Tagarchief: Sneltoetsen

Sneltoetsen in Excel



Ik bedoel niet snel toetsen (als werkwoord dus), nee we gaan het hebben over het gebruik van het toetsenbord bij allerlei dagelijkse handelingen in Excel in plaats van het klikken met de muis.
De Engelstaligen hebben het in dit verband dan over shortcuts.

Lang geleden (bij de komst van versie 2003 van Excel) heb ik eens een overzicht gemaakt van (naar mijn idee) de belangrijkste sneltoetsen. Maar aangezien de dagelijkse praktijk er voor iedereen anders uitziet heb ik het overzicht zodanig in elkaar gezet, dat iedereen voor zichzelf snel de meest bruikbare items er uit kan lichten. Het zal de trouwe lezer van artikelen op deze site niet verbazen, dat ik daarbij gebruik heb gemaakt van een draaitabel.

NB ik heb niet de beschikking over de laatste Excel-versies, maar ik verwacht dat alle of zeker de meeste sneltoetsen ook in latere versies werken.

Belangrijkste sneltoetsen

In het Voorbeeldbestand in het tabblad SnelToets heb ik de naar mijn idee meest relevante sneltoetsen opgenomen.
Naast de gebruikte toetscombinaties in de kolom Toetsen ziet u daar ook een Omschrijving  en een indeling naar Onderdeel.
Om makkelijker overzichten te kunnen maken zijn de gebruikte toetsen ook nog verdeeld over een kolom Hoofdtoets (welke letter of functietoets wordt gebruikt) en een Hulptoets (welke toets moet er nog meer ingedrukt worden; Shift, Ctrl, Alt etcetera).
De laatste kolom geeft aan of de toetscombinaitie bruikbaar is bij MIJN dagelijkse Excel-activiteiten.

NB1 Ctrl + N betekent: hou de Ctrl-toets ingedrukt en druk dan op N

NB2 Windows is de toets met het Windows-‘vlaggetje’, zoals hiernaast; maar iedere hardware-leverancier geeft het anders weer.
De Menu-toets wordt meestal met het volgende symbool weergegeven: 

NB3 probeer de sneltoetsen uit en vul de laatste kolom in naar uw eigen inzicht.

Sneltoetsen aanvullen

Komt u nog nieuwe sneltoetsen tegen, vul deze dan onderaan toe. De gegevens liggen vast in een Excel-tabel (met de naam tblSnelToets); wanneer een nieuwe regel wordt toegevoegd wordt de tabel automatisch uitgebreid.

Overzicht

Om een mooi overzicht te krijgen van (voor mij) relevante sneltoetsen heb ik op basis van de tabel tblSnelToets een draaitabel gemaakt (zie het tabblad Ovz in het Voorbeeldbestand).

Maar ja, dit is hetzelfde wat we al hadden, iets mooier ingedeeld. Wanneer we nu echter alleen de bruikbare items kiezen (selecteer ja in cel C5) dan komt een aan uw wensen aangepast overzicht tevoorschijn. Printen en u hebt een eigen overzicht altijd bij de hand.

NB1 in het Waardengebied van de draaitabel wordt het aantal geturfd; dat is natuurlijk altijd 1, dus die kan ook worden weggelaten.

NB2 hebt u iets gewijzigd aan de basis in het tabblad SnelToets dan moet de draaitabel (via rechts klikken) vernieuwd worden.

Wilt u weten wat u allemaal in combinatie met de Ctrl-toets kunt doen? Kies Ctrl in cel C3.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

Handige opties in Access

Hoe vaak ik per dag in Excel de toets-combinatie Alt-= gebruik weet ik niet, maar ik kan hem in ieder geval blindelings vinden.

Wanneer je de cursor onder een serie getallen zet, geeft Excel met behulp van die 2 toetsen (Alt-toets vasthouden en dan het =-teken indrukken) de som van die getallen.
De truc werkt ook als de cursor rechts van een rijtje getallen staat.

In Access was dat tot voor kort niet mogelijk en voerde ik de volgende handelingen uit, als ik een tabel of de resultaten van een query op het scherm had:

  1. Ctrl-a om alle records en kolommen te selecteren OF
    met de cursor de gewenste records selecteren OF
    met de cursor één of meerdere kolommen selecteren OF
    met de cursor een blok gegevens selecteren
  2. Ctrl-c; de selectie kopiëren
  3. naar Excel gaan (eventueel via Alt-Tab als Excel al geactiveerd is)
  4. Ctrl-n; een nieuwe werkmap openen
  5. Ctrl-v; gegevens uit Access plakken
  6. Ctrl-pijl om naar de laatste regel te gaan
  7. dan de cursor direct onder de kolom met de gegevens, waarvan ik een totaal wil weten
  8. Alt-= en eventueel via Ctrl-1 nog even de opmaak regelen

Totalen in Access

Sinds Microsoft versie 2010 van Access heeft uitgebracht, zijn bovenstaande handelingen meestal overbodig.

Totalen

In dit overzicht heeft Access het aantal omschrijvingen geteld en de som van het Aantal en van de bedragen.

LET OP: bij het bepalen van een aantal wordt een leeg veld niet meegerekend!

Hoe creëren we de totalen:

  1. kies het menu-tabblad StartTotalen2
  2. zoek daarbinnen het blok Records
  3. klik op Totalen
  4. onderaan het scherm komt een nieuwe regel met vooraan het woord Totaal
  5. onder iedere kolom kun je nu totalen selecteren door middel van het keuze-driehoekje (zie hierboven bij het totaal 6.630,00); de mogelijkheden zijn afhankelijk van het type veld: bij een tekstveld kun je alleen aantallen turven, bij numerieke velden ook de som of gemiddelde etc.

Maak je een selectie dan passen de totalen zich automatisch aan.

LET OP: de totalen vormen geen echte, nieuwe regel onderaan; ze ‘zweven’ min of meer boven de lijst met gegevens. De totalen zijn dan ook altijd zichtbaar!

Object-afhankelijkheden

Tijdens de ontwikkeling van een grote database met tientallen tabellen en misschien wel honderd query’s, kan het nog wel eens gebeuren, dat je het overzicht kwijtraakt.

In het begin heb je tabellen meegenomen, die later toch niet meer gebruikt worden; hoe weet je dat zeker?
Of de structuur van een tabel wordt iets aangepast; voor welke query’s heeft dit misschien consequenties?

Neem de volgende stappen:ObjAfhankel

  1. selecteer  links in het navigatie-venster een tabel of query waar je de afhankelijkheden van wilt weten
  2. kies het menu-tabblad Hulpmiddelen voor databases
  3. zoek daarbinnen het blok Relaties
  4. klik op Object-afhankelijkheden

ObjAfhankel2

In dit geval zie je direct dat er 5 query’s gebruik maken van de tabel Product.

Via de 2e keuzebutton kun je ook zien waar deze tabel van afhankelijk is.
Deze optie is vooral van belang bij query´s om snel te achterhalen welke tabellen of andere query´s gebruikt worden.

 


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: