Handige opties in Access

Hoe vaak ik per dag in Excel de toets-combinatie Alt-= gebruik weet ik niet, maar ik kan hem in ieder geval blindelings vinden.

Wanneer je de cursor onder een serie getallen zet, geeft Excel met behulp van die 2 toetsen (Alt-toets vasthouden en dan het =-teken indrukken) de som van die getallen.
De truc werkt ook als de cursor rechts van een rijtje getallen staat.

In Access was dat tot voor kort niet mogelijk en voerde ik de volgende handelingen uit, als ik een tabel of de resultaten van een query op het scherm had:

  1. Ctrl-a om alle records en kolommen te selecteren OF
    met de cursor de gewenste records selecteren OF
    met de cursor één of meerdere kolommen selecteren OF
    met de cursor een blok gegevens selecteren
  2. Ctrl-c; de selectie kopiëren
  3. naar Excel gaan (eventueel via Alt-Tab als Excel al geactiveerd is)
  4. Ctrl-n; een nieuwe werkmap openen
  5. Ctrl-v; gegevens uit Access plakken
  6. Ctrl-pijl om naar de laatste regel te gaan
  7. dan de cursor direct onder de kolom met de gegevens, waarvan ik een totaal wil weten
  8. Alt-= en eventueel via Ctrl-1 nog even de opmaak regelen

Totalen in Access

Sinds Microsoft versie 2010 van Access heeft uitgebracht, zijn bovenstaande handelingen meestal overbodig.

Totalen

In dit overzicht heeft Access het aantal omschrijvingen geteld en de som van het Aantal en van de bedragen.

LET OP: bij het bepalen van een aantal wordt een leeg veld niet meegerekend!

Hoe creëren we de totalen:

  1. kies het menu-tabblad StartTotalen2
  2. zoek daarbinnen het blok Records
  3. klik op Totalen
  4. onderaan het scherm komt een nieuwe regel met vooraan het woord Totaal
  5. onder iedere kolom kun je nu totalen selecteren door middel van het keuze-driehoekje (zie hierboven bij het totaal 6.630,00); de mogelijkheden zijn afhankelijk van het type veld: bij een tekstveld kun je alleen aantallen turven, bij numerieke velden ook de som of gemiddelde etc.

Maak je een selectie dan passen de totalen zich automatisch aan.

LET OP: de totalen vormen geen echte, nieuwe regel onderaan; ze ‘zweven’ min of meer boven de lijst met gegevens. De totalen zijn dan ook altijd zichtbaar!

Object-afhankelijkheden

Tijdens de ontwikkeling van een grote database met tientallen tabellen en misschien wel honderd query’s, kan het nog wel eens gebeuren, dat je het overzicht kwijtraakt.

In het begin heb je tabellen meegenomen, die later toch niet meer gebruikt worden; hoe weet je dat zeker?
Of de structuur van een tabel wordt iets aangepast; voor welke query’s heeft dit misschien consequenties?

Neem de volgende stappen:ObjAfhankel

  1. selecteer  links in het navigatie-venster een tabel of query waar je de afhankelijkheden van wilt weten
  2. kies het menu-tabblad Hulpmiddelen voor databases
  3. zoek daarbinnen het blok Relaties
  4. klik op Object-afhankelijkheden

ObjAfhankel2

In dit geval zie je direct dat er 5 query’s gebruik maken van de tabel Product.

Via de 2e keuzebutton kun je ook zien waar deze tabel van afhankelijk is.
Deze optie is vooral van belang bij query´s om snel te achterhalen welke tabellen of andere query´s gebruikt worden.

 


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *