Categorie archief: Excel

Excel en kaarten

Om misverstanden te voorkomen: met het woord kaarten in de titel worden geografische kaarten bedoeld (in het Engels Maps).

Sommige mensen willen informatie aangeleverd krijgen in de vorm van tabellen met (exacte) getallen, maar de meeste mensen vinden grafieken makkelijker om gegevens te interpreteren en te analyseren.

Als het dan geografische gegevens betreft is het natuurlijk ook wel mooi om de informatie op een kaart weer te geven.
In dit artikel wat handreikingen hoe je dit kunt doen.

Basisgegevens

Voor dit artikel gebruik ik een uittreksel van gegevens van de website Veldkruus.nl (even reclame maken voor een andere hobby van mij: het letterlijk in kaart brengen van veldkruisen, kapelletjes etcetera in Zuid-Limburg). Zie het tabblad Data in het Voorbeeldbestand.

Van ieder object ziet u in het voorbeeld in welke plaats het staat, welke buurt en welke straat. Ook of het een kruis of beeld of kapel is. Wanneer er foto’s gemaakt zijn en of het object nog ‘actief’ is ofwel of het er nog wel is!
Daarnaast leggen we ook de coördinaten vast in de vorm van zijn Longitude en Latitude, lengte- respectievelijk breedtegraad.

NB1 simpel gezegd: de Longitude geeft aan hoever iets van de mediaan door Greenwich af ligt, terwijl de Latitude de ‘afstand’ tot de evenaar weergeeft.
NB2 in de praktijk is het toekennen van coördinaten afhankelijk van diverse zaken. Op Veldkruus gebruiken we de coördinaten-systematiek van Google-maps; klik je daar ergens op een kaart met de rechtermuisknop en je kiest Wat is hier? dan zie je de coördinaten van dat punt.

LET OP Google toont de coördinaten in de volgorde Lat, Long; dus eerst de verticale en dan de horizontale richting.

Overzicht

Om een idee te krijgen over de verdeling van de objecten over de regio maken we een draaitabel, gesplitst naar plaats en categorie (zie het tabblad Draai in het Voorbeeldbestand).
Op basis van deze draaitabel is het maken van een grafiek een ‘peuleschil’ (kies in de menutab Hulpmiddelen voor draaitabellen in het blok Opties de mogelijkheid Draaigrafiek).
Om het wat overzichtelijk te houden beperken we ons tot de top-20 (zie Top-5: methode 3). Om snel de verdeling per categorie te zien, staan boven de grafiek Slicers.

We hebben nu wel de verdeling per plaats, maar hoe is nu de verdeling over Zuid-Limburg?

Grafiek met kaart 1

In het tabblad Data20 van het Voorbeeldbestand ziet u de verdeling van de top-20 over de regio.

Hoe maakt u zo’n grafiek?

  1. allereerst moet u een mooi kaartje zoeken op internet dat u als achtergrond wilt gebruiken. Sla dat ergens op.
  2. dan krijgen de 20 plaatsen een x- en y-coördinaat (vul voorlopig getallen tussen 0 en 10 in; de juiste getallen komen hierna)
  3. maak een spreidingsgrafiek: kies in de menutab Invoegen in het blok Grafieken de eerste optie binnen Spreiding (dus geen lijnen)
  4. klik rechts in de nieuwe (lege) grafiek en kies Gegevens selecteren
  5. kies de optie Toevoegen en vul de vereiste verwijzingen in
  6. 2 keer OK klikken levert een spreidingsdiagram
  7. zorg dat de assen allebei lopen van 0 tot 10 (rechts klikken op een as, As opmaken kiezen en de grenzen vast zetten)
  8. klik ergens rechts in de grafiek en kies de optie Tekengebied opmaken, kies bij Opvulling de optie Invoegen uit: Bestand.  Kies dan het kaartje van punt 1.
    Sleep de randen van de grafiek naar binnen of naar buiten, zodat de kaart in de juiste verhoudingen wordt weergegeven.
  9. vul dan de coördinaten bij de plaatsen zo in, dat de de markeringen op de juiste plaats komen
  10. nog wat lay-out: grafiekpunten vergroten, kleuren aanpassen, rasterlijnen weg en als laatste ook de assen

LET OP zorg dat de achtergrond-kaart aan het Tekengebied wordt toegevoegd, NIET aan het Grafiekgebied. Doet u dat laatste, dan zullen de markeringen na bepaalde lay-out-aanpassingen niet meer op de juiste plaats worden weergegeven.

NB1 de exacte as-indeling doet er niet toe. Maar een verdeling van 0 tot 10 is handig.

NB2 tot versie 2013 van Excel kun je in een spreidingsgrafiek alleen de coördinaten als label meegeven. Wel is het mogelijk om met de hand eigen labels toe te voegen: klik rechts op een punt van de grafiek en kies Gegevenslabel toevoegen. Klik dan dubbel op één van de labels, plaats in de formulebalk het is-teken (=) en wijs met de muis de cel aan waar het label staat (bijvoorbeeld Data20!$E$3).

Grafiek met kaart 2

Met een bel-diagram kun je nog een derde dimensie aan de grafiek toevoegen; in dit  geval het totaal aantal objecten per plaats (zie het tabblad BelGraf in het Voorbeeldbestand).
De grootte van een bel wordt door Excel bepaald en is altijd relatief tov de andere bellen. Wel kun je de grootte van alle bellen schalen om ze beter op de kaart te laten uitkomen (klik rechts op een bel en kies Gegevensreeks opmaken).

Hoe je een bel-grafiek maakt is beschreven in het gelijknamige artikel.

Grafiek met kaart 3

Een variant op de vorige grafiek (zie tabblad LongLat in het Voorbeeldbestand). Nu werken we niet met fictieve coördinaten, maar met de werkelijke coördinaten per plaats.

De Long(itudes) zijn de x-waarden en de Lat(itudes) de y-waarden (voor de coördinaten van de plaatsen in Zuid-Limburg zie het tabblad Plaatsen).

De truc zit hem er nu in om de assen zodanig te schalen, dat de Plaatsen op de juiste plek op het achterliggende plaatje komen:

  1. bekijk zo goed mogelijk waar het 0-punt van de assen op het achterliggende plaatje ligt
  2. zoek in Google-maps de coördinaten van dat punt op (rechtsklikken en de optie Wat is hier? kiezen)
  3. klik rechts op de x-as en kies As opmaken. Maak het Minimum Vast en vul hier de gevonden Long-waarde van punt 2 in (voor Nederland en omstreken is dat het kleinste getal, dus het tweede)
  4. doe hetzelfde met de y-as maar vul daar de Lat-waarde in
  5. zoek op dezelfde manier de Long-waarde op van het eindpunt van de x-as en gebruik deze om het maximum van de x-as vast te pinnen
  6. zoek op dezelfde manier de Lat-waarde op van het eindpunt van de y-as en gebruik deze om het maximum van de y-as vast te pinnen

LET OP als de kwaliteit van de achtergrond niet goed is (niet de juiste kaart-verhoudingen), dan zullen de Plaatsen niet helemaal goed op de kaart komen. Een beetje ‘spelen’ met minima en maxima (no pun intended zoals de Engelstaligen zeggen) kan dan wel helpen.

Alternatieve toepassingen

De boven geschetste methode hoeft natuurlijk niet beperkt te blijven tot landkaarten. Hierboven een voorbeeld van een andere toepassing (zie het tabblad Afdelingen in het Voorbeeldbestand).


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

DB-functies

Data-analyse: een belangrijk item voor menig bedrijf en daarom zijn diverse artikelen op deze site geschreven met dat onderwerp in het achterhoofd.
De gereedschapskist van een data-analist moet flink gevuld zijn om zijn of haar werk goed, effectief en efficiënt uit te kunnen voeren.

Naar aanleiding van het artikel SOMPRODUCT: meer dan SOM en PRODUCT kwam de opmerking langs om in dat kader ook aandacht te besteden aan de DB-functies, ofwel de database-functies van Excel.

Hieronder zal ik enkele mogelijke tools in een analyse-traject naast elkaar zetten: de draaitabel, SOMPRODUCT en de DB-functies. Op die manier wordt vanzelf duidelijk wanneer je welk gereedschap het best kunt inzetten.

Database

In dit artikel gebruiken we een omzet-overzicht, gesplitst naar Regio, Product en Datum (zie het tabblad VbData in het Voorbeeldbestand).
De database is opgeslagen als Excel-tabel met als naam tblOmzet; voor de voordelen zie de artikelen over tabellen deel 1 en deel 2.

Deze database bevat 1.000 records (regels) en een kopregel, waarin de namen van de velden (kolommen) staan.

Analyse dmv draaitabellen

Wat mij betreft is dit in verreweg de meeste gevallen het handigste hulpmiddel voor data-analyse.

Selecteer één van de cellen in de database, klik op Invoegen en dan Draaitabel en bevestig met OK.

Sleep Regio naar Rijlabels, Product naar Kolomlabels en de Omzet naar het Waardegebied.
De laatste stap nog 2 keer herhalen en Som veranderen in Aantal, respectievelijk Gemiddelde.
Nog wat opmaak regelen  en in een mum van tijd hebben we een goed inzicht in de verdeling van de omzet naar de diverse categorieën (zie het tabblad Draai in het Voorbeeldbestand).

Een andere draaitabel laat de verdeling over de maanden zien. Daartoe is de Datum in het vak Rijlabels gesleept. Even rechtsklikken op één van de datums in het overzicht dat ontstaat, Groeperen kiezen (zie Groeperen in een draaitabel), alleen de Jaren en de Maanden selecteren en OK.

Via opmaak van de draaitabel kan deze veelal in de gewenste vorm gebracht worden. Is dat niet het geval dan kan de informatie met de functie DRAAITABEL.OPHALEN nog anders weergegeven worden (zie het gelijknamige artikel).

Analyse met SOMPRODUCT

In het artikel SOMPRODUCT: meer dan SOM en PRODUCT heb ik al laten zien hoe de functie Somproduct gebruikt kan worden om gegevens uit een database op te halen.

Deze methode is ontzettend flexibel is: op iedere willekeurige plaats, in iedere willekeurige volgorde kan informatie verzameld worden uit de database.
Maar … de gebruikte formules zijn niet altijd op het eerste gezicht duidelijk, zie bijvoorbeeld cel C4 in het tabblad SomProd van het Voorbeeldbestand:

=SOMPRODUCT((tblOmzet[Regio]=$C$2)*(tblOmzet[Product]=$C$3)*tblOmzet[Omzet])

NB een groot nadeel van deze methode is, dat je wel al moet weten welke Regio’s en welke Producten in de database voorkomen. Een draaitabel laat automatisch alle voorkomende namen zien.

Analyse met DB-functies

Excel kent diverse database-functies; de naam daarvan beginnen allemaal met DB (in de Engelstalige versie alleen D).
De naam geeft vaak goed weer waar de functie voor bedoeld is: DBSOM, DBAANTAL, DBGEMIDDELDE, DBMAX, DBMIN etc.

Alle database-functies verwachten 3 parameters/argumenten: allereerst waar de database te vinden is (het betreffende cel-bereik), dan het veld (kolomnaam) waarvan gegevens moeten worden verzameld en als derde een bereik waarin criteria zijn aangegeven waaraan de gezochte records moeten voldoen.

Op het tabblad DB1 van het Voorbeeldbestand staat in cel F3 een formule, waarmee de totale omzet wordt bepaald uit Regio Noord voor het Product met de naam Vier:
=DBSOM(tblOmzet[#Alle];tblOmzet[[#Kopteksten];[Omzet]];Criteria)

De 1e parameter (tblOmzet[#Alle]) verwijst naar alle cellen in de omzet-tabel. Voegt u records toe dan zal deze verwijzing de toevoegingen automatisch meenemen.

LET OP tblOmzet is als parameter niet voldoende; de kopregel met veldnamen wordt dan niet meegenomen.

Achter de eerste punt-komma komt de 2e parameter (tblOmzet[[#Kopteksten];[Omzet]]); een rechtstreekse verwijzing dus naar het veld Omzet.

NB in plaats van een verwijzing kun je ook een letterlijke tekst intikken, in dit geval “Omzet” (denk aan de aanhalingstekens). Maar let op: wanneer de veldnaam in de kopregel van de database wordt aangepast, dan werkt deze formule niet meer!
Ook is het toestaan om als 2e parameter een volgnummer van de betreffende kolom mee te geven (in dit geval zou dit 4 zijn). Maar ook hier opletten: komt er een kolom in de database bij, dan werkt de formule niet meer naar behoren.

Achteraan staat de 3e parameter (Criteria). Dit is een zelf-gedefinieerde bereiknaam,  een verwijzing naar de cellen B3:C4.

In het tabblad DB1 staan ook 2 gegevenstabellen, die gebaseerd op DB-functies een soort draaitabel nabootsen; informatie over gegevenstabellen vindt u in het betreffende artikel.

In het tabblad DB2 van het Voorbeeldbestand heb ik een methode uitgewerkt waarmee het ook mogelijk is om de totalen van een bepaalde maand te selecteren. Zoals u ziet kun je in de criteria ook twee keer hetzelfde veld opgeven.

De voordelen van de DB-methode liggen er vooral in, dat de criteria voor de selectie apart  en duidelijk herkenbaar vastliggen.

De selectiecriteria hoeven niet beperkt te blijven tot 1 regel.
In het tabblad DB3 van het Voorbeeldbestand staat een voorbeeld waarbij de criteria uit 2 regels bestaan (waarbij het bereik de naam Crit2 heeft gekregen). In dit geval worden alle records van de Regio Noord meegenomen, waarbij de Productnaam Een OF Twee is.

Bij het opgeven van criteria moet u het volgende altijd goed in het achterhoofd houden:

  • aan de voorwaarden in dezelfde regel  moet tegelijkertijd voldaan worden (in het voorbeeld Regio=Noord EN Product=Een)
  • voorwaarden in verschillende regels selecteren díe records, die aan de ene regel OF aan de andere OF aan allebei voldoen

LET OP1 in de 2e regel van het voorbeeld mag u niet Noord weglaten, want dan zal Excel alle records selecteren, waarbij (Regio gelijk is aan Noord EN Product gelijk aan Een) OF (Product gelijk is aan Twee).

LET OP2 als de criteria meer dan 1 regel beslaan vergeet dan niet alle regels te vullen; eventueel met dezelfde voorwaarden.

NB een leeg veld binnen de criteria betekent dat er geen voorwaarde aan dat veld wordt opgelegd (in die regel).

In dit voorbeeld vooral ziet u de flexibiliteit van het gebruik van de DB-functies.
Probeer dit maar eens snel in een draaitabel klaar te krijgen! Zeker als je later bedenkt dat de grens van de Omzet beter bij 1250 kan liggen.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Gantt-grafiek

Henry Laurence Gantt ontwikkelde de Gantt-grafiek rond 1910.
In zijn werk als werktuigkundig ingenieur, managementconsultant en bedrijfsadviseur werd de Gantt-grafiek gebruikt als een visueel hulpmiddel om de planning en voortgang van een project te laten zien. In die tijd werd dit gezien als een opzienbarende innovatie.

Voor (complexe) Gantt-grafieken worden veelal specialistische (project-)programma’s gebruikt, maar voor het gewone werk kunnen we met Excel ook al aardig vooruit.

Aan de hand van een simpele project-opzet zullen we 2 mogelijkheden voor een Gantt-grafiek bekijken.

Project-data

Hiernaast ziet u de gegevens van een fictief project (zie het tabblad ProjData in het Voorbeeldbestand).
Per stap en substap leggen we een volgnummer vast, samen met een omschrijving, een begindatum en het aantal geplande dagen dat de stap duurt (alleen op het laagste niveau).

Uiteraard beïnvloeden de stappen elkaar. In het voorbeeld zijn dat de volgende zaken:

  1. de startdatum van het project leggen we vast in cel D3
  2. in cel D4 komt de echte startdatum van de eerste hoofd-stap, de Brainstorm-sessies. We gebruiken de functie WEEKDAG om te controleren of D3 niet in een weekend valt. Als D3 een zondag is dan is het resultaat van WEEKDAG een 1, bij maandag een 2 etc.
  3. er zijn 2 brainstormsessies, die parallel plaats vinden. De startdatums daarvan (cellen D5 en D6) zijn gelijk aan D4.
  4. In E5 en E6 ligt vast hoeveel dagen deze sessies in beslag nemen.
  5. de einddatum van deze 2 substappen wordt bepaald met de functie WERKDAG. Zo staat in F5 de formule =WERKDAG(D5;E5-1)
    Deze functie bepaalt de einddatum door bij de startdatum (D5) een aantal dagen op te tellen (E5); de functie telt dagen van het weekend daarbij niet mee.
    Omdat op de startdatum ook al gewerkt wordt, verlagen we het aantal te werken dagen met 1.
  6. De afronding van de brainstorm vindt plaats op de eerste werkdag nadat de laatste sessie klaar is; in cel D7 staat daarom de formule =WERKDAG(MAX(F5:F6);1)
  7. De ontwerpfase begint als de brainstorm voorbij is; eerst het Functioneel Ontwerp, daarna het Technisch Ontwerp en vervolgens een Eindoverleg om alle details door te nemen.
    De opzet van de cellen D8:D11 mag dan ook duidelijk zijn.
  8. De Bouw start na de afronding van het Ontwerp (cellen D12 en D13).
  9. Deel2 van de bouw kan pas beginnen na afronding van Deel1 (cel D14=WERKDAG(F13;1)).
  10. Wel kan de bouw van de Schil parallel aan de andere bouwactiviteiten plaats vinden (cel D15 is gelijk aan D12).
  11. De daadwerkelijke oplevering vindt plaats nadat de laatste bouwactiviteit is afgerond; in D16 staat de formule =WERKDAG(MAX(F13:F15);1)

NB de functie WERKDAG kent nog een derde parameter, Vakantiedagen. Leg ergens in uw werkmap een overzicht vast van die dagen, dat er voor het project niet gewerkt kan worden en voeg deze reeks als derde parameter toe aan alle WERKDAG-functies (zie een voorbeeld op het tabblad ProjData).

Gantt-grafiek 1

Op basis van de gegevens uit het tabblad ProjData van het Voorbeeldbestand gaan we nu een grafiek maken. Wel hebben we dan nog 2 hulpkolommen nodig:

  • in kolom G komt de startdatum van de betreffende stap minus 1 (waarom dat zullen we hieronder zien; datums zijn voor Excel gewoon getallen dus in G3 komt de formule =D3-1)
  • in kolom H komt het verschil in kalenderdagen tussen de start- en einddatum van iedere stap (in H3 staat dan de formule =F3-D3+1; met 1 gecorrigeerd omdat de startdatum ook meedoet)

Dan kunnen we de grafiek gaan opbouwen:

  1. selecteer de cellen G3:G16
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Grafieken de optie Staaf
  3. en dan bij 2D-staaf de 2e optie (Gestapelde staaf). Het eerste gedeelte van de grafiek is klaar.
  4. selecteer de cellen H3:H16 en Kopieer deze (Ctrl-C)
  5. klik ergens in de grafiek van punt 3 en Plak (Ctrl-V)
  6. de legenda kan weg: klik er op en druk op Delete
  7. de basis-as moet nog aangepast worden:
    * klik met de rechtermuisknop ergens in de grafiek
    * kies de optie Gegevens selecteren
    * klik op de button Bewerken onder Horizontale aslabels
    * selecteer de cellen B4:C16 en klik op OK
    * nog een keer OK om bij de grafiek terug te komen
  8. eigenlijk willen we alleen de tweede staaf zien; de eerste geeft het verloop tot aan de startdatum weer (vandaar de minus 1 in kolom G):
    * klik rechts op één van de staven, die ‘weg’ moeten
    * kies de optie Gegevensreeks opmaken
    * kies onder Opvulling de optie Geen opvulling en dan de button Sluiten
  9. Nog één aanpassing. De volgorde van de stappen is (voor ons) niet logisch:
    * klik rechts op de Categorie-as
    * kies de optie As opmaken
    * vink de optie Categorieën in omgekeerde volgorde aan en klik op de button Sluiten

In het tabblad Gantt1 ziet u het resultaat van bovenstaande exercitie (met nog enkele aanpassingen, die de grafiek overzichtelijker maken).

NB kijk wat er gebeurt, als je in cel D3 van het tabblad ProjData een andere startdatum voor het project invoert.

Gantt-grafiek 2

Deze Gantt-grafiek is op een heel andere manier tot stand gekomen (het is geen echte grafiek, maar een inkleuring van Excel-cellen; zie tabblad Gantt2 van het Voorbeeldbestand):

  1. het ‘blauwe’ blok zijn allemaal verwijzingen naar het tabblad ProjData; bijvoorbeeld in cel B6 staat de formule =ProjData!B4
  2. in cel H4 staat de formule =D5-5, zodat de ‘grafiek’ niet exact op de startdatum begint, maar 5 dagen eerder.
  3. in I4 staat de volgende dag =H4+1; deze formule is zover naar rechts gekopieerd, dat de einddatum van het project in de rij voorkomt.
  4. in H3 hebben we de Maand zichtbaar gemaakt met de formule =Tekst(H4,”mmm”) en deze formule is ook naar rechts gekopieerd
  5. in regel 2 bepalen we op een vergelijkbare manier het Jaar

Alle overige effecten (verticale lijnen, gekleurde cellen en het al dat niet zichtbaar maken van het jaar en de maand) zijn met behulp van Voorwaardelijke opmaak geïmplementeerd (LET OP deze optie is niet direct beschikbaar; om ongewilde wijzigingen te voorkomen is  het werkblad Gantt2 beveiligd. Verwijder de beveiliging via de menutab Controleren en dan de optie Beveiliging blad opheffen (geen wachtwoord vereist). Vergeet niet daarna de beveiliging weer aan te brengen!):

  1. als de tekst in regel 3 verandert (H$3<>G$3), dan komt er een rand aan de linkerkant van de cellen in de regels 2 t/m 18
  2. als de inhoud van een cel in de 2e en 3e regel gelijk is aan de cel links daarvan (H2=G2) dan krijgt de tekst in die cel een witte kleur en is dus niet meer zichtbaar
  3. de cellen in de regels 4 t/m 18 krijgen een rode linker- en rechterrand als de inhoud van de 4e regel gelijk is aan de datum van vandaag (H$4=VANDAAG()).
  4. ook krijgen de cellen in de regels 4 t/m 18 een groenige achtergrond als de datum in de 4e regel een weekend voorstelt (WEEKDAG(H$4;2)>5; de parameter 2 geeft aan dat de week op een maandag begint)
  5. de cellen in de regels 5 t/m 18 krijgen een bruinige achtergrond als de datum in de 4e regel groter of gelijk is aan de startdatum in kolom D EN de datum in de 4e regel kleiner of gelijk is aan de datum in de kolom E.

Welke methode heeft de voorkeur?

Mijn persoonlijke voorkeur gaat naar de 2e methode uit. Hierbij is ieder facet van de ‘grafiek’ in te stellen.

Dit is meteen ook het grootste nadeel van deze methode. Dus heb je snel een grafiek nodig, gebruik dan methode 1.

Laat in een reactie hieronder weten, welke methode u prefereert.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Context-menu aanpassen

We kennen ze allemaal wel, die context-menu’s. Iedere keer als je ergens met de muis rechts-klikt krijg je een pop-up scherm met allemaal verschillende opties. Welke opties dat zijn, hangt af van wat er op dat moment op het scherm staat en/of wat je aan het doen bent. De context dus.
In Excel krijg je bijvoorbeeld een ander context-menu, wanneer je in een ‘gewone’ cel rechts-klikt of wanneer je dat doet in een draaitabel.

NB een context-menu kun je op de PC ook oproepen met behulp van de menu-toets.

Maar bij sommige spreadsheets zou het wel handig zijn om bepaalde opties, die niet standaard in het context-menu staan, wel snel tot je beschikking te hebben. Stel bijvoorbeeld, dat je iedere maand een nieuwe werkmap krijgt, die veel tekst bevat. Telkens merk je dat er spellingfouten in staan en dat er her en der veel extra spaties staan, die je weg wilt hebben. In dit geval zou het handig zijn als je via het context-menu deze zaken snel kunt regelen.

Hieronder is te zien hoe je dat met een stel VBA-programma’s klaar kunt krijgen.

Cel-context-menu

Niet alleen is het menu anders of je nu in een cel rechts-klikt of in een draaitabel, maar de context is ook anders of je in een gewone cel klikt  of in een cel, die bij een Excel-tabel hoort. De context van een cel is óók anders als Excel is ingesteld op Pagina-eindevoorbeeld (kies in de menutab Beeld, in het blok Werkmapweergaven de optie Pagina-eindevoorbeeld).

Dus een cel kent drie verschillende context-menu’s; daar zullen we bij het programmeren dus rekening mee moeten houden.

NB aangezien Office voor de Mac niet helemaal gelijk is aan de Windows-versie werkt de oplossing voor een tabel-cel niet; ook bestaat Pagina-eindevoorbeeld in die versie niet.

Aanpassing cel-context-menu

In dit voorbeeld gaan we het menu dus uitbreiden met 2 opties: de spelling controleren en overbodige spaties wissen.

NB de spelling controleren is misschien wat overbodig: op een PC kan een spellingscontrole ook uitgevoerd worden met behulp van de F7-toets.
Maar het is ook maar een voorbeeld, toch?

Om aanpassingen aan de drie verschillende cel-context-menu’s flexibeler te kunnen instellen, liggen de gewenste aanpassingen  in het Voorbeeldbestand vast in het tabblad Param.
In het bovenste blok kun je aangeven welk van de menu’s moet worden aangepast. Daaronder geef je het nummer op van de gewenste standaardoptie ( 2 is Spelling, 3 is Opslaan etc. Voor een volledige lijst zie het tabblad CmdIds).
Voor het verwijderen van spaties heb ik een eigen routine gemaakt met de naam SchoonSpaties (zie hieronder); deze naam geef je op in de 5e regel. Welk plaatje er in het context-menu moet komen en welke tekst wordt in de volgende regels vastgelegd.

De 7 cellen met ingestelde opties hebben allemaal een naam gekregen, die we in VBA zullen gaan gebruiken: mnuSt, mnuTbl, mnuPagEind, stOpt, nmSub, plSub respectievelijk txtSub.

De VBA-routine, die de daadwerkelijke aanpassing uitvoert, heeft de naam CelMenuAanpassen.

Deze routine/macro is gekoppeld aan de knop Context-menu aanpassen.

Hoe maak je een knop?

  1. klik op  de menutab Ontwikkelaars (ziet u deze menutab niet? Ga naar Bestand/Opties/Lint aanpassen en zorg dat bij Hoofdtabbladen ook Ontwikkelaars is aangevinkt)
  2. kies in het blok Besturingselementen de optie Invoegen
  3. klik dan onder Formulierbesturingselementen op het eerste figuurtje
  4. de cursor wordt een plusje; teken daarmee de contouren van de gewenste knop
  5. na het tekenen krijg je de mogelijkheid om een bestaande macro aan de knop te koppelen.

Aan de tweede knop is de macro CelMenuSchonen gekoppeld; aan de derde de macro CelMenuReset.
Het verschil tussen deze twee macro’s is, dat de eerste de aanpassingen van CelMenuAanpassen terugdraait, terwijl de laatste de context-menu’s terugzet op de standaard-instellingen.

De drie routines zijn terug te vinden in de VBA-editor. Deze is op te starten via de menutab Ontwikkelaars of door op Alt-F11 te drukken.

‘Speel’ met de verschillende mogelijkheden op het tabblad Param van het Voorbeeldbestand: wijzig de instellingen en klik op de knop Context-menu aanpassen. Probeer dan het context-menu uit in de tabbladen Param, VbTbl, VbSpaties en VbSpaties (2).

Wijzig de laatste optie in: Over&bodige spaties verwijderen
(let op het &-teken)
In de Windows-versie van Excel zal in het context-menu de b worden onderstreept. Dat betekent dat je niet alleen deze optie kunt kiezen door er op te klikken maar ook door de onderstreepte letter in te tikken.

LET OP wanneer een context-menu wordt gewijzigd dan gebeurt dit voor alle geopende werkmappen van Excel. Nog sterker: pas je een menu aan, sluit je Excel en start je deze opnieuw op, dan zijn de aanpassingen nog steeds actief.
Vergeet niet dus vóór het sluiten van Excel de aanpassingen terug te draaien of te resetten!

Routine om spaties te verwijderen

De routine, die je in een context-menu wilt opnemen, moet in een module van het Voorbeeldbestand geplaatst worden. In dit geval heb ik een macro/subroutine gemaakt, die overbodige spaties verwijdert uit geselecteerde cellen (dus dubbele spatie en spaties vooraan of achteraan een tekst).

De eerste regel bevat de naam van de routine (SchoonSpaties).
De tweede en derde regel bevatten declaraties van variabelen die we in ons programma gaan gebruiken.
Het commando in de vierde regel zorgt er voor, dat als er iets mis zou gaan in regel 5, het programma gewoon verder gaat naar regel 6. Het afvangen van een mogelijke fout wordt in regel 6 weer beëindigd.
In regel 5 worden die cellen verzameld in rngAll, die in de selectie van het type Constante zijn (dus geen formules/verwijzingen etc) en dan ook nog specifiek teksten bevatten. De selectie moet al gemaakt zijn, voordat de routine is aangeroepen; dat kan met de muis of met de cursor-toetsen zijn gebeurd.
Om hierna geen foutmeldingen te krijgen, wordt in regel 7 beoordeeld of rngAll niet leeg is (de selectie bevatte geen enkele cel met daarin een tekst).
Nu we weten, dat rngAll minstens 1 tekstcel bevat, wordt in regel 8 ieder los bereik (groepje cellen) apart bekeken via de variabele rng.
In regel 9 vindt de echte bewerking plaats: alle cellen in rng worden met behulp van de functie Trim ontdaan van overbodige spaties.
Via regel 10 wordt een eventueel volgend blokje cellen opgehaald.

NB1 regel 5 zou iets compacter kunnen:
Set rngAll = Selection.Cells.SpecialCells(xlCellTypeConstants, xlTextValues)
In sommige situaties blijkt dit echter niet goed te werken. Google wist me te vertellen, dat dit met behulp van Intersect dit op te lossen is.

NB2 ook regel 9 zou compacter kunnen:
rng.Value = Trim(rng.Value)
Maar de Trim-functie van VBA verwijdert geen dubbele spaties, dus hebben we gebruik gemaakt van de Excel-functie Trim.

Vragen over de hiervoor gebruikte routines? Neem contact op met G-Info.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

VBA-routine automatisch starten

Af en toe is het handig, dat Excel automatisch de invoer in een bepaalde cel valideert of dat er automatisch een melding komt wanneer een bepaalde cel wordt gewijzigd of …

Wat ik bedoel is: soms zou je willen, dat wanneer een bepaalde cel wordt gewijzigd, er dan automatisch een actie wordt getriggerd.
Validaties kunnen vaak eenvoudig met de optie Gegevensvalidatie worden uitgevoerd; andere routines kunnen met behulp van VBA (eventueel door een macro op te nemen) worden geprogrammeerd.
Maar hoe zorg je er voor dat zo’n routine automatisch opstart?

In dit artikel zal ik aan de hand van enkele eenvoudige voorbeelden laten zien hoe dit in zijn werk gaat.

Invoer valideren

In het Voorbeeldbestand op het tabblad Vb1 staat een klein tabelletje, waarmee het kwadraat van een ingevoerd getal wordt berekend.

Wanneer in cel C2 (met de naam Invoer) een getal wordt ingetikt, dan wordt in cel C3 het kwadraat bepaald. Maar ook start er een VBA-routine die een controle uitvoert en wordt er een pop-up-scherm getoond, waarvan de inhoud afhankelijk is van het controle-resultaat.

NB de cellen C2, C3 en C4 hebben een naam gekregen: selecteer het bereik B2:C4, kies  in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Maken obv selectie; zorg dat alleen Linkerkolom staat aangevinkt.

  1. start de VBA-editor via het tabblad Ontwikkelaars of Alt-F11
  2. dubbelklik in de Projectverkenner op Blad1 (Vb1)
  3. daar staat de volgende routine:

    Door de naam van de subroutine (Worksheet_Change) zal Excel deze routine automatisch opstarten als er ergens in dit werkblad (Vb1 dus) iets wordt gewijzigd. Welke cel(len) er is/zijn gewijzigd wordt dan via de variabele Target doorgegeven.
    Allereerst tellen we het aantal cellen in Target; als dat niet gelijk is aan 1, dan zijn we klaar.
    Dan testen we of het adres (de celverwijzing) van Target gelijk is aan die van Invoer; zo niet dan zijn we ook klaar.
    Via Int([Invoer]) bepalen we het Integer-gedeelte (het gedeelte vóór de decimale komma) van de cel Invoer en kijken of dat gelijk is aan de Invoer  zelf; zo niet dan zorgen we via Msgbox dat er een pop-up verschijnt met die melding.
    Is de invoer wel een geheel getal, dan komt er een Msgbox, die laat zien wat er is ingevoerd en wat het resultaat in de cel Uitvoer is. Wanneer op OK wordt geklikt in de pop-up, dan wordt de cel met de naam VBA_result gevuld met het kwadraat van Invoer.

NB1 Denk aan de vierkante haken om de naam van een cel(-bereik). Anders ziet VBA dat als een interne variabele.

NB2 Via Format zorgen we er voor, dat bij grote getallen ieder blokje van 3 cijfers gescheiden wordt. Aangezien de VBA-editor Engelstalig is, krijgen we als scheiding een komma; met het commando Replace vervangen we die door een punt.

NB3 verschillende stukken teksten koppelen we aan elkaar met het &-teken (zorg dat er spaties omheen staan); vbCrLf zorgt er voor, dat de rest van de tekst op een volgende regel komt. De naam van de code (Carriage Return, Linefeed; wagen terug en 1 regel naar beneden) stamt nog uit het typemachine-tijdperk!.

NB4 met de spatie en het _-teken (underscore) kun je in de VBA-editor lange regels in ‘stukken knippen’; Excel weet dan dat ze bij elkaar horen.

Draaitabel vernieuwen

In het tabblad Vb2 van het Voorbeeldbestand staan een (simpele) Excel-tabel (met de naam tblData2), een draaitabel, die daarop gebaseerd is, en een controle-blokje. Wanneer in dat laatste gebied de inhoud van cel F2 gelijk wordt aan Ja (via gegevensvalidatie zijn alleen Nee en Ja toegestaan), dan wordt de draaitabel automatisch vernieuwd.

De VBA-routine, die deze klus voor zijn rekening neemt, vindt u in de VBA-projectverkenner in het object Blad2 (Vb2). Vergeet niet te dubbelklikken!
Waarschijnlijk behoeft de routine geen verdere uitleg; hij lijkt veel op die in het tabblad Vb1.

NB cel F3 wordt met behulp van de functie DRAAITABEL.OPHALEN gevuld; zie ook het artikel over Draaitabel.Ophalen.

Draaitabel vernieuwen 2

De 2 VBA-routines uit Vb1 en Vb2 zijn redelijk rechttoe-rechtaan geprogrammeerd; om ze makkelijker te kunnen begrijpen zijn niet alle officiële regels gehanteerd en zijn er weinig   fout-controles ingebouwd.

Het voorbeeld in tabblad Vb3 is al iets netter: het vernieuwen van de draaitabel is in een aparte subroutine opgenomen (met de naam DraaiVernieuwen).

  1. start de VBA-editor (Alt-F11)
  2. kies in het VBA/menu Invoegen/Module
  3. en plaats in de nieuwe Module de volgende routine:

LET OP in Vb2 werd de draaitabel (in het Engels Pivottable) met de naam Draaitabel1 vernieuwd. Deze routine vernieuwt de draaitabel met het volgnummer 1 in het actieve werkblad.

De nieuwe subroutine kan ook op andere plaatsen en op andere manieren worden aangeroepen. In Vb3 is een knop gemaakt, die de routine aanroept.
Klik rechts op de knop en kies Macro toewijzen.

NB alleen macro’s/subroutines die in een module zijn opgenomen kunnen aan een knop worden toegewezen; vandaar dat de routine DraaiVernieuwen niet in het object Vb3 staat.

Draaitabel vernieuwen bij wijzigen bron

Maar het zou natuurlijk nog mooier zijn als de draaitabel automatisch zou worden vernieuwd bij het wijzigen van de bron-gegevens (waaronder ook wordt verstaan het toevoegen van nieuwe gegevens).

In het Voorbeeldbestand is in het tabblad Vb4 een nieuwe Excel-tabel opgenomen (met de naam tblData4) en een daarop gebaseerde draaitabel.

Verander je de Soort of het Aantal in een bestaande regel dan start automatisch de VBA-routine in het object Blad4 (Vb4). Beter gezegd: de routine start bij iedere wijziging van een cel in dit werkblad, maar er wordt slechts daadwerkelijk iets uitgevoerd als een cel in tblData4 wordt gewijzigd.

Omdat in regel 3 de Target maar 1 cel kan omvatten kun je die niet zomaar met tblData4 vergelijken. We willen weten of die ene Target-cel in tblData4 voorkomt.
De VBA-functie Intersect bepaalt wat de overlap tussen de twee bereiken is. Is die overlap leeg dan is Intersect gelijk aan Nothing, dus als die Not Nothing is dan is er wel overlap.

NB1 de truc met Not Nothing kom je op veel plaatsen op Internet tegen en is algemeen toepasbaar voor allerlei soorten ranges. In dit geval is de Target maar 1 cel; we kunnen regel 3 dan vervangen door een meer simpele constructie:
If Intersect(Target, [tblData4]) = Target Then

NB2 de Msgbox levert nu wel een vreemd resultaat; toch niet goed over de routine DraaiVernieuwen nagedacht, tja!

 


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: