Tagarchief: Importeren

Power Query



Waarschijnlijk is deze toevoeging aan Excel de grootste sprong voorwaarts sinds de introductie van Draaitabellen.
De eerste versies zijn ongeveer 10 jaar geleden door Microsoft vrijgegeven als een gratis add-in; sinds Excel-versie 2016 is het standaard beschikbaar, maar dan onder de naam Ophalen en Transformeren.

Deze ‘nieuwe’ naam geeft ook goed aan, waar Power Query vooral voor bedoeld is: ondersteuning bij het binnenhalen van externe bestanden, inclusief het gestandaardiseerd aanpassen en verrijken van de gegevens. Met gestandaardiseerd bedoel ik, dat alle handelingen die verricht moeten worden om externe gegevens in Excel in te lezen, vastliggen in een geautomatiseerde procedure. En deze procedure wordt dan iedere keer (dag, maand, kwartaal) op precies dezelfde manier doorlopen zodat fouten, die bij handmatige acties nog wel eens willen voorkomen, worden vermeden.
Niet alleen leuk voor u, maar ook voor uw controller en interne en externe accountant!

In dit artikel komen de eerste grondbeginselen en de basis-werking van Power Query aan bod.

Extern bestand inlezen

In het Voorbeeldbestand (een zip-bestand; pak dit uit en plaats de 3 bestanden ergens op uw PC) zitten ook twee tekstbestanden (Serie1.txt en Serie2.txt). We gaan het eerste bestand met Power Query/Ophalen en transformeren (hierna altijd met PQ aangeduid) in Excel inlezen:

  1. kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en Transformeren de optie Nieuwe query
  2. kies in het vervolg-menu de optie Uit bestand en daarna Uit tekstbestand
  3. zoek het bestand Serie1.txt uit het Voorbeeldbestand op en kies Importeren

4. Excel interpreteert zo goed mogelijk de gegevens; hij ‘ziet’ welk scheidingsteken er is gebruikt etc.
De gegevens zien er goed uit, inclusief een kopregel, dus we kunnen deze gaan laden in Excel: kies het ‘vinkje’ naast Laden en kies de optie Laden naar …
5. zorg dat de button bij Tabel is geselecteerd en kies Laden

Het resultaat van de query komt automatisch in een Excel-tabel (in dit geval met de naam Serie1). Rechts in het scherm ziet u dat de query 15 rijen heeft binnengehaald (zie het tabblad Tekst in de werkmap PowerQuery.xlsx in het Voorbeeldbestand).

NB het overzicht is alleen maar zichtbaar als in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en transformeren de optie Query’s weergeven is aangeklikt.

Maar…
het zou mooier zijn, als de namen in Soort met een hoofdletter zouden beginnen en het resultaat op datum zou zijn gesorteerd. Dit kan natuurlijk makkelijk in Excel, maar we gaan er voor zorgen dat dit direct iedere keer bij het inlezen al gebeurt.

Extern bestand inlezen en transformeren

Op dezelfde manier als hiervoor gaan we Serie1.txt opnieuw inlezen maar vanaf stap 4 wordt het anders:

4. kies de optie Gegevens transformeren

5. in de Power Query-editor is te zien welke stappen in de procedure Excel al heeft uitgevoerd: een Bron gekozen, iets met de kopregel en een Type gewijzigd (voor details: klik op een van de stappen en kijk in de formulebalk van de editor).
NB Power Query gebruikt een eigen programmeertaal, M. In dit artikel gaan we daar verder niet op in; wel belangrijk om te weten is, dat deze programmeertaal hoofdlettergevoelig is.
We gaan een stap toevoegen, namelijk het sorteren op datum: klik op het vinkje naast Datum en kies de optie Oplopend sorteren.
Er komt dan een procedure-stap bij: Rijen gesorteerd.

6. nu moet Soort nog met een hoofdletter beginnen. Dit doen we door een nieuwe kolom toe te voegen.

‘Normaal’ zou je kiezen voor een Aangepaste kolom toevoegen, maar de programmeurs van Microsoft hebben een prachtige optie Kolom toevoegen vanuit voorbeelden bedacht: klik op de tabel-button links van de kolomnamen.
In de eerste regel staat (na de sortering) bij Soort de tekst een; in het invulveld onder de nieuwe kolomkop Kolom1 tikken we Een en drukken op Enter.
PQ snapt ons: alle andere soorten zijn nu ook omgezet! Zie ook bovenaan waar een nieuwe transformatie-regel is vermeld: Text.Proper([Soort]). Dus klik op OK.
7. wijzig de kolomkop in Srt door dubbelklikken
8. plaats de nieuwe kolom links van Bedrag (met de muis slepen)
9. verwijder de kolom Soort (rechts klikken op de kolomkop)
10. klik op het vinkje bij Sluiten en laden en kies de optie Sluiten en laden naar. Zorg dat de Tabel-button aan staat en dat de tabel op het bestaande werkblad naast het vorige resultaat komt te staan; klik dan op de button Laden.

NB1 wanneer het bron-bestand Serie1.txt opnieuw wordt aangeleverd (met nieuwe gegevens), dan is het voldoende om deze resultaat-tabel te vernieuwen (ergens in de tabel rechts klikken).

NB2 wanneer je in het Voorbeeldbestand Vernieuwen kiest, zul je een foutmelding krijgen: de directory-structuur op mijn PC ziet er natuurlijk anders uit dan bij u. Hoe je dit oplost, leg ik hieronder uit.

Bestaand bestand transformeren

Maar ik zie nu, dat de bedragen verkeerd worden aangeleverd: het decimale teken is weggelaten.

We gaan daarom het vorige resultaat aanpassen:

  1. klik ergens in de resultaat-tabel (die heeft van Excel de naam Serie1_2 gekregen)
  2. kies dan in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en transformeren de optie Uit tabel
  3. kies, net als hiervoor, de optie Kolom toevoegen vanuit voorbeelden
  4. in de eerste regel staat het bedrag 146; dit wordt dan 1,46 in de nieuwe kolom (en druk op Enter)
  5. Excel begrijpt ons nog niet; in de tweede regel tikken we 1,79 (en Enter)
  6. de transformatieregel wordt [Bedrag]/100. Precies wat we wilden! Klik op OK.
  7. kolomkop wijzigen in Bedr, de kolom Bedrag verwijderen en dan Sluiten en laden (zorg dat het resultaat naast de andere 2 komt te staan).

Bestaande query aanpassen

Hey, wat is er met de Datum gebeurd? Die heeft ineens ook een tijdaanduiding. Zo slim is Excel nu ook weer niet ūüėČ

  1. dubbelklik in het blok Werkmapquery’s op de laatste query (met de naam Serie1_2)
  2. klik op de kolomkop Datum
  3. kies dan in het blok Transformeren de optie Gegevenstype en wijzig dit in Datum
  4. ga terug via Sluiten en laden

Voor analyse-doeleinden is het handig om ook een kolom Jaar en Maand te hebben. In het vierde blok op het tabblad Tekst van het Voorbeeldbestand zijn deze kolommen toegevoegd (en ook de Dag).

Zelfde query, ander bestand of andere plaats

In het tabblad Tekst2 van het Voorbeeldbestand staat het resultaat van dezelfde query als hiervoor in de vierde tabel; deze haalt de gegevens uit Serie1.txt.

Wanneer u deze query vernieuwt (via rechtsklikken op het resultaat) zult u een foutmelding krijgen.

Dat is snel opgelost:

  1. dubbelklik op de betreffende query (deze heeft de vermelding De download is niet voltooid.)
  2. klik op Bron in de Toegepaste stappen
  3. wijzig in de formulebalk de naam achter File.Contents zodanig dat verwezen wordt naar de map op uw PC, waarin het Voorbeeldbestand is uitgepakt.
  4. ga terug via Sluiten en laden

LET OP rond de map- en de bestandsnaam moeten de aanhalingstekens blijven staan.

Dezelfde handelingen moet u uitvoeren wanneer u niet de gegevens van Serie1 wilt ophalen maar die van Serie2. Wijzig in de Bron de naam van het bestand en sluit de query-editor.

NB De omvang van de resultaat-tabel verandert automatisch met de grootte van het bronbestand.

Bestanden combineren

Hiervoor hebben we gezien hoe je een tekst-bestand geautomatiseerd kunt inlezen. Ook hoe je achter elkaar verschillende bestanden kunt binnenhalen.

Maar PQ kent een veel handiger manier om gelijksoortige bestanden in te lezen en wel naar één resultaat-tabel. Laten we dit eens gaan uitproberen met de 2 tekstbestanden uit het Voorbeeldbestand.

  1. kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en Transformeren de optie Nieuwe query
  2. kies in het vervolg-menu de optie Uit bestand en daarna Uit map
  3. kies via Bladeren de map met de 2 tekstbestanden en klik op OK
  4. klik in het vervolgscherm (met een overzicht van alle bestanden in de betreffende map) de button Gegevens transformeren.
  5. We willen alleen de tekstbestanden inlezen: kies het vinkje naast Extension en zorg dat alleen de extensie txt wordt gefilterd.
  6. kies de button Bestanden combineren naast Content
  7. in het vervolgscherm kiezen we OK (alle instellingen staan goed)
  8. maak twee nieuwe kolommen aan (via de optie Voorbeeld; zie hiervoor): Bron wordt de Source.Name zonder extensie en Bedr wordt Bedrag/100
  9. verwijder de kolommen Source.Name en Bedrag en verplaats de nieuwe kolom Bron naar voren. Maak een sortering: eerst op Bron en als tweede op de Datum. Kies daarna Sluiten en laden.

Door PQ worden enkele hulp-query’s aangemaakt. Deze worden intern door het systeem gebruikt voor het combineren van de bestanden.
Zie het tabblad TekstCombi in het Voorbeeldbestand voor het resultaat.

Wanneer er nu een derde serie gegevens wordt aangeleverd dan plaatst u dat tekstbestand in dezelfde directory en kiest u Vernieuwen van deze resultaat-tabel.

LET OP het combineren van bestanden kan natuurlijk alleen maar als ALLE bron-bestanden dezelfde structuur hebben. Het is dus zaak om intern in de organisatie goede afspraken te maken over aanlevering van bestanden.

Van internet naar Excel

Soms is het handig om gegevens van een internet-pagina over te halen naar Excel (zie ook het artikel Excel en het world-wide-web).

We zullen hier laten zien hoe je de dagkoersen van de AEX kunt binnenhalen.

LET OP1 Excel kan alleen gegevens, die in een tabelvorm op internet worden gepresenteerd, inlezen.

LET OP2 In Excel zal het AEX-overzicht altijd iets achter lopen in de tijd; door de makers van de website is dit als bescherming opgenomen.

  1. kies in de menutab Gegevens in het blok Ophalen en Transformeren de optie Nieuwe query
  2. kies in het vervolg-menu de optie Uit andere bronnen en daarna Van het web
  3. tik de gewenste URL in of kopieer die uit de adresregel van uw browser als u weet welke pagina u wilt binnenhalen; in dit geval www.beurs.nl/koersen/AEX en druk op OK.
  4. in de Navigator, die dan opent, blijkt dat we Table 0 moeten hebben. Kies Gegevens transformeren.
  5. nu kunt u nog kolommen verwijderen, verplaatsen en andere gewenste aanpassingen doorvoeren
  6. kies Sluiten en Laden naar en plaats het overzicht op een nieuw werkblad (zie het tabblad AEX in het Voorbeeldbestand).

Het is wel handig als deze tabel zich automatisch vernieuwt:
klik in de menutab Gegevens in het blok Verbindingen op het vinkje bij Alles vernieuwen.
Kies de optie Eigenschappen van verbinding.
Zorg dat de optie Vernieuwen om de 1 minuten is aangevinkt.
Klik op OK.

De tabel kan wel wat opmaak gebruiken:

  1. voeg tijdens de transformatie in PQ een kolom StDal toe; probeer het uit via enkele voorbeelden. De formulebalk moet de volgende formule bevatten:
    = Table.AddColumn(#”Type gewijzigd”, “StDal”, each if [#”+/-“] > 0 then 1 else if [#”+/-“] = 0 then 0 else -1, Int64.Type)
  2. geef de nieuwe kolom in Excel een mooie Voorwaardelijke opmaak
  3. zorg via opmaak dat alle getallen de juiste opmaak en het gewenste aantal decimalen krijgen.

Het resultaat staat in het tabblad AEX2 van het Voorbeeldbestand:


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:


Excel en het World-Wide-Web

Nee, dit is geen aankondiging van een nieuwe thriller, die ik geschreven zou hebben (dat laat ik aan een buurman over: zie glengoutstap.nl); in dit artikel wil ik laten zien welke mogelijkheden er zijn om Excel en het internet (www, world-wide-web) met elkaar te verbinden.

Het gaat dan wel om een eenzijdige verbintenis: hoe kunnen we met Excel op een makkelijke (?) manier informatie aan het internet onttrekken.

Methode 1

De meest gebruikte methode is:

  1. zoek op internet de pagina met gegevens, waar je iets mee wilt gaan doen in Excel
  2. selecteer met de muis de betreffende data
  3. kies Kopi√ęren
  4. ga naar Excel en kies Plakken

Voor eenmalige acties is hier niets mis mee; dit is dan zeker effici√ęnt en effectief. Maar wordt het een dagelijkse handeling om bijvoorbeeld koersgegevens op te halen, dan kan dat ook anders.

Methode 2

behr.nlVoor onderzoek naar koersverloop van indexen en bedrijven kom ik regelmatig op de site www.behr.nl; niet voor privé-gebruik ;-).
Daar kun je onder andere historische dagkoersen ophalen.
Even zoeken, maar via de URL www.behr.nl/Beurs/Slotkoersen/.a/aegon zijn de dagkoersen van Aegon te vinden.

Behr.nlBehr levert als resultaat een pagina met datums en de daarbij behorende koersen. Geen verdere poespas daar omheen; dus zeker ook geschikt voor een snelle kopieer- en plak-actie.

Maar heb je dit overzicht vaker nodig dan gaat we dat slimmer aanpakken:

  1. zorg in Excel, dat er een nieuwe werkmap geopend klaar staat (bijvoorbeeld door Ctrl-N te drukken)
  2. Webkies binnen de menutab Gegevens in het blok Ext. geg. ophalen (ofwel Externe gegevens ophalen) de optie Van web
  3. WebEr opent zich een nieuw scherm; op de adresregel moet de hierboven genoemde URL ingevoerd worden.
  4. klik op de button Ga naar
  5. de betreffende internet-pagina wordt opgehaald en onder de adresregel weergegeven. Alle blokken die op die pagina als een tabel zijn opgemaakt hebben een tekentje Web gekregen. Door daar op te klikken kan aangegeven worden of dat betreffende blok wel of niet moet worden opgehaald. In dit geval klikken we alleen op het 2e pijltje; dat wordt dan een groen vinkje.
  6. kies dan onderaan het webquery-scherm de optie Importeren
  7. nog even aangeven waar de gegevens moeten komen en klaar: de data staan nu in Excel om verder verwerkt te worden.
  8. sla het bestand op met de naam Aegon.xlsx.

Moet de lijst morgen (of volgende week, volgende maand) geupdate worden:

  1.  open het bestand Aegon.xlsx
  2. klik met de muis rechts op één van de gevulde cellen en kies de onderste optie Vernieuwen

In het Voorbeeldbestand staat op het tabblad Aegon deze web-query. Daar kan die dus ook bijgewerkt worden.

LET OP de koppeling tussen Excel en internet is gebaseerd op het gebruik van tabellen op web-pagina¬īs.
Door de implementatie van nieuwere technieken bij de ontwikkeling van web-pagina’s komt het steeds vaker voor, dat Excel geen gegevens of veel teveel gegevens gaat ophalen. Aandachtspuntje voor Bill Gates!

Gegevens ‘knippen’

Helaas zijn de data, die op deze manier bij Behr.nl worden opgehaald, niet direct bruikbaar:¬† op iedere rij staat de datum en de koers in dezelfde cel (gescheiden door een :-teken), de datum-notatie ‘ziet er niet uit’ en de decimalen in de koers worden vooraf gegaan door een punt ipv een komma.
In het tabblad Heineken in het Voorbeeldbestand zijn daarom 2 kolommen toegevoegd, die ons het omzetten uit handen nemen: in de eerste kolom wordt mbv de functie DATUM een echte datum gecre√ęerd:

=DATUM(“20″&LINKS(B2;2);DEEL(B2;3;2);DEEL(B2;5;2))

PS1 de 2 meest linkse posities van cel B2 geven het jaar weer, het gedeelte vanaf positie 3 en 2 lang (dus positie 3 en 4) vormt de maand en de posities 5 en 6 vormen de dag.
PS2 aangezien Behr geen eeuw-aanduiding gebruikt ‘plakken’ we zelf er 20 voor, anders gaat Excel met datums uit de 20e eeuw werken.

De koers bepalen we op de volgende manier:

=WAARDE(SUBSTITUEREN(RECHTS(B2;LENGTE(B2)-7);”.”;”,”))

We nemen van B2 het rechtse gedeelte (we laten 7 tekens weg: de datum en het :-teken) en¬†substitueren de punt door een komma. Omdat Excel dan ‘denkt’, dat dit een tekst oplevert, moeten we de waarde daarvan nemen.

Gegevens opmaken

In het Voorbeeldbestand worden ook de koersen van KPN opgehaald (op het tabblad KPN, dus).
Deze pagina is verder opgemaakt met kaders etc. Zorg er voor, dat bij het Vernieuwen deze opmaak niet wordt overschreven: klik rechts op √©√©n van de cellen uit de web-query (dus niet de hulp-kolommen) en kies de optie Eigenschappen van gegevensbereik …
Zorg dat Celopmaak behouden staat aangevinkt.
Experimenteer met de diverse opties in dit keuzescherm.

AEX

Het verloop van de AEX-index (en de aandelen, die daar onderdeel van uitmaken) zijn te vinden op www.beurs.nl/koersen/aex/p1.

Helaas is dit ook zo’n site met veel ‘ballast’ rond de cijfers: zie het tabblad AEX in het Voorbeeldbestand. Pas op regel 139 komen de data, waar we naar op zoek zijn.

Nog enkele opmerkingen bij dit tabblad:

  1. na het invoeren van het adres in de web-query komt er een Script-foutmelding: op Ja klikken
  2. Webtijdens het bewerken van de Webquery is via de button Opties… de opmaak ingesteld op HTML-indeling. Een groot gedeelte van de internet-opmaak en -mogelijkheden blijft dan gehandhaafd.
  3. WebDaarnaast is via Eigenschappen van gegevensbereik … ingesteld dat iedere minuut de pagina wordt geactualiseerd.

NB1 hoewel de site beurs.nl de koersen echt real-time laat zien, is dat op deze manier niet het geval. Een vertraging van 20-30 minuten is normaal.

NB2 ’s avonds zullen de koersen niet meer veranderen; de AEX sluit om 17:30 uur (en gaat om 9 uur weer van start).

Opmaak AEX

WebIn het tabblad AEX2 is een mooier overzicht van de AEX-koersen te vinden.  Met behulp van de functie VERT.ZOEKEN worden de gegevens uit het tabblad AEX opgehaald (en nu maar hopen dat de lay-out van de site en dus van het tabblad AEX niet verandert!).
Door gebruik te maken van voorwaardelijke opmaak is snel te zien welke koersen veel of weinig zijn gestegen of gedaald ten opzichte van de slotkoers van de vorige dag (de grens, waarbij een regel groen of rood wordt, is in cel C2 aan te passen).

NB bij het Vert.Zoeken wordt gebruik gemaakt van de functie KOLOM. Deze retourneert het kolomnummer van de cel, die als parameter wordt meegegeven. Geef je geen parameter mee dan geeft de functie de kolom terug van de cel waar de functie in staat.
Op deze manier is het mogelijk om de formule in cel C5 door te kopi√ęren naar het hele gebied zonder dat er nog aanpassingen nodig zijn. Let ook op de notatie van de Zoekwaarde ($B5; de verwijzing is dus half absoluut en half relatief).

Wandelingen op Veldkruus.nl

In het Voorbeeldbestand wordt op het tabblad Veldkruus het totaal-overzicht van de wandel- en fiets-tochten van de website Veldkruus.nl opgehaald.
Duidelijk is te zien, dat ‘harde returns’ in teksten in Excel als nieuwe regels tevoorschijn komen; voor een snelle verwerking van de gegevens (bijvoorbeeld sorteren op lengte) wordt het er dan niet makkelijker op.

NB even reclame maken voor een andere hobby van mij: met enkele ex-collega’s proberen we de veldkruisen, kapelletjes etcetera in Zuid-Limburg in kaart te brengen. Om het nog aantrekkelijker te maken zetten we ook ‘kruis-tochten’ langs deze objecten uit: zie Veldkruus.nl.

Dynamische web-query’s

Een groot nadeel van de hiervoor geschilderde koppeling tussen Excel en het Web is, dat de query een statisch karakter heeft: heb je een mooi overzicht van Heineken gemaakt en je wilt dezelfde gegevens van Starbucks zien, dan moet je alles opnieuw uitvoeren.

Gelukkig kunnen we de query met wat kunstgrepen dynamischer maken. Aan de hand van de slotkoersen van Behr.nl gaan we dit uitwerken. Het begin is hetzelfde als hierboven al aangegeven:

  1. zorg in Excel, dat er een nieuwe werkmap geopend klaar staat (bijvoorbeeld door Ctrl-N te drukken)
  2. kies binnen de menutab Gegevens in het blok Ext. geg. ophalen de optie Van web
  3. in het ‘Nieuwe web-query’-scherm voeren we op de adresregel de URL www.behr.nl/Beurs/Slotkoersen/.a/aegon in.
  4. klik op de button Ga naar
  5. de betreffende internet-pagina wordt opgehaald en onder de adresregel weergegeven. Alle blokken die op die pagina als een tabel zijn opgemaakt hebben een tekentje Web gekregen. In dit geval alleen op het 2e pijltje klikken.

In plaats van importeren, slaan we deze query op. Rechts boven (naast Opties…) zit daarvoor een button Web9. Sla de query op met de naam Slotkoersen.iqy , bijvoorbeeld op het Bureaublad. Kies daarna Annuleren.

Web10Nu gaan we dat bestand, Slotkoersen.iqy, openen met een simpele tekstverwerker (in het voorbeeld met Kladblok; in de Verkenner rechtsklikken op het bestand).
Iedere web-query moet met de eerste 2 regels beginnen; de 3e regel herkennen we natuurlijk direct: dat is onze URL.
Dan een lege regel; gevolgd door de mogelijke instellingen voor web-query’s.

We passen de derde regel aan: op de plaats waar nu hard staat wat gezocht moet gaan worden (in dit geval ‘.a/aegon’) komt een parameter Fonds:

http://www.behr.nl/Beurs/Slotkoersen/[“Fonds”, “Geef codering van fonds (incl. letterindeling zoals ‘.k/kpn’)”]

LET OP de plaats van de [‘s, aanhalingstekens en de komma zijn wezenlijk

Sluit Kladblok en sla de query onder dezelfde naam op en dubbelklik op de bestandsnaam.
Excel zal opstarten en vraagt naar een code voor het fonds (zoals we hiervoor in de iqy bij de parameter hebben ingevoerd) en laat daarna de betreffende gegevens zien.
Klik rechts op een cel en kies Vernieuwen: dezelfde vraag komt weer en nu heb je de mogelijkheid om een ander fonds op te halen.
Zie ook het tabblad Behr1 in het Voorbeeldbestand.

Web11Het kan nog mooier:

  1. dubbelklik op Slotkoersen.iqy
  2. geef een code op: bijvoorbeeld .h/heineken
  3. tik dan in cel B1 in: .a/aegon
  4. rechtsklik op een cel van de web-query en kies Vernieuwen
  5. in plaats van een code tikken we nu in =b1 en zetten de 2 vinkjes aan
  6. tik in cel B1 een andere code: .s/Starbucks en de gegevens worden automatisch opgehaald!

In het tabblad Behr2 van het Voorbeeldbestand is dit nog iets verder uitgewerkt met behulp van Gegevens-validatie.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: