Tagarchief: Tabel

Unpivot



Ofwel hoe kom ik van een ‘gewoon’ Excel-overzicht naar een database-structuur.

Uit mijn artikelen mag blijken, dat ik een draaitabel-fanaat ben. De mogelijkheden en flexibiliteit van deze Excel-optie zijn grandioos. Een voorwaarde voor het gebruik daarvan is wel dat de brongegevens op een bepaalde manier klaar staan. Dit heb ik ooit de database-structuur genoemd.
Ben je verantwoordelijk voor een rapportageproces en vraag je iemand een overzicht te maken van bijvoorbeeld per dag de aantallen per regio, dan krijg je in 90% van de gevallen een overzicht zoals hierboven links wordt getoond (in de rijen de dagen en in de kolommen de regio’s), een ‘gewoon’ Excel-overzicht. Een groot voordeel hiervan dat het voor de mens makkelijk leesbaar en begrijpelijk is. Een groot nadeel dat je niet meer flexibel bent. Hoe zorg je er voor, dat totalen toch nog kloppen als je even één regio niet mee wilt laten tellen of wanneer je soms wel en soms niet de subtotalen van de maanden wilt tonen?

In dit artikel daarom nogmaals aandacht voor draaitabellen, maar zeker ook voor een methode om een ‘gewoon’ overzicht geautomatiseerd om te zetten naar een database-structuur.

Brongegevens

In het tabblad Data van het Voorbeeldbestand staat een overzicht met aantallen per werkdag van het eerste kwartaal van 2020, uitgesplitst naar regio.

In kolom B staan de werkdagen met een zodanige opmaak, dat ook de omschrijving van de dag wordt weergegeven (zie het artikel ginfo.nl/data-datums).

NB1 kolom G bevat per dag een totaal over alle regio’s. Excel toont in sommige cellen een klein waarschuwingsdriehoekje. Wanneer je met de muis daarboven ‘gaat hangen’ krijg je te zien wat de waarschuwing is.

In dit geval ‘ziet’ Excel dat naast de getallen onder de regio’s er ook nog een getal links daarvan staat; intern Excel is een datum namelijk een getal.

NB2 de werkdagen zijn als volgt gecreëerd: in cel B3 is de datum 6-1-20 ingevoerd. Daarna is de vulgreep (het kleine vierkantje rechtsonder) naar beneden doorgevoerd. Niet met de linker-muis-toets, maar met behulp van de rechter-muis-toets. Laat u die toets los, dan kunt u diverse opties kiezen; in dit geval Werkdagen doorvoeren.

Unpivot

Voordat we op basis van deze brongegevens een draaitabel (in het Engels Pivottable) kunnen gaan maken moeten we het voorbeeldbestand eerst gaan omzetten naar een database-structuur. Daar gebruiken we Power Query voor (zie ook het artikel ginfo.nl/power-query).

Het voorbeeld-overzicht lijkt op het resultaat van een draaitabel; dit overzicht moeten we dus ont-draaitabellen. Laten we toch maar de Engelse uitdrukking Unpivot gebruiken.
In het tabblad Ovz1 van het Voorbeeldbestand was een kopie van de kolommen B t/m G uit het tabblad Data opgenomen.
Hoe gaan we deze nu Unpivot-ten?

  1. klik op een van de cellen in het overzicht, bijvoorbeeld cel C3
  2. kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en transformeren de optie Uit tabel.
    In oudere versies van Excel moet u iets vergelijkbaars zoeken in de menutab Power Query.
  3. klik in het vervolgscherm op OK. Het overzicht wordt automatisch omgezet naar een Excel-tabel.
  4. eerst een paar kleine aanpassingen: verwijder de Totaal-kolom (die maken we straks wel weer met behulp van een draaitabel) en klik links van Datum op het kalender-symbool en wijzig het type van Datum/tijd in Datum
  5. zorg dat de Datum-kolom is geselecteerd en klik dan in de menutab Transformeren in het blok Alle kolommen op het kleine driehoekje naast de optie Draaitabel opheffen
    Kies de optie Draaitabel voor andere kolommen opheffen.
  1. Dat is het al bijna! Verander de kop van
    de 2e kolom in Regio en die van de 3e in Aantal (via dubbelklikken).
  2. Kies dan in de menutab Startpagina in het blok Sluiten het driehoekje bij Sluiten en laden. Kies Sluiten en laden naar ….
    In het vervolgscherm moet de optie Tabel aan staan, kies dan de plaats waar de nieuwe tabel moet komen en klik op Laden.

Draaitabel

Op basis van de nieuwe brongegevens gaan we nu een draaitabel maken:

  1. klik ergens in de nieuwe tabel
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel
  3. Bepaal waar de nieuwe draaitabel moet komen en klik op OK
  4. Plaats de Datum in het blok Rijen, Regio in Kolommen en Aantal in het Waarden-blok.
    Afhankelijk van de Excel-versie zal Excel de datums ook al groeperen in maanden. Gebeurt dit bij u niet automatisch dan kunt u later de datums nog (automatisch laten) groeperen.

En we hebben een overzicht, dat uitblinkt in gemak en flexibiliteit (zie het tabblad Ovz1 van het Voorbeeldbestand): gebruik de plus- en min-tekens vóór de maanden om deze uit- of in te klappen, klik op een driehoekje bij de kopjes om een bepaalde item wel of niet mee te nemen, bepaalde sortering door te voeren etc.

NB Ontvangt u gegevens over andere maanden, voeg die dan onderaan de bron-tabel toe. Vergeet niet daarna de met Power Query gegeneerde tabel te vernieuwen én ook de draaitabel te vernieuwen.

Brongegevens2

Maar dezelfde brongegevens kunnen natuurlijk ook worden aangeleverd zoals hiernaast weergegeven.

Het jaar en de maand zijn alleen gevuld wanneer er een wijziging plaats vindt.

Voordat we op bovenstaande manier kunnen gaan ‘Unpivot-ten’ moeten de ontbrekende gegevens in die kolommen worden aangevuld.
Dat kan handmatig door de waardes te kopiëren, maar dat kan wat makkelijker:

  1. selecteer in de Maand-kolom alle cellen met en zonder waardes (op het tabblad Data2 van het Voorbeeldbestand de cellen C3:C64)
  2. klik Ctrl-G (of gebruik de F5-toets, dit is de optie Ga naar), kies de button Speciaal, in het vervolgscherm de optie Lege cellen en klik dan op OK
  3. de eerste lege cel is nu geselecteerd. Type daarin het =-teken en tik op de cursor-omhoog-toets (we maken dus een verwijzing naar de bovenstaande cel, in dit geval =C3).
    LET OP druk dan NIET op Enter maar op Ctrl-Enter. Op die manier worden alle geselecteerde (dus lege) cellen met deze formule gevuld.
  4. Selecteer alle gevulde cellen in de Maand-kolom, tik Ctrl-C en klik dan met de rechter-muisknop ergens in dit gebied en kies de tweede Plak-optie (Waarden). De formules worden door harde waarden overschreven.
    NB deze laatste stap is eigenlijk niet nodig voor het verdere Unpivot-proces.
  5. Doe hetzelfde voor de Jaar-kolom.

Dit overzicht kan dan op dezelfde manier als hiervoor worden getransformeerd naar een database-structuur (zie tabblad Data2 in het Voorbeeldbestand). Met dit verschil: zorg dat in stap 5 eerst de kolommen Jaar, Maand en Dag zijn geselecteerd.

Unpivot2

Maar het bijwerken van de brongegevens kunnen we natuurlijk ook met behulp van Power Query doen (zie het tabblad Ovz2 in het Voorbeeldbestand):
NB ik kreeg een tip van Martien, dat onderstaande methode veel te omslachtig is (zie reactie hieronder); als algemene werkwijze bij het gebruik van gegevens uit andere records is het wel belangrijk om deze manier te kennen.

  1. klik op een van de cellen in het overzicht, bijvoorbeeld cel C3
  2. kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en transformeren de optie Uit tabel.
  3. In oudere versies van Excel moet u iets vergelijkbaars zoeken in de menutab Power Query.
  4. klik in het vervolgscherm op OK. Het overzicht wordt automatisch omgezet naar een Excel-tabel.
  5. in deze records moeten op diverse plaatsen dus waarden uit het record daarvoor worden opgehaald; dat kan alleen als de records een index hebben:
    kies in de menutab Kolom toevoegen de optie Indexkolom
  6. nu gaan we een nieuwe jaarkolom toevoegen. Kies in de menutab Kolom toevoegen de optie Voorwaardelijke kolom.

    Vul het vervolgscherm in zoals hierboven.
  7. Het nieuwe resultaat ziet er nu als volgt uit:

    In de formulebalk moeten we “test” vervangen door een formule die verwijst naar het Jaar in het vorige record:
    #”Index toegevoegd”{[Index]-1}[Jaar]
    Ofwel: zoek in het resultaat van de vorige stap (met de naam Index toegevoegd) in het record met het volgnummer Index-1 de waarde in de kolom Jaar.
  8. deze formule moet wel in alle records worden doorgevoerd:
    selecteer de eerste cel in de nieuwe kolom en kies in de menutab Transformeren in het blok Alle kolommen de optie Doorvoeren omlaag
  9. voor de maand wordt op een vergelijkbare manier een nieuwe kolom toegevoegd. De querystap ziet er dan als volgt uit:
    = Table.AddColumn(#”Omlaag doorgevoerd”, “Aangepast.1”, each if [Maand] = null then #”Omlaag doorgevoerd”{[Index]-1}[Maand] else [Maand])
    Vergeet niet de formule in deze kolom door te voeren.
    NB het opzoeken in andere records is voor Excel een intensief proces; het verversen van de gegevens kan even duren.
  10. de oorspronkelijke Jaar– en Maand-kolom en ook de Index kunnen nu verwijderd worden. Verplaats de 2 aangepaste kolommen naar voren en geef die dan de namen Jaar en Maand.
  11. we zijn toch lekker bezig. Laten we zorgen dat we ook een echte datum in het bestand krijgen:
    Kies via het driehoekje linksboven in de tabel (dus naast de nieuwe kolom Jaar) de optie Kolom toevoegen vanuit voorbeelden.
    Vul onder Kolom1 in het vervolgscherm in: 6 jan 2020 en druk op Enter. Uit de formule, die Excel genereert, blijkt dat hij/zij niet weet wat we willen. In de tweede regel plaatsen we 7 jan 2020. Nu begrijpen we elkaar, dus klik op OK.
    De nieuwe kolom heeft de naam Samengevoegd gekregen; verander die in Datum (via dubbelklikken).
    Het type van deze kolom is Tekst (zie de aanduiding ABC naast de naam); dit veranderen we in Datum (klik op ABC).
    Verplaats deze kolom nu zodat die op de vierde plaats komt.
  12. nu nog even de unpivot-truc: selecteer de eerste 4 kolommen en kies de optie Draaitabel voor andere kolommen opheffen.
    Nog even de namen van de twee laatste kolommen wijzigen in Regio en Aantal.
  13. Als laatste: kies in de menutab Startpagina in het blok Sluiten het driehoekje bij Sluiten en laden. Kies Sluiten en laden naar ….
    In het vervolgscherm moet de optie Tabel aan staan, kies dan de plaats waar de nieuwe tabel moet komen en klik op Laden.

Voor het resultaat, een draaitabel en de Power Query’s zie het tabblad Ovz2 van het Voorbeeldbestand.

NB1 een query is altijd te bekijken door in het scherm Werkmapquery’s op de betreffende query te dubbelklikken.

NB2 het kan gebeuren dat een query niet direct in Excel geladen wordt (het ‘wieltje’ bij de querynaam blijft draaien) stop het vernieuwen en probeer het opnieuw:


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:


Grafiek automatisch schalen en labels toevoegen



Herkent u de frustratie? Heb je net een grafiek ‘netjes’ gemaakt door de assen zodanig te schalen dat de gegevens mooi verdeeld zijn over de grafiek, klopt er niets meer van als er een andere of uitgebreidere reeks gegevens worden weergegeven.
Of je hebt ‘met de hand’  alle labels bij de punten aangepast (ja, ik gebruik nog een oude Excel-versie), dan gaan die bij een andere reeks de mist in.

Dus deze keer een anti-frustratie-artikel: 2 VBA-routines, die bovenstaande problemen oplossen.

Test-gegevens

Om een voorbeeld te kunnen maken had ik wat test-gegevens nodig. Meestal maak ik die door wat random-getallen of teksten te genereren.
Maar ik herinnerde me ineens dat ik ooit eens ergens gelezen had dat je ook test-gegevens op een site kon laten maken.
Na wat zoeken kwam ik de website mockaroo.com tegen.

Na een paar pogingen had ik een mooi lijstje met voorbeeld-gegevens (zie het tabblad Basis in het Voorbeeldbestand).

  1. bij Soort heb ik gekozen voor financiële markten (Mockaroo kiest dan willekeurig uit 2 mogelijkheden)
  2. de Datum ligt tussen 1 jan 2018 en 31 dec 2018
  3. bij Omschr heb ik voor willekeurige voornamen gekozen
  4. het Bedrag ligt tussen 1000 en 2000

Om de rest wat overzichtelijk te houden heb ik 20 regels daaruit geselecteerd (zie het tabblad Basis2) en een beetje aangepast. Deze test-gegevens staan klaar in een Excel-tabel met de naam Tabel1.

Grafiek

Om het verloop van de bedragen per Soort handig te kunnen weergeven, heb ik een draaitabel gemaakt op basis van de gegevens in Tabel1 (zie het tabblad Result in het Voorbeeldbestand).

Op basis van deze draaitabel kun je makkelijk een Draaigrafiek maken, maar dan komt Omschr automatisch op de x-as en ik wil deze gebruiken als Labels in de grafiek.

Dus maar een ‘gewone’ grafiek gemaakt met op de x-as de datums en op de y-as de bedragen.

Hiernaast staat de grafiek waarbij er geen Soort is geselecteerd (dus 20 punten). De x-as begint automatisch bij 19 januari omdat dat de kleinste datum is; iets vergelijkbaars geldt voor het einde van de as.
Excel heeft ook de y-as automatisch geschaald.

Assen handmatig aanpassen

Om de assen handmatig te schalen klik je met de rechtermuisknop op een as en pas je het minimum en het maximum aan (het vinkje daarvoor zal dan verdwijnen ten teken dat er geen automatische schaling hoeft plaats te vinden).

Maar iedere keer als er in de draaitabel een andere Soort wordt gekozen moeten er aanpassingen worden doorgevoerd.

Assen automatisch aanpassen

Om deze schaal-aanpassingen met VBA geautomatiseerd te kunnen doorvoeren moeten we ergens vastleggen wat het gewenste minimum en maximum is.

In het Voorbeeldbestand op het tabblad Result staat in cel G2 de formule =MIN(B:B)
Oftewel bepaal de kleinste waarde/datum in kolom B. In G3 wordt met de functie MAX de grootste waarde vastgelegd. Maar het is mooier als de x-as op de eerste van een maand begint: in cel H2 staat daartoe de formule =DATUM(JAAR(G2);MAAND(G2);1). Deze cel heeft de naam x_min gekregen.

Het maximum van de x-as moet de eerste dag van de volgende maand zijn: cel H3 (met de naam x_max) heeft daarom de formule =DATUM(JAAR(G3);MAAND(G3)+1;1)

NB ook als G3 een datum in december bevat, werkt deze formule goed; Excel zal automatisch het jaar ophogen en de maand gelijk maken aan januari.

In kolom J worden de minimum- en maximum-bedragen uit kolom D bepaald. Cel K2 bevat de formule =GEHEEL(J2/100)*100, zodat het minimum voor de y-as het eerste honderdtal is, kleiner dan de waarde in J2.
In cel K3 bepalen we de bovengrens voor de y-as: =(GEHEEL(J3/100)+1)*100

Nu hebben we nog een VBA-routine nodig, die de handelingen voor het aanpassen van de assen van ons overneemt.

In het tabblad Result is een knop met de naam Assen schalen toegevoegd waarmee deze macro/subroutine kan worden uitgevoerd.

Labels toevoegen

In de oudere versies van Excel is het niet mogelijk om automatisch extra informatie (zoals de Omschr uit het voorbeeld) als Labels aan een punt toe te voegen. Handmatig kan dit wel:

  1. klik rechts op de lijn in de grafiek
  2. kies de optie Gegevenslabels toevoegen
  3. klik op één van de labels; als dan alle labels zijn geselecteerd nogmaals op het label klikken
  4. de tekst van dit label kan nu aangepast worden

Maar als er nu in de draaitabel een andere Soort wordt gekozen dan kloppen de handmatig ingevoerde labels niet meer!

Daar komt VBA weer goed van pas:

Het spannende is hier wat er gebeurt met de variabele xVals.

Wanneer je in de grafiek op de lijn klikt verschijnt er in de formulebalk een formule die begint met =REEKS(
Daarna komt de cel, die de naam van de reeks bevat, dan de x-waarden en daarna de y-waarden.

Aangezien VBA Engelstalig is bevat xVals na het uitlezen van de formule van de Collection: =SERIES(Result!$B$4,Result!$B$6:$B$25,Result!$D$6:$D$25,1)

NB1 binnen Excel (met Nederlandse instellingen) worden de parameters gescheiden door een ; (punt-komma), maar binnen VBA is dit een , (komma).

NB2 de 1 op het einde geeft aan, dat deze lijn de eerste reeks is die in de grafiek geplot moet worden. We hebben maar één lijn, dus deze parameter heeft hier geen invloed.

We hebben in het vervolg van de routine alleen de reeks van de x-waarden nodig, de B6:B25.
Daarom nemen we eerst alles wat rechts van de eerste komma staat:
xVals = Mid(xVals, InStr(xVals, “,”) + 1)
en dan alles links van de volgende, dan weer eerste, komma:
xVals = Left(xVals, InStr(xVals, “,”) – 1)

xVals bevat nu  het bereik Result!$B$6:$B$25

LET OP als de naam van het tabblad zelf ook een komma bevat dan wordt de formule wel wat ingewikkelder (zie VBA).

De For-Next-loop gaat dan alle elementen van dit bereik langs en plaatst de waarde rechts van de datum in het betreffende label.

Uiteraard is deze routine ook via een knop uit te voeren op het tabblad Result van het Voorbeeldbestand.

Titel van grafiek

De titel van de grafiek is dynamisch gemaakt:

  1. in cel N2 staat de formule:  =”Bedragen van “&C2
    Oftewel koppel de inhoud van cel C2 aan de tekst Bedragen van.
  2. zorg dat de grafiek een of andere titel heeft
  3. klik ergens in de titel
  4. tik dan in de formulebalk =N2
  5. en druk op Enter

Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

Absoluut en relatief in Excel-tabellen



Absolute en relatieve verwijzingen in Excel: dat blijft altijd even opletten!
Maar sinds we met zijn allen steeds meer gebruik maken van Excel-tabellen komt daar ineens een struikelblok(je) bij.

In dit artikel kijken we eerst in algemene zin naar de implementatie van tabel-verwijzingen (Gestructureerde verwijzingen of Structured references in Microsoft-taal); daarna komt een methode langs hoe we ook tabel-verwijzingen absoluut kunnen maken.

Voorbeeld-bestand

In het Voorbeeldbestand staat in het tabblad CelRef een overzicht van bedragen per kwartaal en regio.

Er loopt blijkbaar een afspraak dat, als het bedrag groter is dan 100, er dan een korting van 10% wordt gegeven.
De daarbij gehanteerde formule is:
=ALS(D3>100;10%;0)

Ofwel (geredeneerd vanuit cel E3) als de waarde in cel D3 groter is dan 100, dan komt in E3 de waarde 0,1 anders 0.

NB 10% is voor Excel slechts een opmaak van een numerieke waarde; intern wordt gerekend met 0,1.

De formule is F3 (het bedrag inclusief korting) kan dan zijn:
=D3*(1-E3)

Allebei de formules kunnen naar beneden gekopieerd worden; dat gaat het makkelijkst door dubbel te klikken op het vierkantje rechtsonder aan de rand van een cel (de vulgreep) als die cel is geselecteerd.

Aangezien alle cel-verwijzingen relatief zijn (er staan nergens $-tekens bij de cellen D3 en E3) zullen de formules zich automatisch aanpassen: D3 wordt D4 etc.

LET OP om kolom F niet te breed te maken is de tekst in cel F2 gescheiden door een harde return (Alt-Enter). Een kop nooit over 2 cellen verdelen; altijd een harde return gebruiken.

Willen we weten hoe de verdeling over de kwartalen en/of de regio’s is, dan ligt het maken van een draaitabel voor de hand.

LET OP een bug in Excel kan er bij het aanpassen van de opmaak van de data voor zorgen dat de kop die met een harde return is gescheiden, inhoudelijk wijzigt (alles vanaf de harde return wordt verwijderd); hier is dan een handmatige aanpassing nodig.

Tabel-verwijzingen

Wanneer we dezelfde gegevens in een Excel-tabel opnemen (zie het tabblad TablRef van het Voorbeeldbestand) dan gaat Excel bij het maken van de kortingsformules automatisch met gestructureerde verwijzingen werken in plaats van celverwijzingen:

  1. selecteer cel E3
  2. tik in =als(
  3. klik met de muis in cel D3; Excel plaatst automatisch de tekst [@Bedrag] in de formule
  4. maak de formule af en druk op Enter
  5. Excel zal automatisch de formule naar de overige cellen van dezelfde kolom kopiëren.

Gelukkig hoeven we de gestructureerde verwijzingen dus niet zelf te typen; de notatie daarvan is niet altijd even eenvoudig.
De vierkante haken om de diverse onderdelen van een formule maken voor Excel het verschil tussen gestructureerde en cel-verwijzingen.
Het ‘apestaartje’ (@) voor een kolomnaam betekent dat de waarde uit dezelfde rij uit de betreffende kolom wordt opgehaald.

LET OP in cel F3 staat de formule =[@Bedrag]*(1-[@[Korting%]]); aangezien het %-teken in Excel diverse betekenissen kan hebben zijn nog eens extra vierkante haken om de kolomnaam geplaatst.
Andere speciale tekens die eenzelfde behandeling nodig hebben:
tab, nieuwe regel, Enter-teken, komma (,), dubbele punt (:), punt (.), vierkante haak openen ([), vierkante haak sluiten (]), hekje (#), enkel aanhalingsteken (‘), dubbel aanhalingsteken (“), accolade openen ({), accolade sluiten (}), dollarteken ($), accent circonflexe (^), en-teken (&), sterretje (*), plusteken (+), gelijkteken (=), minteken (-), groter dan (>), kleiner dan (<) en het deelteken (/).

Totalen

Aan een tabel kunnen snel totalen toegevoegd worden:

  1. klik op een cel van de tabel
  2. kies in de menutab Hulpmiddelen voor tabellen de optie Ontwerpen
  3. en vink de optie Totaalrij aan
  4. in de nieuwe regel onderaan de tabel kan dan per kolom het soort totalen gekozen worden (Som, Aantal, Gemiddelde etc.)

Een draaitabel die gebaseerd is op een tabel met totalen, zal deze totalen buiten beschouwing laten (gelukkig!); zie tabblad TablRefTot van het Voorbeeldbestand.

Externe verwijzing naar een tabel

Wanneer u een bepaald overzicht wilt genereren en geen gebruik wilt/kunt maken van draaitabellen dan kunt u via externe verwijzingen gebruik maken van de tabel-gegevens:

  1. selecteer cel J21 in het tabblad TablRefTot
  2. tik in =som.als(
  3. wijs met de muis de bovenkant van de kolom Regio van de tabel daarnaast aan (de cursor wordt dan een pijltje naar beneden) en klik; Excel plaats automatisch de tekst tblKwReg2[Regio] in de formule
  4. tik in ;J$20; en voeg op dezelfde manier de kolom Bedrag toe

NB omdat het verwijzingen buiten de tabel zijn plaatst Excel automatisch de naam van de betreffende tabel voor de rechte haken.

Door de formule nu naar rechts te kopiëren krijgen we ook het totaal-bedrag van regio Zuid te zien. Tenminste: als we op de juiste manier kopiëren!
Selecteer cel J21, klik op Ctrl-C, selecteer cel K21 en klik Ctrl-V en alles gaat goed.
Maar wanneer de vulgreep rechtsonder cel J21 wordt gebruikt, gaat het mis! Dan wordt de verwijzing naar Regio ineens Bedrag en Bedrag wordt Korting%!
DUS: met kopiëren/plakken worden de externe verwijzingen als absoluut beschouwd, maar gebruiken we de vulgreep dan ziet Excel de verwijzingen als relatief!

Ditzelfde effect zien we ook als we verwijzingen naar de tabellen-koppen maken (niet de bovenkant van een kolom aanklikken, maar de cel zelf) en die kopiëren (zie cellen I34 tot en met K35 van het tabblad TablRefTot van het Voorbeeldbestand).

NB wanneer gegevens aan de tabel worden toegevoegd (selecteer cel F32 en druk op Tab; de totalen schuiven automatisch naar beneden) zullen alle overzichten automatisch de nieuwe gegevens meenemen (wel nog via rechtsklikken de draaitabel Vernieuwen).
Dit geldt ook voor formules die naar de totaalrijen verwijzen.

Absoluut en relatief in gestructureerde verwijzingen

In het tabblad TablRefTot2 van het Voorbeeldbestand is een resultaat-overzicht per regio en kwartaal opgenomen. Dit overzicht is zelf ook weer een tabel (met de naam tblResult). Om dit te realiseren wordt de functie SOMMEN.ALS gebruikt.

LET OP de syntax is echt anders dan van SOM.ALS.

De formule in cel J26 berekent de som van die bedragen uit de kolom Bedrag van de tabel tblKwReg2b, waarbij de Regio-kolom van die tabel de koptekst van de kolom Noord van tblResult bevat en waarbij de waarde in de Kwartaal-kolom van de tabel tblKwRegTot2b dezelfde is als die in de Kwartaal-kolom in dezelfde tabel en rij waar deze formule staat.

De formule in J26 kopiëren naar J27 levert geen problemen op welke methode ook gehanteerd wordt (kopiëren/plakken of de vulgreep).

Maar: in het voorbeeld is J26 naar K26 gekopieerd met behulp van de vulgreep; de verwijzingen worden dan als relatief beschouwd. Dat klopt voor de regio-kop in de resultaat-tabel (die moet Zuid worden) maar niet voor de verwijzingen naar de bron-tabel tblKwRegTot2.
Cel J27 is via kopiëren/plakken naar K27 gekopieerd. De verwijzingen blijven absoluut, maar dat klopt dan niet voor de regio-kop!

Oplossing: verwijzingen die absoluut moeten blijven moeten dubbel in de formule worden opgenomen, gescheiden door een dubbele punt (:).
De formule die hier nodig is wordt dan (zie cel J31):
=SOMMEN.ALS(tblKwReg2b[[Bedrag]:[Bedrag]];
tblKwReg2b[[Regio]:[Regio]]
; tblResult2[[#Kopteksten];[Noord]];
tblKwReg2b[[Kwartaal]:[Kwartaal]]tblResult2[@[Kwartaal]:[Kwartaal]])

Wanneer deze formule via de vulgreep naar rechts en naar beneden wordt gekopieerd, krijgen we in alle cellen de juiste resultaten!

NB1 alle kolomnamen hebben vierkante haken, maar de dubbelen krijgen daar omheen nog een extra set rechte haken. Let ook op de notatie bij de @.

NB2 ook de laatste parameter (Kwartaal) moet in dit geval een tabel-aanduiding krijgen, ook al is de verwijzing binnen de tabel zelf.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

 

Subtotaal



Subtotalen: in de dagelijkse praktijk zijn we meestal niet alleen geïnteresseerd in totalen, maar willen we ook aantallen, bedragen etc. zien per jaar of per maand, per afdeling of per soort of ….
Subtotalen dus.

Eigenlijk vind ik, dat er maar één goede methode is om subtotalen te bepalen en dat is met behulp van draaitabellen. Bij de meeste andere methodes worden namelijk de basis-gegevens aangepast en dat druist in tegen goed Excel-gebruik.

Wanneer een (sub)totaal moet wijzigen, als er regels in de bron-data worden verborgen (maar wie wil dat nou?), alleen dan zul je de functie SUBTOTAAL moeten gebruiken.

Maar omdat het altijd goed is om meerdere alternatieve methodes te kennen, volgt hieronder een uitleg van verschillende manieren om subtotalen te genereren.

Brongegevens

In het Voorbeeldbestand op het tabblad Data staat een serie bedragen (200 regels), waarbij ieder Bedrag drie kenmerken heeft: het Jaar, de Maand en een Regio.

Het totaal van de bedragen kunnen we snel vinden door de gehele kolom te selecteren (klik op de betreffende kolom-letter, in dit geval E) en kijk rechtsonder in de statusbalk:
Afhankelijk van de Excel-versie zie je tegelijkertijd ook het gemiddelde, aantal enz. of je kunt deze oproepen door op het vinkje te klikken.

Maar wanneer je alleen het totaal van 2015 wilt weten of van de regio noord dan wordt het wat ingewikkelder: eerst sorteren op de betreffende kolom, dan alle bedragen van het jaar of regio selecteren en dan onderaan het subtotaal aflezen. Maar ondertussen hebben we iets met onze brongegevens gedaan (namelijk gesorteerd) en dat willen we niet; er kan altijd iets mis gaan bij zo’n activiteit.

En willen we het totaal van een ander jaar of andere regio dan moeten we opnieuw beginnen. Dat moet dus anders kunnen.

Draaitabel

Wat te doen?

  1. selecteer één van de cellen van de brongegevens
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel
  3. kies in het vervolgscherm OK
  4. sleep het veld Jaar naar het Rijlabels-gebied
  5. sleep het veld Bedrag naar het Waardegebied

En we hebben een overzicht van het totaalbedrag en subtotalen per jaar.

Maar als we nu toch bezig zijn, dan kunnen we dit overzicht nog wel wat aanpassen:

  1. sleep het Jaar naar het Kolomslabels-gebied
  2. sleep het veld Maand naar het Rijlabels-gebied
  3. sleep het veld Bedrag voor de tweede keer naar het Waardegebied
  4. klik op de 2e Som van Bedrag en wijzig bij Waardeveldinstellingen de Som in Gemiddeld
  5. sleep Waarden naar het Rijlabels-gebied

Dus door het simpel verslepen van velden kunnen we Excel snel diverse totalen en subtotalen laten bepalen.

Filter

De eerste alternatieve methode, die me invalt, is het gebruik van filters:

  1. selecteer een cel in het bronbestand
  2. kies in de menutab Gegevens in het blok Sorteren en filteren de optie Filter
  3. maak via de ‘vinkjes’ in de koppen de gewenste selectie
  4. selecteer alle overblijvende bedragen en onder in de statusbalk komt de som (en/of gemiddelde enzovoort) tevoorschijn

Zie het tabblad Filter in het Voorbeeldbestand; zoals daar te zien is trekken de functies SOM, GEMIDDELDE etc. zich niets aan van een filtering.
Dus dit is geen structurele oplossing.

SOM.ALS

Met behulp van ALS-formules kunnen wel subtotalen bepaald worden. In cel E3 in het tabblad Als van het Voorbeeldbestand staat de volgende formule: =SOM.ALS(B7:B206;E2;E7:E206)

Dit betekent, dat als er in het bereik B7:B206 de waarde uit cel E2 staat (in dit geval 2015) dan mag de overeenkomende waarde uit kolom E meegeteld worden.

Hetzelfde idee gaat op voor Aantal, Gemiddelde etc.

LET OP ook deze formules trekken zich niets aan van een mogelijke filtering van de brongegevens.

Wil je een iets complexer subtotaal (bijvoorbeeld van 1 jaar slechts het totaal van 1 maand) dan komt de volgende formule in beeld: =SOMMEN.ALS(E7:E206;B7:B206;E2;C7:C206;F2)

NB misschien wat verwarrend, maar de volgorde van de parameters is net wat anders; zie ook het artikel Tellen-met-voorwaarden.

Excel-tabel

De vorige ALS-formules werken nog makkelijker met een Excel-tabel (zie het tabblad AlsTabel in het Voorbeeldbestand):

  1. selecteer een cel in het bronbestand
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Tabel
  3. zorg dat het vinkje aanstaat bij kopregel en klik op OK

De formule om het subtotaal voor 2015/feb te bepalen wordt dan:

=SOMMEN.ALS(tblData[Bedrag];tblData[Jaar];JrSel;tblData[Maand];MndSel)

Hierbij hebben de invoercellen voor het jaar en de maand de namen JrSel, respectievelijk MndSel gekregen.

Ook hier geldt weer, dat filteren in de tabel geen invloed heeft op de formules (al zou het voorbeeld hierboven anders doen vermoeden; wijzig de filtering maar eens!).

Maar de Excel-tabel kent wel een totaliseer-optie, die rekening houdt met filtering:

  1. selecteer een cel in de Excel-tabel
  2. kies in de nieuwe menutab Hulpmiddelen voor tabellen/Ontwerpen  in het blok Opties voor tabelstijlen de optie Totaalrij.

In de cel in de onderste regel in de Bedrag-kolom komt nu automatisch de formule =SUBTOTAAL(109;[Bedrag]); het totaal van de gefilterde bedragen.

In de cel daarvoor is ‘handmatig’ de formule =SUBTOTAAL(101;[Bedrag]) geplaatst; deze zorgt voor het gemiddelde van de zichtbare bedragen (zie hierna voor de betekenis van de codes 109 en 101).

NB probeer het effect uit van de dubbele vinkjes in de onderste regel van de tabel.

SUBTOTAAL

De subtotaal-functionaliteit hoeft niet beperkt te blijven tot Excel-tabellen.
Nee, hebt u een database met gegevens dan kan Excel ook op de volgende manier een subtotalen-overzicht genereren:

  1. selecteer een cel in het bronbestand
  2. kies in de menutab Gegevens in het blok Overzicht de optie Subtotaal
  3. in het vervolgscherm kan worden aangegeven voor welk veld er subtotalen moeten komen (Bij iedere wijziging in), u kunt aangeven of u de som of gemiddelde wilt zien (of nog wat anders) en van welk veld u de som wilt zien.
  4. de drie onderste vinkjes spreken voor zich
  5. en klik op OK

Het resultaat is een brij van details en totalen (zie het tabblad Subtotaal in het Voorbeeldbestand).

LET OP Bij het gebruik van deze functionaliteit is het van groot belang, dat de bron-gegevens gesorteerd staan! En wel op de kolom, waarvan de subtotalen bepaald moeten worden.

In het tabblad SubTot2 zijn de gegevens eerste gesorteerd op Jaar en pas toen zijn op bovenstaande manier subtotalen bepaald.

Excel groepeert automatisch alle bij elkaar behorende regels; gebruik de + en – knoppen om meer of minder details te zien. Ook kun je gebruik maken van de cijfers linksboven (in dit geval 1, 2 en 3; er zijn drie niveau’s: totaal, subtotaal per jaar en detail).

NB als de sortering op meer dan 1 kolom is doorgevoerd dan kunnen ook op meerdere niveaus subtotalen worden bepaald. Als bijvoorbeeld binnen het jaar ook op de maand is gesorteerd, dan kunnen eerst subtotalen voor het maandniveau bepaald worden en daarna op jaar-niveau (vergeet niet het vinkje uit te zetten bij Huidige subtotalen vervangen!).

In cel E71 heeft Excel automatisch de formule =SUBTOTAAL(9;E3:E70) geplaatst. De formules voor de andere jaren zijn vergelijkbaar. Voor het totaal in E206 staat echter de formule =SUBTOTAAL(9;E3:E204).
Excel laat tussenliggende subtotalen dus automatisch buiten de berekening!

Ook kunnen meerdere soorten subtotalen onder elkaar geplaatst worden; zie het tabblad SubTot3 in het Voorbeeldbestand.

Ook nu is het zaak om niet te vergeten het vinkje weg te halen bij Huidige subtotalen vervangen.

SUBTOTAAL 2

Maar de functie Subtotaal kunt u ook zelf overal in een sheet plaatsen.
De functie kent in principe 2 parameters: de eerste (het functiegetal) geeft aan welke bewerking moet worden uitgevoerd (som, gemiddelde, aantal) en de tweede welk bereik bij de berekening moet worden meegenomen.
Excel kent 11 soorten berekeningen (zie het tabblad SubTot4a in het Voorbeeldbestand), waarvan het bepalen van het gemiddelde (functiegetal=1), aantal (functiegetal=2) en som (functiegetal=9) de meest gebruikte zijn.

Het functiegetal kan ook 100 groter gekozen worden; het verschil zit hem er in, dat in het tweede geval verborgen regels niet meetellen!

Bekijk op het tabblad SubTot4a het effect van het wijzigen van het functiegetal in regel 40.

Filteren op een of meerdere kolommen heeft op allebei de soorten functiegetallen hetzelfde effect: uitgefilterde waarden worden niet meegeteld.
Het groeperen van regels heeft voor de subtotalen hetzelfde resultaat als het verbergen van regels.
Bekijk het effect van de 3 bewerkingen (filteren, groeperen en verbergen) in het voorbeeld op het tabblad SubTot4b.

LET OP Blijkbaar is dit zo ingewikkeld dat Excel bij het aan- en uitzetten van bewerkingen af en toe de verkeerde resultaten oplevert!!

NB het groeperen van regels heeft verreweg de voorkeur boven het verbergen van regels. In het tweede geval komt het nogal eens voor dat je niet in de gaten hebt dat er regels ‘weg zijn’.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

 

 

Formules, Namen, Eigen functies



De grote kracht van Excel (en ieder ander spreadsheet-programma) is dat je gebruik kunt maken van allerlei formules. Of het nu berekeningen zijn of logische constructies (bijvoorbeeld met behulp van de ALS-functie) of combinaties hiervan: ieder spreadsheet wordt met formules ‘aan elkaar geknoopt’.

Bij de opbouw van formules is het zeer aan te raden om Namen te gebruiken in plaats van cel-verwijzingen als C4 of bereik-aanduidingen als F5:F20. De leesbaarheid van formules gaat daarmee met sprongen vooruit.

In dit artikel daarom (nogmaals) aandacht voor het maken en gebruik van Namen. Ook het opslaan van formules in een Naam komt aan bod. Maar ik zal ook laten zien dat het gebruik van Eigen functies (met behulp van VBA) veel flexibeler is.

Namen definieren

Een naam vastleggen in Excel kan op diverse manieren:

  1. de eerste is een rechtstreekse handmatige invoer (zie tabblad VB1 in het Voorbeeldbestand): selecteer een cel (in dit voorbeeld C2), klik in het Naamvak, links van de Formulebalk, en tik de gewenste naam in (hier dus Korting1) en druk op Enter.
    LET OP een naam mag geen spaties bevatten en geen celverwijzing voorstellen zoals A1 of EXP10. Het is ook af te raden om bestaande functienamen in te voeren (zoals Som); dit is voor Excel geen echt probleem maar voor de gebruiker van het spreadsheet kan het zeer verwarrend zijn.
    NB1 gebruikelijk is om op de plaats waar je een spatie zou willen zetten het _-teken te plaatsen (de underscore; bijvoorbeeld Korting_1) of het tweede gedeelte met een hoofdletter te laten beginnen (bijvoorbeeld KortPerc).
    NB2 worden er meerdere cellen tegelijkertijd geselecteerd, dan krijgt het totale bereik de ingevoerde naam; de afzonderlijke cellen hebben dan geen naam.
  2. plaats een omschrijving links of boven de cel die een naam moet krijgen.
    Selecteer de omschrijving en de betreffende cel (in het voorbeeld B2:C2) en kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Maken obv selectie.
    In het pop-up venster heeft Excel in dit geval al ‘gezien’ dat er links van de cel een omschrijving staat; deze zal als naam voor cel C2 worden gebruikt.
    NB1 als er spaties staan in de omschrijving dan vervangt Excel deze automatisch door een underscore.
    NB2 stelt de omschrijving een celverwijzing voor dan plaatst Excel een underscore achter de naam (Rij1 wordt dan Rij1_) .
    NB3 zijn er naast de omschrijving meerdere cellen geselecteerd dan krijgt het totale bereik van die cellen de tekst van de omschrijving als naam.
  3. selecteer de cel (of cellen) die een naam moet krijgen en kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Naam definiëren.
    Voer een naam en eventueel een opmerking in. Controleer of de verwijzing klopt.
    Het Bereik voor een naam staat standaard op Werkmap; de naam kan overal gebruikt worden. In dit geval is deze korting alleen maar geldig op het tabblad Vb1, dus moet het bereik daaraan aangepast worden.
    NB klik je op het ‘vinkje’ achter het Naamvak, dan zie je alle namen die voor dit tabblad geldig zijn (inclusief de namen die voor de hele werkmap gelden).
  4. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Namen beheren en klik op de button Nieuw

NB wanneer op een van deze manieren een naam wordt ingevoerd zal Excel de verwijzing standaard ´absoluut´ maken; zie de $-tekens.

Namen beheren

Wil je kijken welke namen er in het Excel-bestand worden gebruikt en/of deze aanpassen kies dan in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Namen beheren.

Hier is het mogelijk om een nieuwe naam toe te voegen of een bestaande te verwijderen.
Ook kan een naam bewerkt worden.

LET OP Bij bewerken kunnen de naam, opmerkingen en verwijzing aangepast worden, dus NIET het bereik. Wil je deze wijzigen dan moet je een nieuwe naam toevoegen met een ander bereik en de andere verwijderen.

Gebruik van Namen 1

In het tabblad Vb1 van het Voorbeeldbestand zijn netto-bedragen berekend met behulp van een zelf-gedefinieerde naam. In cel D7 staat de formule =C7*(1-Korting1).
Wanneer deze naar beneden gekopieerd wordt, wijzigt C7 automatisch in C8 etcetera. De korting is via de naam absoluut gedefinieerd en verwijst dus ook bij het kopiëren altijd naar cel C2.

Bij het invoeren van de formule laat Excel bij het intikken van de letters ko alle mogelijkheden zien, die voor dit tabblad gelden. De opties met ƒx zijn functies binnen Excel (standaard of eigen functies, zie hierna), de andere zijn namen.
Dubbelklik op de gewenste functie of naam of selecteer deze met de cursor en druk dan op de tab-toets.

Gebruik van Namen 2

Bij het definiëren van namen hoeft u zich niet te beperken tot cel-verwijzingen. Het is ook mogelijk om formules op te nemen.

Voor het tabblad Vb2 in het Voorbeeldbestand is voor de naam Kort2a als verwijzing de formule =1-Vb2!$C$2 ingevoerd. Dat houdt in dat de berekening van het netto-bedrag er dan iets anders kan uitzien:
het oorspronkelijke bedrag wordt vermenigvuldigd met Kort2a. Het mag duidelijk zijn dat vooral bij uitgebreide/complexe formules hierdoor het spreadsheet overzichtelijker blijft.

In kolom E staat een vergelijkbare formule, maar daar wordt gebruik gemaakt van Kort2b, die gedefinieerd is als =1-‘Vb2’!Korting2

LET OP wanneer binnen zo’n formule gebruik wordt gemaakt van een naam, die niet voor de hele werkmap geldig is, dan moet deze naam voorafgegaan worden door de naam van het tabblad, gevolgd door een !-teken. De aanhalingstekens zijn eigenlijk alleen maar nodig als de naam van het tabblad spaties bevat.

Gebruik van Namen 3

In het vorige voorbeeld is het kortingspercentage via een Naam omgezet in een kortingsfactor. Maar ook het netto-bedrag kan via zo’n constructie worden bepaald; zie het tabblad Vb3 in het Voorbeeldbestand.
Netto3a is gedefinieerd als
=’Vb3′!C7*(1-‘Vb3!Korting3)

LET OP C7 is relatief (zonder $-tekens) gedefinieerd. En dit geredeneerd vanuit cel D7. Dit betekent dat dezelfde naam Netto3a vanuit cel D8 verwijst naar cel C8. Selecteer maar eens een cel ergens in kolom D en kies dan Namen beheren. Of kies de optie Broncellen aanwijzen in het blok Formules controleren.

Maar wanneer we de naam Netto3a in een andere kolom plaatsen gaat het mis. Zie cel H21 in het tabblad Vb3. De naam Netto3a hanteert nu als bron de cellen uit kolom G.

Met de formule in Netto3b is dit opgelost: =’Vb3′!$C7*(1-!Korting3)
Dus de kolom is absoluut (altijd C), maar de rij relatief; zie cel H23.

NB de exacte locatie van de cel met de naam Korting3 is weggelaten; alleen het !-teken is voldoende. Een nadeel hiervan is dat Broncellen aanwijzen dan niet meer volledig is. In het Voorbeeldbestand is wel de naam van het tabblad opgenomen omdat Mac-gebruikers anders in de problemen komen.

In het tabblad Vb3 van het Voorbeeldbestand is nog een derde naam (Netto3c) opgenomen met als formule =’Vb3′!$C7:$C40*(1-!Korting3)

De werking is hetzelfde maar het voordeel is dat je nu het totaal van de netto-bedragen kunt bepalen met de formule =SOM(Netto3c). Deze formule moet wel ergens in rij 7 staan; zie het resultaat in de cellen H7 en H8.

LET OP Excel weet niet dat de inhoud van zo’n naam een formule is en zal het resultaat niet automatisch herbereken (bijvoorbeeld bij het wijzigen van het kortingspercentage). Daarom is de SOM nog aangevuld met +0*NU(); aangezien NU ieder moment van waarde verandert zal Excel de totale formule bij iedere wijziging van het spreadsheet wel opnieuw berekenen.

Gebruik van Namen 4

Wanneer gebruik wordt gemaakt van Excel-tabellen (en zoals we allemaal weten heeft dat grote voordelen) dan moet goed opgelet worden bij het definiëren van Namen.

In het tabblad Vb4 van het Voorbeeldbestand bestaat het systeem uit de tabel tblNetto. Binnen dat tabblad is de naam Netto4a gedefinieerd als =tblNetto[Bedrag]*(1-!Korting4)

De opzet van de formule is vergelijkbaar met de naam Netto3c. De werking is nu echter anders: in iedere rij komt nu hetzelfde resultaat, namelijk het nettobedrag dat hoort bij de eerste regel. De SOM-formule werkt wel goed en is nu onafhankelijk van de plaats.

Voor de juiste berekening in de tabel hebben we een andere naam nodig:
=’Vb4′!$C7*(1-!Korting4) of =tblNetto[@Bedrag]*(1-!Korting4)

NB de @ zorgt er voor dat met het bedrag in de betreffende regel wordt gerekend.

Eigen functie

Zoals hiervoor duidelijk mag zijn geworden kleven er aan het gebruik van formules in Namen wel nogal wat problemen of laten we zeggen aandachtspunten.
Wel is een voordeel van die systematiek dat beginnende gebruikers niet zomaar formules kunnen aanpassen.

Met een klein beetje VBA lossen we voorgaande aandachtspunten dat snel en vakkundig op:

  1. druk op Alt-F11 of kies de optie Visual Basic in het blok Programmacode van de menutab Ontwikkelaars
  2. zoek het betreffende project (in dit geval Formules.xlsm) en klik daarop
  3. als er nog geen Modules zijn, kies dan eerst Invoegen/Module
  4. dubbelklik op een module en plaats daar de volgende functie-definitie
    Function BerekenNetto(Bedr, KortPerc)
          BerekenNetto = Bedr * (1 – KortPerc)
    End Function
    De eigen functie BerekenNetto kent 2 parameters: een bedrag en een kortingspercentage. Het resultaat van de gewenste berekening wordt aan de functienaam gekoppeld.

In het tabblad Vb5 van het Voorbeeldbestand wordt deze eigen functie gebruikt. Omdat we binnen een Excel-tabel werken kunnen we weer naar de Bedrag-kolom wijzen (denk aan de @).

Maar de formule kan ook ergens anders in het tabblad staan, en wordt dan iets als =BerekenNetto(C7;Korting5)

Overzicht Namen

Zeker als er veel namen gebruikt worden in een Excel-systeem is het belangrijk om het systeem goed te documenteren.
Eén van de onderdelen van de documentatie moet een goede beschrijving van de verschillende Namen zijn (zie het tabblad Docu in het Voorbeeldbestand).

Gelukkig kunnen we een groot gedeelte automatisch laten genereren:

  1. selecteer een tabblad met één of meer geldige namen
  2. selecteer ergens een lege cel; zorg dat rechts en daaronder genoeg lege cellen zijn
  3. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Gebruiken in formule; in het vervolgscherm kiest u Namen plakken
  4. wanneer u dan op Lijst plakken klikt, wordt er een overzicht in het tabblad geplaatst
  5. kopieer de gegevens naar een documentatie-tabblad
  6. herhaal alle stappen voor ieder tabblad

NB alle namen die geldig zijn voor de hele werkmap komen dan meerdere keren voor; dus is er nog wat schoning vereist.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: