Kunst en Excel

Perry2Een tentoonstelling over het leven en het werk van Grayson Perry in het Bonnefantenmuseum in Maastricht (nog te zien tot en met 5 juni 2016; laat deze kans niet voorbij gaan!) ontroerde mij zeer.
Waarom eigenlijk? Ik weet nog steeds niet of ik zijn (of haar?) vazen nu zo mooi vind. Ook vond ik de wandkleden in eerste instantie niet echt speciaal. Het is toch alleen maar raar om met een roze motor door Europa te toeren met je lievelingsbeer achterop? Een huis bouwen met allemaal vreemde hoekjes en beelden, dat is toch niet normaal?
PerryMotor

Maar alles kwam in perspectief te staan, toen ik de films over zijn leven en werk had bekeken: toen kwam het besef, dat iemand probeert ons een spiegel voor te houden door zijn/haar (fantasie)wereld en leven aanschouwelijk te maken. Maar ik blijf het moeilijk vinden om het gevoel, dat de tentoonstelling bij mij opriep, onder woorden te brengen.

Dat wordt dan het bruggetje naar Excel: het gaat mij makkelijker af om (een onderdeel van) Excel uit te leggen (hoop ik!).

De tentoonstelling liet me ook weer zien, dat ik zelf dit soort kunstzinnige creativiteit mis. Maar voor mij is de Kunst van het Programmeren (was een vak op de TH-Eindhoven) ook een vorm van creativiteit is: hoe los je slim (en mooi) bepaalde problemen op.

Laten we overgaan naar Excel. Deze keer ga ik mijn belofte inlossen en iets vertellen over tabellen in Excel (en waarom we die veel meer moeten gebruiken ofwel de 10 voordelen van Tabellen).

Tabel maken

Nu de tentoonstelling van Perry de wereld overgaat (na Maastricht gaat die naar Denemarken), moet alles natuurlijk geïnventariseerd worden, inclusief de grootte van de objecten.

Kunst1In het Voorbeeldbestand in het tabblad Cat1 heb ik een begin gemaakt met de catalogus: in de kolommen staan de rubrieken die ik wil vastleggen en in de rijen komen dan alle objecten.

Van dit overzicht gaan we een Excel-tabel maken:

  1. selecteer één van de cellen in het overzicht (door er op te klikken), bijvoorbeeld cel C6
  2. kies in de menutab Invoegen binnen het blok Tabellen de optie Tabel
  3. Kunst3Excel beoordeelt zelf welke gegevens waarschijnlijk in de tabel moeten worden opgenomen. In dit geval klopt dat niet helemaal (de kopregel Vazen nemen we niet mee): $B$2 moet gewijzigd worden in $B$3. Het vinkje bij kopteksten is wel juist.

Kunst4En daar is ons nieuwe overzicht: automatisch inclusief Filters bij de koppen (voordeel 1), ‘zebra-lijntjes’ voor de leesbaarheid (voordeel 2), Kunst6een eigen menutab voor diverse instellingen Kunst5 (voordeel 3) en het gegevensgebied heeft direct een naam (hier Tabel4, te vinden in het tabblad Hulpmiddelen voor tabellen en is aanpasbaar; voordeel 4)

Tabel uitbreiden

De grootste voordelen worden pas zichtbaar als we de tabel gaan uitbreiden (zie het Voorbeeldbestand, tabblad Cat2):Kunst7

  1. de logistiek-medewerker van Perry wil niet alleen de H, L en B  van de objecten weten, maar ook hoeveel ruimte deze innemen.
    In cel G3 komt de tekst Inhoud (cm3).
    Aan de zebra-lijntjes is te zien dat Excel automatisch de tabel uitbreidt met een extra kolom (voordeel 5).
    NB selecteer de 3 achter cm, druk op Ctrl-1 (Celeigenschappen) en kies Superscript
  2. start een formule in cel G4 door het =-teken in te tikken, klik dan met de muis in cel D4, tik het *-teken, klik in E4, weer het *-teken, klik in F4 en druk dan op Enter.
    In plaats van de standaardverwijzing =D4 * E4 * F4 heeft Excel een beter leesbare formule geplaatst (voordeel 6).
  3. Nog mooier: de formule is direct naar beneden naar alle rijen gekopieerd (voordeel 7).
    Wel zelf even de opmaak regelen: kies alle cellen met de formule in kolom G en pas de lay-out aan (bijvoorbeeld via Ctrl-1).
  4. We voegen nog 2 vazen aan de lijst toe: in het tabblad Cat2 staan de gegevens daarvan. Selecteer deze gegevens, kies Kopiëren en Plak ze in B9.
    Excel zal de tabel automatisch uitbreiden (zie de zebra-lijntjes) en vult achteraan ook direct de juiste formule toe (voordeel 8).

NB de naamgeving [@Hoogte] is even wennen: de rechte haken geven aan, dat het een naam in een tabel is; door de @ ‘weet’ Excel dat hij niet zomaar een hoogte moet nemen maar die uit dezelfde rij en Hoogte is één van de kopteksten.

Analyse van tabelgegevens

Een betrokken archivaris wil vanuit het overzicht wat extra informatie ophalen (zie het Voorbeeldbestand, tabblad Cat3).
Kunst8

  1. aangezien de archivaris niets kan met cm3, heeft hij een kolom met de inhoud in liters toegevoegd door een koptekst in te tikken en de formule =[@[Inhoud (cm3)]]/1000 (ja, de archivaris kan met Excel omgaan!)
  2. Kunst9aangezien hij wil weten hoeveel werken er uit de diverse jaren komen maakt hij een draaitabel:
    * selecteer één van de cellen in het overzicht (door er op te klikken), bijvoorbeeld cel C6
    * kies in de menutab Invoegen binnen het blok Tabellen de optie Draaitabel
    * Excel kiest automatisch het juiste bereik (hier tblCat3), klik OK
    * sleep Jaar naar de Rijlabels en Omschr naar het Waarden-gebied.
  3. Kunst10nu hij toch bezig is:  misschien is het ook wel handig om te weten hoe hoog de stapel wordt wanneer de werken per jaar in het magazijn moeten worden bewaard:
    * sleep ook de Hoogte naar het Waarden-gebied

Maar wat nu als we nog meer vazen aan onze catalogus toevoegen:

  1. op het tabblad Cat3 van het Voorbeeldbestand staan nog 2 extra exemplaren: kopieer de gegevens en plak ze in cel B11.
    De tabel wordt automatisch uitgebreid en de formules achteraan worden ook naar de nieuwe regels doorgetrokken
  2. Jammer, de draaitabel is niet gewijzigd! Iedereen, die gebruik maakt van dit (verders) formidabele hulpmiddel weet, dat na het aanpassen/uitbreiden van de brongegevens de draaitabel ververst moet worden: klik met de rechter muisknop ergens in de draaitabel en kies Vernieuwen.
    Bij ‘gewone’ Excel-overzichten is dit niet voldoende; dan moet ook nog worden aangegeven dat de draaitabel naar een groter bereik moet ‘kijken’.
    Is de bron een tabel dan is alleen Vernieuwen van de draaitabel voldoende; intern weet Excel dat de tabel ‘gegroeid’ is (voordeel 9).

Verwijzingen naar tabellen

Een andere archivaris is wat minder handig met Excel en weet niet goed hoe hij met draaitabellen moet omgaan (hij vergeet altijd Vernieuwen te kiezen en komt dus met de verkeerde cijfers).

Hij maakt daarom zijn eigen ‘draaitabel’ (creatief toch?) om de totale hoogte en lengte van de vazen per jaar te krijgen:

  1. Kunst11in het Voorbeeldbestand in het tabblad Cat4 komt in cel K19 het jaar waarvan hij het overzicht wil hebben (in het voorbeeld 2000).
  2. en daaronder de formule
    =SOM.ALS(tblCat4[Jaar];K19;tblCat4[Hoogte])
    Ook hier geldt weer: als de tabel wordt uitgebreid met nieuwe vazen dan zal de formule alle nieuwe regels automatisch in het resultaat meenemen.
    NB1 gelukkig hoeft dit niet ‘met de hand’ zo ingevoerd te worden: tik het begin van de formule tot en met het haakje-openen in en selecteer met de muis de cellen B4 tot en met B12, tik de punt-komma etc.
    NB2 in dit geval staat voor de velden Jaar en Hoogte geen @, omdat niet de gegevens uit de overeenkomende regel moeten worden meegenomen maar alles uit de betreffende kolom.
    NB3 omdat de verwijzingen buiten de tabel staan wil Excel wel weten uit welke tabel de gegevens moeten worden opgehaald; vandaar de tblCat4 voor de velden.
  3. voor de lengte in cel K21 tikken we eenzelfde soort formule in (of we kopiëren de formule van K20 en dan op de juiste plaatsen wat aanpassingen)
  4. in J20 en J21 nog een tekst (Hoogte resp. Lengte) en het overzicht is klaar.

NB het voordeel van deze ‘eigen draaitabel’ is dat die bij iedere wijziging van de bron direct wordt aangepast; Vernieuwen is niet nodig.

LET OP In het Voorbeeldbestand staan in J20 en J21 geen harde teksten, maar verwijzingen naar de kopjes in de tabel: =tblCat4[[#Kopteksten];[Hoogte]].
Wanneer de kopjes wijzigen (bijvoorbeeld ipv Hoogte wordt H (cm) gebruikt) dan past het overzicht zich automatisch aan. De draaitabel laat ons dan in de steek!

Kunst12Een van de vele opties van tabellen, die je terug vindt onder Hulpmiddelen voor tabellen, is het al dan niet zichtbaar maken van een Totaalrij (voordeel 10):

  1. selecteer één van de cellen in de tabel van tabblad Cat4 (door er op te klikken), bijvoorbeeld cel C6
  2. vink in de menutab Hulpmiddelen voor tabellen binnen het blok Opties voor tabelstijlen de optie Totaalrij aan
  3. onderaan iedere kolom kan nu een bepaald soort totaal gekozen worden (Som, Aantal, Gemiddelde etcetera).

Kunst13NB naar de totalen kunnen ook weer verwijzingen gemaakt worden; in cel K23 wordt de totale hoogte opgehaald:
=tblCat4[[#Totalen];[Hoogte]]

Cadeau: dit was voordeel nummer 11!


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Een gedachte over “Kunst en Excel

  1. Leuk geschreven. Ik weet nog wel meer voordelen te noemen. Met name als je VBA gaat gebruiken dan is de tabel ook een fijn middel.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *