aan bod. Maar ik zal ook laten zien dat het gebruik van Eigen functies (met behulp van VBA) veel flexibeler is.

Namen definieren

Een naam vastleggen in Excel kan op diverse manieren:

  1. de eerste is een rechtstreekse handmatige invoer (zie tabblad VB1 in het Voorbeeldbestand): selecteer een cel (in dit voorbeeld C2), klik in het Naamvak, links van de Formulebalk, en tik de gewenste naam in (hier dus Korting1) en druk op Enter.
    LET OP een naam mag geen spaties bevatten en geen celverwijzing voorstellen zoals A1 of EXP10. Het is ook af te raden om bestaande functienamen in te voeren (zoals Som); dit is voor Excel geen echt probleem maar voor de gebruiker van het spreadsheet kan het zeer verwarrend zijn.
    NB1 gebruikelijk is om op de plaats waar je een spatie zou willen zetten het _-teken te plaatsen (de underscore; bijvoorbeeld Korting_1) of het tweede gedeelte met een hoofdletter te laten beginnen (bijvoorbeeld KortPerc).
    NB2 worden er meerdere cellen tegelijkertijd geselecteerd, dan krijgt het totale bereik de ingevoerde naam; de afzonderlijke cellen hebben dan geen naam.
  2. plaats een omschrijving links of boven de cel die een naam moet krijgen.
    Selecteer de omschrijving en de betreffende cel (in het voorbeeld B2:C2) en kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Maken obv selectie.
    In het pop-up venster heeft Excel in dit geval al ‘gezien’ dat er links van de cel een omschrijving staat; deze zal als naam voor cel C2 worden gebruikt.
    NB1 als er spaties staan in de omschrijving dan vervangt Excel deze automatisch door een underscore.
    NB2 stelt de omschrijving een celverwijzing voor dan plaatst Excel een underscore achter de naam (Rij1 wordt dan Rij1_) .
    NB3 zijn er naast de omschrijving meerdere cellen geselecteerd dan krijgt het totale bereik van die cellen de tekst van de omschrijving als naam.
  3. selecteer de cel (of cellen) die een naam moet krijgen en kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Naam definiëren.
    Voer een naam en eventueel een opmerking in. Controleer of de verwijzing klopt.
    Het Bereik voor een naam staat standaard op Werkmap; de naam kan overal gebruikt worden. In dit geval is deze korting alleen maar geldig op het tabblad Vb1, dus moet het bereik daaraan aangepast worden.
    NB klik je op het ‘vinkje’ achter het Naamvak, dan zie je alle namen die voor dit tabblad geldig zijn (inclusief de namen die voor de hele werkmap gelden).
  4. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Namen beheren en klik op de button Nieuw

NB wanneer op een van deze manieren een naam wordt ingevoerd zal Excel de verwijzing standaard ´absoluut´ maken; zie de $-tekens.

Namen beheren

Wil je kijken welke namen er in het Excel-bestand worden gebruikt en/of deze aanpassen kies dan in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Namen beheren.

Hier is het mogelijk om een nieuwe naam toe te voegen of een bestaande te verwijderen.
Ook kan een naam bewerkt worden.

LET OP Bij bewerken kunnen de naam, opmerkingen en verwijzing aangepast worden, dus NIET het bereik. Wil je deze wijzigen dan moet je een nieuwe naam toevoegen met een ander bereik en de andere verwijderen.

Gebruik van Namen 1

In het tabblad Vb1 van het Voorbeeldbestand zijn netto-bedragen berekend met behulp van een zelf-gedefinieerde naam. In cel D7 staat de formule =C7*(1-Korting1).
Wanneer deze naar beneden gekopieerd wordt, wijzigt C7 automatisch in C8 etcetera. De korting is via de naam absoluut gedefinieerd en verwijst dus ook bij het kopiëren altijd naar cel C2.

Bij het invoeren van de formule laat Excel bij het intikken van de letters ko alle mogelijkheden zien, die voor dit tabblad gelden. De opties met ƒx zijn functies binnen Excel (standaard of eigen functies, zie hierna), de andere zijn namen.
Dubbelklik op de gewenste functie of naam of selecteer deze met de cursor en druk dan op de tab-toets.

Gebruik van Namen 2

Bij het definiëren van namen hoeft u zich niet te beperken tot cel-verwijzingen. Het is ook mogelijk om formules op te nemen.

Voor het tabblad Vb2 in het Voorbeeldbestand is voor de naam Kort2a als verwijzing de formule =1-Vb2!$C$2 ingevoerd. Dat houdt in dat de berekening van het netto-bedrag er dan iets anders kan uitzien:
het oorspronkelijke bedrag wordt vermenigvuldigd met Kort2a. Het mag duidelijk zijn dat vooral bij uitgebreide/complexe formules hierdoor het spreadsheet overzichtelijker blijft.

In kolom E staat een vergelijkbare formule, maar daar wordt gebruik gemaakt van Kort2b, die gedefinieerd is als =1-‘Vb2’!Korting2

LET OP wanneer binnen zo’n formule gebruik wordt gemaakt van een naam, die niet voor de hele werkmap geldig is, dan moet deze naam voorafgegaan worden door de naam van het tabblad, gevolgd door een !-teken. De aanhalingstekens zijn eigenlijk alleen maar nodig als de naam van het tabblad spaties bevat.

Gebruik van Namen 3

In het vorige voorbeeld is het kortingspercentage via een Naam omgezet in een kortingsfactor. Maar ook het netto-bedrag kan via zo’n constructie worden bepaald; zie het tabblad Vb3 in het Voorbeeldbestand.
Netto3a is gedefinieerd als
=’Vb3′!C7*(1-‘Vb3!Korting3)

LET OP C7 is relatief (zonder $-tekens) gedefinieerd. En dit geredeneerd vanuit cel D7. Dit betekent dat dezelfde naam Netto3a vanuit cel D8 verwijst naar cel C8. Selecteer maar eens een cel ergens in kolom D en kies dan Namen beheren. Of kies de optie Broncellen aanwijzen in het blok Formules controleren.

Maar wanneer we de naam Netto3a in een andere kolom plaatsen gaat het mis. Zie cel H21 in het tabblad Vb3. De naam Netto3a hanteert nu als bron de cellen uit kolom G.

Met de formule in Netto3b is dit opgelost: =’Vb3′!$C7*(1-!Korting3)
Dus de kolom is absoluut (altijd C), maar de rij relatief; zie cel H23.

NB de exacte locatie van de cel met de naam Korting3 is weggelaten; alleen het !-teken is voldoende. Een nadeel hiervan is dat Broncellen aanwijzen dan niet meer volledig is. In het Voorbeeldbestand is wel de naam van het tabblad opgenomen omdat Mac-gebruikers anders in de problemen komen.

In het tabblad Vb3 van het Voorbeeldbestand is nog een derde naam (Netto3c) opgenomen met als formule =’Vb3′!$C7:$C40*(1-!Korting3)

De werking is hetzelfde maar het voordeel is dat je nu het totaal van de netto-bedragen kunt bepalen met de formule =SOM(Netto3c). Deze formule moet wel ergens in rij 7 staan; zie het resultaat in de cellen H7 en H8.

LET OP Excel weet niet dat de inhoud van zo’n naam een formule is en zal het resultaat niet automatisch herbereken (bijvoorbeeld bij het wijzigen van het kortingspercentage). Daarom is de SOM nog aangevuld met +0*NU(); aangezien NU ieder moment van waarde verandert zal Excel de totale formule bij iedere wijziging van het spreadsheet wel opnieuw berekenen.

Gebruik van Namen 4

Wanneer gebruik wordt gemaakt van Excel-tabellen (en zoals we allemaal weten heeft dat grote voordelen) dan moet goed opgelet worden bij het definiëren van Namen.

In het tabblad Vb4 van het Voorbeeldbestand bestaat het systeem uit de tabel tblNetto. Binnen dat tabblad is de naam Netto4a gedefinieerd als =tblNetto[Bedrag]*(1-!Korting4)

De opzet van de formule is vergelijkbaar met de naam Netto3c. De werking is nu echter anders: in iedere rij komt nu hetzelfde resultaat, namelijk het nettobedrag dat hoort bij de eerste regel. De SOM-formule werkt wel goed en is nu onafhankelijk van de plaats.

Voor de juiste berekening in de tabel hebben we een andere naam nodig:
=’Vb4′!$C7*(1-!Korting4) of =tblNetto[@Bedrag]*(1-!Korting4)

NB de @ zorgt er voor dat met het bedrag in de betreffende regel wordt gerekend.

Eigen functie

Zoals hiervoor duidelijk mag zijn geworden kleven er aan het gebruik van formules in Namen wel nogal wat problemen of laten we zeggen aandachtspunten.
Wel is een voordeel van die systematiek dat beginnende gebruikers niet zomaar formules kunnen aanpassen.

Met een klein beetje VBA lossen we voorgaande aandachtspunten dat snel en vakkundig op:

  1. druk op Alt-F11 of kies de optie Visual Basic in het blok Programmacode van de menutab Ontwikkelaars
  2. zoek het betreffende project (in dit geval Formules.xlsm) en klik daarop
  3. als er nog geen Modules zijn, kies dan eerst Invoegen/Module
  4. dubbelklik op een module en plaats daar de volgende functie-definitie
    Function BerekenNetto(Bedr, KortPerc)
          BerekenNetto = Bedr * (1 – KortPerc)
    End Function
    De eigen functie BerekenNetto kent 2 parameters: een bedrag en een kortingspercentage. Het resultaat van de gewenste berekening wordt aan de functienaam gekoppeld.

In het tabblad Vb5 van het Voorbeeldbestand wordt deze eigen functie gebruikt. Omdat we binnen een Excel-tabel werken kunnen we weer naar de Bedrag-kolom wijzen (denk aan de @).

Maar de formule kan ook ergens anders in het tabblad staan, en wordt dan iets als =BerekenNetto(C7;Korting5)

Overzicht Namen

Zeker als er veel namen gebruikt worden in een Excel-systeem is het belangrijk om het systeem goed te documenteren.
Eén van de onderdelen van de documentatie moet een goede beschrijving van de verschillende Namen zijn (zie het tabblad Docu in het Voorbeeldbestand).

Gelukkig kunnen we een groot gedeelte automatisch laten genereren:

  1. selecteer een tabblad met één of meer geldige namen
  2. selecteer ergens een lege cel; zorg dat rechts en daaronder genoeg lege cellen zijn
  3. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Gebruiken in formule; in het vervolgscherm kiest u Namen plakken
  4. wanneer u dan op Lijst plakken klikt, wordt er een overzicht in het tabblad geplaatst
  5. kopieer de gegevens naar een documentatie-tabblad
  6. herhaal alle stappen voor ieder tabblad

NB alle namen die geldig zijn voor de hele werkmap komen dan meerdere keren voor; dus is er nog wat schoning vereist.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: