Tagarchief: Top-10

Kindernamen ofwel Sorteren in draaitabel



Kindernamen

Bij een analyse van de populariteit van diverse kindernamen gebruikte ik (uiteraard) draaitabellen. Bij het sorteren realiseerde ik me weer dat daar bij een draaitabel wel wat haken en ogen aan zitten, maar dat deze optie ook extra mogelijkheden biedt.
Een mooie aanleiding voor een nieuw artikel.

Brongegevens

Gelukkig hoeven we voor een overzicht van namen, die in de loop van de jaren aan kinderen zijn gegeven, niet zelf op onderzoek uit; al jaren publiceert het SVB deze.
Op de website svbkindernamen.nl kunnen we de namen van de laatste 5 jaar terugvinden.

NB om te vermijden dat namen naar personen kunnen worden herleid, publiceert het SVB namen, die minder dan 25 keer voorkomen, niet.

Met wat kopiëren en plakken kunnen we de overzichten van de site snel overhevelen naar Excel.
Het tabblad Data van het Voorbeeldbestand bevat alle namen van de laatste 5 jaar met het aantal keren dat ze toegekend zijn en de rangorde in het betreffende jaar; de gegevens zijn aangevuld met 2 extra kolommen: het jaar en of het een jongens- of meisjesnaam is.

De gegevens staan in een Excel-tabel tblData. Zoals te zien is, zijn nog enkele hulpkolommen en -cellen toegevoegd:

  1. in cel C3 (met de naam MaxJr) wordt het hoogste jaar opgehaald.
    Tik in cel C3 in: =max( en wijs dan met de muis de bovenrand van cel B6 aan (het muisteken wordt een pijltje naar beneden) en geef een muisklik. Excel vult zelf de formule aan: =max(tblData[Jaar]
    Druk op Enter.
  2. op een vergelijkbare manier bevat cel C4 (met de naam MinJr) het laagste jaar
  3. in de nieuwe kolom Lengte wordt het aantal letters van de naam bepaald:
    =LENGTE([@Voornaam])
    De functie Lengte berekent hier de lengte van de naam in de kolom Voornaam in deze tabel (aangeduid door de rechte haken) en wel de cel in de overeenkomende rij (aangeduid door de @).
    NB je hoeft dit soort notaties niet te onthouden; klik bij het invoeren van de formule op de gewenste cel en Excel vult alles automatisch in.
  4. de beginletter van de naam vinden we met de volgende formule:
    =LINKS([@Voornaam])
    Om te zorgen dat Ömer ook onder de O komt is de gebruikte formule iets uitgebreid:
    =ALS(LINKS([@Voornaam])=”Ö”; “O”;LINKS([@Voornaam]))
  5. in de kolom daarnaast bepalen we of de naam vaker voorkomt dan het jaar daarvoor:
    =ALS([@Jaar]=MinJr;”-“;
         ALS([@Aantal] >
              SOMMEN.ALS([Aantal];
                   [Jaar];[@Jaar]-1;[JM];[@JM];[Voornaam];[@Voornaam]
              );
         “J”;”N”))
    De eerste Als zorgt er voor, dat als het om een naam uit het eerste jaar gaat (MinJr), de aanduiding een streepje wordt (we weten niet of die in populariteit gestegen is of gedaald).
    Anders: als het Aantal uit de betreffende regel groter is dan ‘iets anders’ dan wordt het resultaat gelijk aan J, anders N.
    Maar wat is dat ‘iets anders’? Met de functie Sommen.als tellen we alle (geen @) gegevens op uit de kolom Aantal, die voldoen aan de voorwaardes daarna: het Jaar moet gelijk zijn aan het jaar uit de huidige regel minus 1, de code JM moet gelijk zijn aan die uit de huidige regel én de Voornaam moet overeenkomen.
    NB als de bron-data consistent zijn dan levert deze exercitie maar 1 resultaat op: het aantal keren dat de naam een vorig jaar voorkwam.
  6. om straks te kunnen zien of een naam in de loop van de jaren alleen maar populairder wordt ziet u nog een kolom SteedsStijgend met de formule:
    =AANTALLEN.ALS(
         [JM];[@JM];
         [Voornaam];[@Voornaam];
         [StijgendJN];”J”
         )
         =MaxJr – MinJr
    Op een vergelijkbare manier als hiervoor met Sommen.als bepalen we met behulp van Aantallen.als eerst het aantal keren dat bij een naam de codering StijgendJN gelijk is aan J.
    Daarna vergelijken we of dit aantal gelijk is aan MaxJr minus MinJr; als dat zo is, dan wordt het resultaat WAAR, anders ONWAAR.
    NB door het gebruik van de cellen MaxJr en MinJr hoeft er aan ons ‘analyse-systeem’ niets meer gewijzigd te worden wanneer er gegevens van andere jaren worden toegevoegd.

Jaar-overzicht

Allereerst maken we een overzicht van totalen per jaar (zie het tabblad JrOverz# van het Voorbeeldbestand).
De eerste conclusie zou kunnen zijn, dat er per jaar ruim 110.000 kinderen worden geboren en dat er blijkbaar per jaar meer jongens bij komen dan meisjes.

Deze getallen toch maar eens checken. Via Statline van het CBS zien we dat het aantal geboren kinderen in deze jaren ongeveer 170.000 is geweest en dat er ongeveer 5% meer jongens dan meisjes worden geboren:

NB wereldwijd worden er zelfs 7% meer jongens dan meisjes geboren. Volgens diverse bronnen zou uit onderzoek blijken, dat vrouwelijke embryo’s een net iets grotere kans hebben om te overlijden in de buik. Bij de bevruchting zou de verhouding wel degelijk 50/50 zijn.

Dat de totalen in het SVB-overzicht lager zijn is te wijten aan het uitsluiten van namen die minder dan 25 keer per jaar voorkomen. De verhouding jongens-meisjes volgens het SVB ligt nog verder scheef; blijkbaar worden voor meisjes vaker dan voor jongens originele namen bedacht!

Wanneer we dit overzicht beperken door de beginletter van de naam als filter te gebruiken, kunnen we diverse opvallende ontdekkingen doen.
Bijvoorbeeld: er zijn 3x zoveel meer jongens- dan meisjesnamen met een B in gebruik (tenminste namen die vaker dan 25 keer voor komen). Wanneer we daar de aantallen voor corrigeren, dan is de verhouding jongens t.o.v. meisjes binnen deze categorie iets groter dan over de hele populatie.

Bij deze draaitabel is de sortering nog rechttoe rechtaan: bij het aanmaken van de draaitabel heeft Excel de rijen en kolommen oplopend gesorteerd. Wil je de sortering anders hebben:

  • klik op een rij- of kolomnaam
  • klik op de menutab Gegevens
  • klik op of
  • of klik rechts op een rij- of kolomnaam en kies binnen de menu-optie Sorteren de gewenste volgorde:

Top-10

Laten we eens een Top-10 maken (zie ook het artikel Top-5):

  1. klik ergens in het tabblad Data van het Voorbeeldbestand op een cel in de tabel tblData
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel en klik op OK
  3. plaats het Jaar in de Kolommen, Voornaam in de Rijen en Aantal en Populariteit in het Waarden-gebied

  1. klik rechts op één van de voornamen in de draaitabel en kies de optie Filteren en daarna de optie Top-tien.
    Zorg dat de volgende instelling is geselecteerd en sluit af via OK:
  2. de namen staan nu nog in alfabetische volgorde; we willen ze natuurlijk van hoog naar laag van het aantal keren dat ze gebruikt zijn:
    klik rechts op één van de voornamen in de draaitabel en kies de optie Sorteren en daarna Meer sorteeropties. Vul het vervolgscherm als volgt in en klik op OK:

Om een top-10 van jongens óf meisjes en/of andere deelselecties te maken zijn in het tabblad Top10 van het Voorbeeldbestand de velden JM, BegLetter en Lengte in het Filters-gebied geplaatst:

In het overzicht dat we op deze manier hebben gemaakt, staan de namen in de volgorde van het Eindtotaal. Wil je bijvoorbeeld de volgorde van 2019 zien, doe dan het volgende:

  1. klik rechts op één van de voornamen en kies de opties Sorteren en dan Meer sorteeropties
  2. kies op het vervolgscherm Meer opties
  3. vul het volgende scherm als volgt in:

LET OP op deze manier is de sortering wel aan te passen aan het gewenste jaar. De namen van de top-10 veranderen daardoor niet. De filtering wordt door Excel altijd op basis van het Eindtotaal gemaakt.

Top-10 per jaar

Een echte top-10 per jaar kunnen we alleen maken door ook het Jaar in het Filters-gebied van de draaitabel te plaatsen.

Zie het tabblad JrTop10 van het Voorbeeldbestand.

Wat opvalt: korte, krachtige namen zijn erg in trek!

Tendens over de jaren

Bij een ‘analyse’ mag een verloop in de tijd niet ontbreken (zie het tabblad JrTendens in het Voorbeeldbestand):

  1. maak een draaitabel op basis van de brongegevens
  2. plaats het Jaar in de Kolommen, de Voornaam in de Rijen en 2x het Aantal in het Waarden-gebied
  3. om een deelselectie te kunnen maken plaatsen we JM, BegLetter en Lengte in het Filters-gebied
  4. klik rechts op een van de getallen in de eerste Aantal-kolom, pas de naam aan (StDal)
  5. kies Waarden weergeven als en vul het vervolgscherm in:

Wanneer we nu het overzicht voor jongens maken, valt direct een vreemde sortering van de namen op.

Alle namen staan netjes alfabetisch op de eerste 2 na!
De reden daarvoor zag ik zo gauw niet, tot ik me ineens realiseerde dat Excel Jan en Sep waarschijnlijk als maandaanduiding ziet. Wat blijkt: Excel gaat bij een sortering in een draaitabel niet zonder meer uit van een standaard ‘alfabetische’ sortering maar gaat ook op zoek naar Aangepaste lijsten (zie Doorvoeren en sorteren). Als er gegevens zijn die aan een Aangepaste lijst voldoen, dan worden deze gegevens eerst gesorteerd, daarna komen de anderen in alfabetische volgorde.

Als je het probleem onderkent, is de oplossing vaak dichtbij.
Bij een sortering buiten een draaitabel kun je op de grote button Sorteren klikken en krijg je een vervolgscherm waarin je kunt aangeven op welke manier er gesorteerd moet worden:

Standaard staat de sortering op A-Z, maar die kun je wijzigen. Waaronder de optie om een Aangepaste lijst te gebruiken.
Bij een draaitabel werkt dit echter niet. Via de volgende weg kun je dit oplossen:

  1. klik rechts op een van de namen en kies de optie Sorteren en dan Meer sorteeropties
  2. klik op de button Meer opties
  3. zet de optie Automatisch sorteren in het vervolgscherm uit en kies als Sorteervolgorde: Geen berekening

    Bij Sorteervolgorde zit nu de optie verstopt of je wel of niet een Aangepaste lijst wilt gebruiken!

NB aan het veld StDal is een Voorwaardelijke opmaak toegevoegd, zodat de tendens in de loop van de jaren sneller duidelijk is.

Steeds populairdere namen

Wanneer we een overzicht willen hebben van alle namen die in de loop der jaren steeds populairder worden, maken we een draaitabel waaraan we als filter ook het veld SteedsStijgend toevoegen (zie het tabblad JrStijgend van het Voorbeeldbestand).

De naam Fos zal in 2015 ook wel zijn voorgekomen, maar het aantal zal lager dan 25 zijn geweest; door het SVB worden die in het kader van de privacy weggelaten.

Selectie

Ben je op zoek naar een handig hulpmiddel om een naam te vinden voor een kind (populair of juist niet, beginnend met een bepaalde letter, een korte of lange naam)?
Het tabblad Selectie van het Voorbeeldbestand bevat een draaitabel met slicers waarmee een keuze maken heel eenvoudig is (?):

NB de inhoud van de slicers past zich automatisch aan aan keuzes die in andere slicers zijn gemaakt. Door als beginletter G te kiezen bij de jongens zijn er alleen nog namen met 4 tot 8 letters over.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd?


Top-5; verschillende methodes



Het komt regelmatig voor, dat je een ranking wilt aanbrengen in je gegevens: welke producten verkopen het beste, in welke maanden hebben we het beste resultaat gehaald, bij welke productiestraten is het minste uitval.
In dit artikel zal ik diverse methoden de revue laten passeren, waarmee dat mogelijk is, met hun voor- en nadelen. Het maakt dan niet uit of het over de beste 3 gaat, de hoogste 5 scores of de slechtste 10.

Methode 1: easy does it!

Stel je hebt een overzicht van verkochte aantallen per maand en je wilt weten welke maand het beste is geweest?

Sorteer op Aantal en je bent klaar!

Voordeel: heel snel resultaat.

Deze methode kent echter een paar nadelen:

  1. je past op deze manier de bron-gegevens aan en dat druist in tegen regel 1 van goed Excel-gebruik.
  2. wijzigen de gegevens of komen er maanden bij, dan moet de sortering opnieuw worden doorgevoerd
  3. resultaten moeten ‘met de hand’ overgenomen worden in een rapportage

Methode 2:  maak een grafiek

In het tabblad Top5 van het Voorbeeldbestand zijn de gegevens uitgezet in een grafiek; ik heb als type een Spreidingsgrafiek gekozen, zodat de datums op een juiste tijdschaal op de as worden weergegeven en niet ‘gewoon’ achter elkaar (wijzig de laatste datum maar eens in 1-12-18).
Ga met de muis naar de hoogste waarde en Excel zal de onderliggende gegevens van het punt van de grafiek laten zien.

Voordeel: snel resultaat, waarbij goed is te zien waar de hoogste (of laagste) resultaten zitten, wat (globaal) de verschillen zijn en of er veel vergelijkbare resultaten zijn. In het voorbeeld zijn er zes  resultaten boven de 15 en nog drie anderen er vlak bij; of een top-3 (of top-5) hier veel zegt?

Nadeel: resultaten moeten ‘met de hand’ opgezocht en overgenomen worden in een rapportage.

NB wil je kijken wat er met de grafiek gebeurt als je andere brongegevens hebt, kopieer dan de cellen uit kolom D en plak ze ‘hard’ in kolom C (via Plakken speciaal/Waarden).
In de kolom Random worden door Excel telkens nieuwe data gegenereerd mbv de formule: =ASELECTTUSSEN(1;2000)/100 ofwel een willekurig getal tussen 1 en 2000 (inclusief grenzen) en deel dat door 100, zodat een getal tussen 1 en 20 (met maximaal 2 decimalen) ontstaat.

Methode 3: gebruik een Draaitabel

  1. selecteer een willekeurige cel in de brondata; deze zijn vastgelegd in de vorm van een Excel-tabel met de naam tblData. Hoe dat moet en wat de voordelen zijn: kijk op 10 voordelen van tabellen en Tabellen (deel 2).
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel en klik op het tussenscherm op OK.
  3. sleep in Lijst met draaitabelvelden het veld Maand naar Rijlabels en het veld Aantal naar het Waardegebied
  4. klik rechts op één van de getallen in de tweede kolom en kies de optie Sorteren en dan Sorteren van hoog naar laag
  5. bijna klaar; Excel laat nu nog alle maanden zien, maar we willen alleen maar de beste 5 resultaten: klik rechts op één van de maanden, kies Filteren en dan de optie Top-tien.
    Zorg dat in het tweede veld in plaats van de standaard 10 een 5 komt, de rest is OK.

Bekijk het resultaat in het tabblad Top5 van het Voorbeeldbestand.

Voordeel: de resultaat-tabel kan zo in een standaard-rapportage worden overgenomen.

Nadeel: wijzigen de gegevens of komen er nieuwe maanden bij? Vergeet niet de draaitabel te Vernieuwen (door ergens in de tabel rechts te klikken).

NB1 doordat de gegevens in een Excel-tabel zijn vastgelegd, ‘weet’ Excel wanneer er nieuwe regels zijn toegevoegd, dus de bron van de draaitabel hoeft niet meer aangepast te worden.

NB2 het Top-10-filter kan ook ingesteld worden door op het blokje achter Maand te klikken. De Top-10 vindt u dan onder Waardefilters.

NB3 wilt u niet de 5 bovenste gegevens maar de onderste, wijzig dan Top in Onder.

Optie 2 van het Top-10-filter

Dit Top-10-filter kent nog 2 andere opties. Wanneer u in plaats van Items kiest voor Procent dan zal Excel die maanden laten zien, die er samen voor zorgen, dat het ingestelde percentage minimaal wordt bereikt.

20% van 239,72 (het totaal Aantal uit het tabblad Top5 van het Voorbeeldbestand) is 47,944, dus aug-17 is nog nodig om dit Totaal te bereiken.

Optie 3 van het Top-10-filter

De derde mogelijkheid is om een harde grens meet te geven; in dit voorbeeld willen we die maanden zien die samen minimaal 100 opleveren.

Methode 4: gebruik de functie GROOTSTE

De functie GROOTSTE kent 2 parameters:
* de Matrix (bereik), waarin het grootste getal moet worden gezocht
* K,  het volgnummer; wil je de grootste waarde dan is K=1, wil je de één na grootste dan is K=2 etc.

Dus de formule in cel K5
=GROOTSTE(tblData[Aantal];I5)
haalt uit de kolom Aantal van de tabel tblData het grootste getal op (cel I5 is gelijk aan 1).

Deze formule is naar beneden gekopieerd; zie het tabblad Top5 in het Voorbeeldbestand.

Nu moet nog kolom J met de bijbehorende maand gevuld worden. In cel J5 staat daartoe de volgende formule:
=INDEX(tblData[Maand];VERGELIJKEN(K5;tblData[Aantal];0))
De functie Index zoekt in de kolom Maand van de tabel tblData die rij op, die overeenkomt met het resultaat van de functie Vergelijken; deze functie beoordeelt op welke positie de inhoud van cel K5 staat in de kolom Aantal van de tabel tblData. De 0 geeft aan dat er een exacte match moet zijn (zie ook Alternatief voor vert.zoeken en Zoeken: Index en Vergelijken).

Voordelen: de resultaat-tabel kan zo in een standaard-rapportage worden overgenomen en de tabel past zich automatisch aan aan wijzigingen in de brongegevens en hoeft dus niet vernieuwd te worden zoals bij een draaitabel.

Nadelen: ‘ingewikkelde’ formules nodig en methode werkt niet altijd goed als getallen in de kolom Aantal gelijk  zijn.

NB1 de resultaten van de GROOTSTE-tabel kunnen toegevoegd worden aan de grafiek.

NB2 wilt u niet de top-gegevens achterhalen maar de onderste, gebruik dan de functie KLEINSTE.

Methode 4: gebruik de functie GROOTSTE (bis)

Op het tabblad Top5_2 van het Voorbeeldbestand staat een nieuw databestand, waarin ook dubbele aantallen voorkomen.

Maken we hierop een draaitabel met een Top-5, dan lost Excel het probleem voor ons simpel op: hij maakt automatisch een Top-6!

 

Er is natuurlijk wel een oplossing om het tweede nadeel van de vorige methode op te vangen.
Het opzoeken van het grootste aantal (en de één na grootste etc) is ook hier niet het probleem (zie kolom J), maar wel het opzoeken van de daarbij behorende maand (het Aantal 16 kan horen bij jun-16, okt-16 en jun-17).

Ieder resultaat van de functie GROOTSTE krijgt in kolom K een SubNr mee. In cel K4 staat daartoe de formule:
=AANTAL.ALS($J$4:J4;J4)
Hiermee wordt het aantal keren geturfd, dat de waarde van cel J4 (de laatste parameter) voorkomt in het bereik $J$4:J4. Tsja, dat is natuurlijk altijd 1!
Maar wat gebeurt er als we de formule naar beneden kopiëren? In cel K5 komt dan automatisch =AANTAL.ALS($J$4:J5;J5): er wordt gekeken hoe vaak J5 voorkomt in het bereik van J4 tot en met J5! Op deze manier krijgen dubbelen ieder een  eigen volgnummer.

Het opzoeken van de corresponderende maand is een uitdaging. In cel L4 staat de formule:
={INDIRECT(“B”&KLEINSTE(((tblData2[Aantal]=J4)*RIJ(tblData2[Aantal]))+((tblData2[Aantal]<>J4)*10^8);K4))}

OEPS! Met dank aan Chandoo heb ik dit alternatief gevonden. Probeer de formule te begrijpen door in de menutab Formules in het blok Formules controleren de optie Formules evalueren te kiezen:

  1. Eerst zoeken we alle aantallen, die  gelijk zijn aan J4 (tblData2[Aantal]=J4); dit levert een reeks op met Waar en Onwaar
  2. deze reeks vermenigvuldigen we met de overeenkomende rijnummers (*RIJ(tblData2[Aantal])), waardoor we een reeks overhouden met rijnummers, waarin J4 voorkomt, en nullen
  3. als J4 NIET in een rij voorkomt, dan tellen we daar een groot getal (1 met 8 nullen) bij op (+((tblData2[Aantal]<>J4)*10^8))
  4. dan nemen we de kleinste (of één na kleinste etc.; afhankelijk van K4) van die reeks (KLEINSTE)
  5. als laatste wordt met INDEX de waarde in die rij in kolom B opgehaald.

Komt u er niet uit? Neem contact op met G-Info.

LET OP de formule in L4 is ingevoerd door op Ctrl-Shift-Enter te drukken (CSE-methode); het is een zogenaamde matrix- of array-formule. De formule kan wel gewoon naar beneden gekopieerd worden.
Zie voor meer uitleg over de gehanteerde methode het artikel SOMPRODUCT: meer dan SOM en PRODUCT. Ook de voorbeelden uit de werkmap, die Ton Spies mij toestuurde, kunnen hiervoor gebruikt worden.

Voordelen: de resultaat-tabel kan zo in een standaard-rapportage worden overgenomen en de tabel past zich automatisch aan aan wijzigingen in de brongegevens en hoeft dus niet vernieuwd te worden zoals bij een draaitabel.

Nadeel: zeer ‘interessante’ formules zijn nodig.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: