Tagarchief: Aantalarg

Tabbladen en VBA



Het werken met tabbladen in Excel is eenvoudig: je kunt ze een kleur geven (via rechtsklikken), verplaatsen (door ze met de muis “vast te pakken”), verbergen/zichtbaar maken (via rechtsklikken) etc.

Maar wat te doen, als je werkmap uit tientallen werkbladen bestaat? Dan kan het nogal wat muisklikken kosten om één van bovenstaande handelingen te verrichten.

Daarom in dit artikel enkele VBA-routines, die ons werk flink kunnen vereenvoudigen.

Overzicht van tabbladen (1)

We beginnen met het maken van een overzicht van alle tabbladen, die in een werkmap voorkomen (zie Voorbeeldbestand).
Niet alleen de naam van het tabblad plaatsen we daarin, maar ook of het tabblad verborgen is of niet, de tabkleur en de positie er van.

NB1 de kleur-code -4142 geeft aan, dat het tabblad geen kleur heeft meegekregen.

NB2 het is een goede gewoonte om tabbladen met dezelfde functie eenzelfde kleur te geven; er ontstaat dan niet zo’n kermis als in mijn voorbeeld 😉

In het tabblad Param van het Voorbeeldbestand heeft de cel met de tekst BladNamen de naam BladStart gekregen; binnen de VBA-routine zullen we daar veelvuldig naar refereren (let op de rechte haken rond een naam).

De VBA-routine BladReset genereert een nieuw overzicht:Deze routine staat in Module1 van het VBAproject BladenVBA.xlsm. Via Alt-F11 komt u in de Visual Basic editor (dit kan natuurlijk ook via de menukeuzes Ontwikkelaars/Programmacode/Visual Basic).
Een module toevoegen doet u in de editor via de menukeuzes Invoegen/Module.

Uitleg van enkele belangrijke onderdelen van bovenstaande routine:

  1. na de naam van de subroutine worden 3 variabelen gedeclareerd met het commando Dim. Deze variabelen hebben we dadelijk nodig.
    NB String betekent dat de variabele een tekst zal bevatten, Integer dat het een ‘gewoon’ getal is.
  2. om later enkele tabbladen op een aparte manier te kunnen behandelen zijn die in een Excel-tabel met de naam tblNiet opgenomen.
    In vorige versies van Excel werden tabellen Lijsten genoemd; in de VBA-syntax is nog steeds sprake van een ListObject.
    Wanneer we in VBA de verschillende cellen uit de tabel zonder meer  in een variabele zouden plaatsen, dan zou dat in de vorm van een 2-dimensionale array zijn; via de functie Application.Transpose wordt de ingelezen kolom Niet verbergen omgezet in een 1-dimensionale array.
    Met de functie Join worden de array-elementen in één tekst-variabele geplaatst met (in dit geval) als scheiding een ; (punt-komma).
    NB1 vanwege lay-out-technische redenen is de totale opdracht verdeeld  over 2 regels; dit door middel van een spatie en een underscore (_).
    NB2 we gebruiken DataBodyRange in plaats van Range omdat we de kop van de kolom niet mee willen nemen.
  3. voordat we een nieuw overzicht genereren moeten we een eventueel reeds bestaand overzicht verwijderen:
    [BladStart].Offset(1, 0).Resize([aantBladen], 4).Clear
    Vanuit de cel met de naam BladStart verschuiven (Offset) we 1 regel naar beneden. Deze selectie breiden we uit (Resize) met het aantal rijen in het bestaande overzicht; dat ligt in cel F2 van het tabblad Param vast. Deze cel heeft de naam aantBladen. De selectie moet 4 kolommen breed zijn. De inhoud van deze selectie wordt gewist (Clear).
  4. De For-Next-lus loopt dan alle tabbladen langs. De teller i loopt van 1 tot en met het aantal werkbladen.
    Eerst wordt de naam van het werkblad in rij i geplaatst (met behulp van Offset).
    Standaard is een blad niet verborgen; er wordt wel gecontroleerd of dit toch het geval is. De status (wel of niet verborgen) wordt 1 kolom naar rechts in rij i vastgelegd.
    Met behulp van de functie InStr wordt gecontroleerd op welke positie de sheet-naam in de uitzonderingslijst voorkomt; komt die niet voor dan is het resultaat gelijk aan 0. In dat geval wordt de huidige tabkleur weggeschreven; komt de naam wel voor in de uitzonderingslijst dan plaatsen we de code voor de kleur rood in het overzicht.

Om de routine makkelijk te kunnen uitvoeren is deze aan een knop gekoppeld:

  1. kies in de menutab Ontwikkelaars in het blok Besturingselementen de optie Invoegen
  2. klik dan op het eerste symbool (de Knop)
  3. wijs met de muis de gewenste positie van de nieuwe knop aan
  4. koppel in het vervolgscherm een macro/subroutine aan de knop
  5. wijzig de tekst van de knop

Overzicht van tabbladen (2)

Overzichten in Excel zijn handiger als ze in tabel-formaat staan (zie menig ander artikel van G-Info). Of dat ook geldt wanneer we via VBA daarmee aan de slag gaan, laat ik aan u zelf over.

Om eenzelfde overzicht als hierboven in tabel-vorm te maken, moeten we eerst de kop van de tabel aanmaken. De tabel op het tabblad Param van het Voorbeeldbestand heeft de naam tblKeus gekregen.

De bijbehorende subroutine BladReset2 lijkt veel op de voorgaande. De volgende afwijkingen behoeven een toelichting:

  1. het aantal regels in het bestaande overzicht laten we niet in een cel bepalen, maar we berekenen die in VBA zelf via ListRows.Count
  2. als er regels zijn (dus aantBladOud niet gelijk aan nul) dan worden de rijen uit de DataBodyRange verwijderd (de tabel wordt dus kleiner)
  3. informatie aan het overzicht toevoegen gaat nu niet via Offset, maar door een variabele nwRij te ‘setten’; deze is van het type ListRow

Tabbladen aanpassen (1)

De overzichten zoals hiervoor aangemaakt kunnen we ook andersom gebruiken:  we veranderen de Verberg-status, de kleur of positie van een tabblad en laten VBA deze wijziging voor het betreffende tabblad uitvoeren.

De volgende opmerkingen:

  1. als het aantal bladen in de werkmap (aantBlad) niet gelijk is aan het aantal rijen in het overzicht (de cel met de naam aantBladen) dan verschijnt er een melding op het scherm en stopt de routine (Exit Sub)
    LET OP de routine controleert alleen het aantal; als de namen niet overeenkomen zal de routine daarop stuk lopen.
  2. ieder tabblad wordt eerst zichtbaar gemaakt.
    Dan, als het geen uitzondering is, en in de 2e kolom van het overzicht staat JA dan wordt het betreffende tabblad verborgen.
    NB de inhoud van de 2e kolom wordt omgezet naar hoofdletters (UCase, uppercase), dus ook ja, Ja of jA zullen een verberging tot gevolg hebben

Ook deze routine is aan een knop gekoppeld.

LET OP de volgorde veranderen van 1 of 2 tabbladen gaat op deze manier (meestal) zonder problemen. Bij heel veel wijzigingen kan het zijn, dat de volgorde niet meteen goed is. Herhaal de procedure dan nogmaals en ….

Tabbladen aanpassen (2)

Ook via de tabel tblKeus kunnen de aanpassingen doorgevoerd worden:

  1. om de routine leesbaar te houden hebben we gebruik gemaakt van de VBA-optie With-End With
    With Worksheets(“Param”).ListObjects(“tblKeus”)
    Als in de regels tussen With en End With een optie begint met een . (punt) dan weet VBA dat dit betrekking heeft op het ListObject tblKeus
  2. binnen de For-Next-lus wordt nog een keer With gebruikt. Alle .Cells-verwijzingen hebben daardoor betrekking op de Range in rij i (van tblKeus).

Kleur tabbladen

Met de toewijzing .Tab.Colorindex kunnen slechts 56 kleuren gebruikt worden (nou ja eigenlijk 57; de code -4142 zorgt er voor dat het tabblad geen kleur krijgt).

In het tabblad Param van het Voorbeeldbestand staat een overzicht van codes en bijbehorende kleuren.

 


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Unieke waarden



Er bestaan nogal wat situaties, waarbij je wilt weten of items allemaal verschillend zijn of niet.
En, als ze niet allemaal verschillend zijn, welke unieke exemplaren komen er dan voor?

In Excel kennen we een dergelijk probleem ook: welke unieke waarden komen er in een rij of kolom voor?

Deze keer zullen we enkele methoden de revue laten passeren; van simpele tot complexe, van opmaak tot selectie.

Voorwaardelijke opmaak

In het Voorbeeldbestand heb ik op het tabblad Data1 een tabel opgenomen met in de kolommen oa de afdelingen en het soort bedrag.

Alle cellen in die kolommen hebben een voorwaardelijke opmaak gekregen:

  1. selecteer cel C3
  2. kies in de menutab Start in het blok Stijlen de optie Voorwaardelijke opmaak
  3. klik op de optie Nieuwe regel
  4. in het vervolgscherm kiezen we als Type: Een formule gebruiken
  5. en de formule wordt:
    =AANTAL.ALS(C$3:C3;C3)=1
    ofwel: als in het bereik C$3:C3 de waarde uit cel C3 1 keer voor komt mag de cel een opmaak krijgen.
    Dat is natuurlijk altijd waar!
    Maar wat gebeurt er als we deze voorwaardelijke opmaak ook ‘loslaten’ op een cel lager? Excel interpreteert de formule dan als =AANTAL.ALS(C$3:C4;C4)=1 en kijkt of de waarde uit C4 slechts 1 keer voor komt in het bereik C$3:C4.
    Ook wanneer deze formule in kolom D wordt toegepast is de controle precies wat we zoeken.
    NB om de formule ook in andere kolommen te kunnen gebruiken is alleen de 3 absoluut gemaakt als begin van het bereik (vandaar het $-teken vóór de 3) en is niet het meer voor de hand liggende $C$3 gebruikt.
  6. voeg nog de gewenste opmaak toe (hier is voor een licht-groene opvulling van de cel gekozen)
  7. klik op OK
  8. zorg dat de opmaak op alle relevante cellen van kolom C en D wordt toegepast:
    * kies in de menutab Start in het blok Stijlen de optie Voorwaardelijke opmaak
    klik op de optie Regels beheren
    * vul bij Van Toepassing op het gewenste bereik in (in dit geval $C$3:$D$32)

NB1 het overzicht is een Excel-tabel. Daarom zal Excel, wanneer er een regel aan wordt toegevoegd, ook de Voorwaardelijke opmaak direct meenemen; het bereik wordt automatisch aangepast.

NB2 welke unieke waarden er in een tabel-kolom zitten ziet u ook direct door op het ‘vinkje’ achter een kolomkop te klikken.

NB3 het vorige ‘recept’ kan met 1 stap ingekort worden: selecteer in de eerste stap niet één cel, maar het totale bereik waar de opmaak voor moet gelden; stap 8 kan dan vervallen.

Via draaitabel

De vorige oplossing was een optische methode om unieke waarden te vinden; bij een grote tabel niet echt handig.

Het maken van een draaitabel is echter een simpele en doeltreffende manier om snel de unieke waarden in een kolom te vinden:

  1. selecteer een cel in de tabel met gegevens, bijvoorbeeld B2
  2. kies in de menutab Invoegen in het blok Tabellen de optie Draaitabel
  3. in het vervolgscherm is alles al goed ingevuld; de bron voor de draaitabel is de totale Excel-tabel (met de naam tblData1)
  4. klik OK
  5. sleep het veld Afd naar de Rijlabels en daar zijn alle unieke afdelingsnamen!
  6. hetzelfde kunt ook doen voor de Soort, maar u kunt beter de vorige draaitabel uitbreiden: sleep Soort naar Kolomlabels.
    Sleep ook nog Bedrag naar het Waarde-gebied en u hebt meteen een overzicht van de verdeling van de bedragen naar afdeling en soort!

    Zie ook het tabblad Data1 in het Voorbeeldbestand.

Even een uitstapje: wilt u weten wat het totaal van Srt1 is dan kunt u ook de volgende formule gebruiken: =SOM.ALS(tblData1[Soort];”Srt1″;tblData1[Bedrag]) maar beter is het volgende:

  1. plaats in een bepaalde cel de waarde Srt1, bijvoorbeeld in G14 (zie het tabblad Data1 in het Voorbeeldbestand)
  2. in de cel daarnaast gaan we een formule opbouwen:
    tik in =som.als(
  3. wijs met de cursor de bovenkant van de kolom Afd aan (de cursor wordt dan een zwarte pijl naar beneden) en klik.
    De formule wordt dan aangevuld met tblData1[Soort] ofwel alle cellen in de kolom Soort van de Excel-tabel tblData1.
  4. tik in ; (de punt-komma) en klik op cel G14 en plaats weer een ;
  5. als laatste voegen we de kolom Bedrag toe, die onder voorwaarden gesommeerd moet worden; dat gaat op dezelfde manier als in stap 3.
  6. nog een haakje sluiten en Enter

Door in G14 een andere soort in te typen, krijgt u daarvan het totaal.

Maar wat als er aan 2 (of meer voorwaarden moet worden voldaan?

U moet dan de functie SOMMEN.ALS gebruiken.
Deze werkt net iets anders: eerst geeft u het bereik op, waarvan u de som wilt bepalen, dan het eerste criterium-bereik met daarachter het criterium zelf, daarna een nieuw criterium-bereik met criterium etc.

Gegevensvalidatie

Maar in G14 kunnen nu willekeurige teksten worden ingevoerd. Dat is natuurlijk niet de bedoeling; we willen alleen bestaande soorten kunnen opgeven.

Dit gaat eenvoudig met gegevens-validatie:

  1. plaats de cursor in de cel die u wilt valideren (bijvoorbeeld cel G19 zoals in het tabblad Data1)
  2. kies in de menutab Gegevens in het blok Hulpmiddelen voor gegevens de optie Gegevensvalidatie
  3. kies bij Toestaan: de optie Lijst
  4. en bij Bron: kiest u de kolom Soort uit de Excel-tabel op de manier zoals hierboven aangegeven.
    NB Excel vertaalt de kolom direct naar daadwerkelijke cellen, maar als de tabel groter (of kleiner wordt) verandert dit bereik mee.
  5. klik op OK.

Oeps, het resultaat is niet helemaal wat we hoopten. In de keuzelijst staan alle voorkomens uit de kolom Soort, we willen natuurlijk alleen unieke waarden hebben!

Unieke waarden via filtering

Om een lijstje te maken van unieke waarden (maar u wilt geen draaitabel gebruiken) dan kent Excel nog een andere aanpak:

  1. kies in de menutab Gegevens in het blok Sorteren en filteren de optie Geavanceerd
  2. in het Uitgebreid filter kiezen we als Actie de optie Kopiëren naar andere locatie
  3. voor het Lijstbereik selecteert u alle gegevens uit de kolom Afd van de tabel, INCLUSIEF de kop
  4. bij Kopiëren naar vult u de cel in, waar de unieke waarden moeten komen (in het voorbeeld heeft deze cel de naam AfdKop gekregen)
  5. vergeet niet het vinkje te plaatsen bij Unieke records!

In het tabblad Data1 van het Voorbeeldbestand ziet u het resultaat van deze actie.

Ook voor de kolom Soort zijn de unieke waarden opgehaald.

NB1 Wat direct opvalt is dat er geen (automatische) sortering plaats vindt. De volgorde is gelijk aan de volgorde in de bron.

NB2 als er regels aan de bron-tabel worden toegevoegd dan moeten de ophaal-acties opnieuw worden uitgevoerd.
Excel ‘onthoudt’ de gegevens van de laatste actie. Dit is ook te zien in het overzicht Namen beheren in de menutab Formules.

LET OP1 de locatie, waar de unieke waarden moeten komen, moet op hetzelfde tabblad staan als waar de brongegevens zich bevinden.

LET OP2 vergeet niet om bij het Uitgebreid filter ook de kop van de kolom mee te nemen, anders krijgt u de eerste waarde dubbel. Dit is nergens in de Microsoft-documentatie terug te vinden!

Gegevensvalidatie

Op basis van deze unieke waarden kunnen nu makkelijk Gegevensvalidaties worden gemaakt.
Maar om het geheel dynamisch te houden (als er nieuwe unieke waarden bijkomen moet dit automatisch worden meegenomen bij de gegevensvalidatie) wordt als bron-lijst niet  een hard bereik genomen (bijvoorbeeld R3:R5).

Nee, we creëren een dynamisch bereik door een naam toe te voegen:

  1. kies in de menutab Formules in het blok Gedefinieerde namen de optie Naam definiëren
  2. vul een naam in (bijvoorbeeld AfdUniek)
  3. en plaats de formule
    =VERSCHUIVING(AfdKop;1;0;AANTALARG(Data1!$R:$R)-1)
    in het vak Verwijst naar.

Bij gegevensvalidatie (zie cel G20 in het tabblad Data1 van het Voorbeeldbestand) gebruikt u als Bron de naam AfdUniek (vergeet niet het =-teken daar voor te zetten!).

In de cellen G21 en H21 is op een vergelijkbare manier gegevensvalidatie toegepast, maar daarbij zijn als bron voor de verschuiving 2 simpele draaitabellen gebruikt.

LET OP worden er regels aan de oorspronkelijke tabel toegevoegd, vergeet dan niet de draaitabellen te vernieuwen anders bevatten de gegevensvalidaties niet de meest recente gegevens.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Loterij

loterij2Vorige week kreeg ik de vraag, hoe je met Excel het makkelijkst de winnaars van een wedstrijd zou kunnen selecteren.
De bedoeling was om uit een (grote) hoeveelheid goede inzenders willekeurig drie personen er uit te lichten.

Een poosje geleden heb ik al iets geschreven over steekproeven; dezelfde systematiek is ook voor dit probleem toepasbaar.
Maar deze keer een iets andere benadering.

Loterij1

loterijIn het Voorbeeldbestand heb ik in het tabblad Loterij een overzicht opgenomen van alle verkochte loten, inclusief de corresponderende naam (in dit geval de lotnummers 1 t/m 100 en een fictieve naam, die daarvan is afgeleid; bijvoorbeeld bij het eerste lot hoort Naam 1).
NB in plaats van lotnummers kan dit overzicht ook alle goede inzenders van een wedstrijd voorstellen

loterij2Op het tabblad Uitslag worden 3 winnaars geselecteerd:

  1. Allereerst tellen we het aantal verkochte loten (of dus het aantal goede inzenders). In cel C2 staat daartoe de formule:
    =AANTAL(Loterij!B:B)
    Ofwel tel het aantal getallen in kolom B van het tabblad Loterij.
    LET OP zijn in kolom B geen nummers opgenomen maar teksten (bijvoorbeeld A1, A2, B1 etc) dan moet u de formule AANTALARG gebruiken en van het resultaat 1 aftrekken, omdat dan ook het woord LotNr in cel B2 wordt meegeteld
  2. uit het aantal verkochte loten worden dan 3 willekeurige getallen getrokken (cellen C5, C6 en C7):
    =ASELECTTUSSEN(1;$C$2)
    Dus neem een willekeurig getal tussen 1 en de waarde in C2 (in het voorbeeld dus 100); de grenzen doen ook mee.
  3. in cel D5 zoeken we dan de corresponderende naam op:
    =VERT.ZOEKEN(C5;Loterij!B:C;2)
    Deze formule zoekt de waarde uit cel C5 op in kolom B van Loterij en geeft als resultaat de corresponderende cel uit kolom C.
    LET OP bovenstaande formule werkt alleen goed, als de lotnummers in volgorde in kolom B staan en er geen “gaten” zijn. Beter is om de formule
    =VERT.ZOEKEN(C5;Loterij!B:C;2;ONWAAR) te gebruiken; de laatste parameter zorgt er voor, dat Excel naar een exacte match gaat zoeken.
  4. de formule in D5 kan naar beneden gekopieerd worden
  5. bij iedere wijziging in de werkmap worden de Aselect-formules opnieuw berekend; dus iedere keer zullen er andere winnaars tevoorschijn komen. Dit gebeurt ook door op de functietoets F9 te drukken: herberekenen.
    Belangrijk is om van tevoren duidelijk met de “notaris” af te spreken hoe vaak er herberekend zal worden, voordat de definitieve uitslag wordt bepaald.

LET OP met bovenstaande methode is het mogelijk dat prijswinnaar 2 en/of 3 gelijk is aan prijswinnaar 1. Dat is natuurlijk niet de bedoeling. Druk dan nog een keer op F9.

NB worden er aan de lijst in het tabblad Loterij nummers en namen toegevoegd of worden er verwijderd, dan zullen de resultaten in Uitslag direct daaraan worden aangepast; we kijken immers naar alle rijen in de kolommen B en C.

Loterij2

Het Voorbeeldbestand bevat ook een tabblad Loterij2; deze is vergelijkbaar met de eerste, maar is in de vorm van een Excel-tabel opgevoerd. Een groot voordeel hiervan is dat we niet alle cellen uit de kolommen B en C hoeven mee te nemen in de formules: wanneer de tabel wordt uitgebreid of verkleind dan zullen alle corresponderende formules zich automatisch daaraan aanpassen.

loterij3De formule in C2 ziet er anders uit:
=AANTAL(LoterijOvz2[LotNr])
Tel het aantal nummers in de kolom met als kopje LotNr uit de tabel LoterijOvz2 (de tabel uit het tabblad Loterij2).

De rest van kolom C is hetzelfde. Maar in kolom D gebruiken we geen VERT.ZOEKEN maar de functie INDEX. In cel D5 komt dan de formule =INDEX(LoterijOvz2[Naam];C5).
Haal in de kolom met als kopje Naam uit de tabel LoterijOvz2 de waarde op in die regel, die overeenkomt  met de waarde in C5.

NB aanpassingen aan de tabel in Loterij2 worden automatisch meegenomen in de resultaten.

LET OP ook hier kan het nodig zijn om een keer extra op F9 te drukken om geen dubbele prijswinnaars te krijgen.

Loterij3

loterij4In het tabblad Loterij3 van het Voorbeeldbestand is in de Excel-tabel een extra kolom opgenomen, waarin iedere regel van een willekeurig getal tussen 0 en 1 wordt voorzien dmv de formule =ASELECT().
De kans, dat hier dubbele getallen in voorkomen, is heel erg klein.

NB deze functie kent geen parameters, maar, zoals achter iedere functie, dienen er wel 2 haakjes te staan (openen en sluiten).

loterij5De bepaling van de winnaars gaat nu iets anders: in cel C3 wordt de eerste winnaar bepaald door het grootste getal (MAX) in de kolom Aselect van de tabel LoterijOvz3 op te zoeken. In D3 wordt met VERT.ZOEKEN het corresponderende lotnummer gevonden en in E3 met INDEX de naam (zoals uit de formules van kolom F blijkt kunnen we dat laatste ook met VERT.ZOEKEN in de hele tabel LoterijOvz3).

Maar hoe vinden we nu de 2e- en 3e- prijswinnaars? Dan kunnen we niet meer MAX gebruiken.
In cel C4 staat dan ook een andere formule: =GROOTSTE(LoterijOvz3[Aselect];2)
ofwel zoek de tweede in grootte in  de kolom Aselect van de tabel LoterijOvz3.
U begrijpt: in plaats van MAX in cel C3 hadden we ook de functie GROOTSTE met een parameter 1 kunnen gebruiken!

NB uiteraard hadden we in dit geval de winnaars ook kunnen selecteren met de functie KLEINSTE.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd:

Aantallen turven

De afgelopen weken kreeg ik in diverse situaties vragen over het tellen van aantallen.

Wat simpel lijkt, wil in geautomatiseerde systemen nog wel eens ingewikkelder uitpakken.
Of het nu het tellen is van het aantal regels in een Excel-bestand, het aantal lege velden in een Excel-kolom, het aantal records in een Access-tabel of het aantal niet-lege namen in een Access-record: het blijft goed opletten wat en hoe er geteld moet worden.

ToepenAantallen turven:
toen ik dit intikte, gingen mijn gedachten weer terug naar de vele gezellige avonden, die we lang geleden met een groepje hebben doorgebracht met het kaartspel Toepen. Bij dit spel worden de strafpunten op een bier- (of sinas-?)viltje geturfd door het zetten van streepjes.

Voor de liefhebbers volgt hieronder, na wat uitleg over het turven van aantallen in Excel en Access, een “geautomatiseerd bierviltje”.
Ik heb daarbij ook een weinig bekende manier van kopiëren gebruikt.

Excel

AantallenIn het Voorbeeldbestand staat in het tabblad Aantal vanaf cel  D15 een overzicht van de omzet per maand en regio van een kleine witgoedhandel (ze verkopen alleen stofzuigers, strijkijzers en broodroosters).

Uiteraard willen we de totale omzet weten (dat lossen we simpel op via een Som-formule);  maar vandaag zijn we meer geïnteresseerd in Aantallen.

AantallenExcel kent diverse standaard-functies om aantallen te berekenen.
De meest simpele (en meest gebruikte) functie is Aantal. Maar als we die toepassen op het bereik D15:D158 (de maanden) dan krijgen we als resultaat 0; idem voor Regio en Product. Pas het turven van aantallen in de kolom Bedrag levert een aantal groter dan nul op, namelijk 142. De functie Aantal telt alleen maar de inhoud van numerieke cellen!

NB een datum is voor Excel ook een getal; dus de functie Aantal turft ook datums (zie ook de cellen L18:M21 in het Voorbeeldbestand).

De functie Aantalarg voldoet al beter aan de verwachtingen (zie het overzicht hierboven): deze functie telt hoeveel cellen er gevuld zijn, onafhankelijk van de inhoud.

Mbv de functie Aantal.lege.cellen (denk aan de puntjes!) kunnen we analyseren of en hoeveel lege cellen er in een cellenbereik voorkomen.

Voor de volledigheid heb ik ook nog enkele voorbeelden van de functies Aantal.als en Aantallen.als opgenomen; zie voor nadere uitleg het artikel Tellen met voorwaarden.

Turf-alternatief

Om snel te kunnen achterhalen in welke regel er gegevens ontbreken, heb ik achter iedere regel, in kolom H, mbv de functie Aantalarg geteld hoeveel velden er gevuld zijn.
AantallenDoor cellen, die NIET 4 opleveren, via Voorwaardelijke opmaak te kleuren zien we direct in  welke regels het fout gaat
(in één van de komende artikelen zal ik op Voorwaardelijke opmaak terugkomen).

Voor de liefhebbers nog een andere manier van tellen waarbij gebruik wordt gemaakt van zogenaamde Array- of Matrix-formules.
Wanneer we in Excel in een cel intypen =D15<>”” (we kijken dus of cel D15 NIET leeg is) dan levert dit de waarde WAAR op (als die cel gevuld is tenminste!). Maar intern vertaalt Excel dit naar een 1 (en ONWAAR naar een 0; het blijft een computerprogramma!). Daar kunnen we gebruik van maken:
typ in een cel =1*(D15<>””) en we krijgen als resultaat 1.
NB denk aan de haakjes rond de voorwaarde.

We zouden in cel I15 kunnen intikken =1*(D15<>””)+1*(E15<>””)+1*(F15<>””)+1*(G15<>””) om te achterhalen hoeveel cellen er niet leeg zijn, maar dat kan makkelijker:

  1. tik in cel I15 in =Som(1*(
  2. selecteer de cellen D15 t/m G15
  3. en tik dan in (allemaal in cel I15) <>””))
  4. niet op Enter drukken, maar Ctrl-Shift-Enter

Excel zal nu voor alle cellen in het bereik D15:G15 beoordelen of die leeg is; vermenigvuldigd met 1 levert dit een serie 0’en en 1’en op, die door de functie Som bij elkaar worden opgeteld.

Door de combinatie Ctrl-Shift-Enter wordt er een Array- of Matrix-formule ingevoerd; in de formulebalk wordt dit weergegeven door {} rond de formule.

NB alleen op bovenstaande manier kun je een array-formule invoeren; het plaatsen van accolades rond een formule werkt niet!

Kopieer de array-formule naar beneden (via de vulgreep rechtsonder in cel I15 natuurlijk; zie het artikel Doorvoeren en sorteren).

Access

Binnen dit programma moeten we het doen met veel minder (functie-)mogelijkheden. Voor het tellen van het aantal records in een tabel kunnen we een Totaal-query maken en dan per veld in de regel Totaal: aangeven dat we het Aantal willen zien.
Aantal AccessHet resultaat hiervan komt overeen met het gebruik van de functie Aantalarg in Excel; dus het aantal niet-lege velden wordt geturfd voor ieder type veld.

Willen we het aantal niet-lege velden binnen een record weten (net als de berekening in de cellen H15 en I15 hiervoor in Excel) dan zullen we zelf een formule moeten intypen in de query.
Aantal Access

Optie 1:
Gevuld: IIf([Maand]<>””;1;0) + IIf([Regio]<>””;1;0) + IIf([Product]<>””;1;0) + IIf([Bedrag]<>0;1;0)

De eerste als-voorwaarde (in Access Iif) levert een 1 als Maand niet leeg is, anders 0; de tweede voorwaarde hetzelfde voor Regio enz. Door de 4 resultaten van de Iif’s op te tellen zien we per record hoeveel velden er gevuld zijn.

NB Bedrag is in Access een numeriek veld; de inhoud kunnen we dan niet vergelijken met een lege tekst, dus we controleren of de waarde niet gelijk is aan 0.

Optie 2:
Gevuld2: IIf(Not IsNull([Maand]);1;0) + IIf(Not IsNull([Regio]);1;0) + IIf(Not IsNull([Product]);1;0) + IIf(Not IsNull([Bedrag]);1;0)

Vergelijkbaar met Optie 1, maar we controleren mbv een Access-functie IsNull of een veld leeg is.

Optie 3:
Gevuld3: -(Not IsNull([Maand])) – (Not IsNull([Regio])) – (Not IsNull([Product])) – (Not IsNull([Bedrag]))

Dit is iets korter dan optie 2, waarbij we gebruik maken van de eigenschap dat de waarde WAAR in Access door -1 wordt voorgesteld (en ONWAAR door 0; dit laatste is WEL hetzelfde als in Excel!?).

NB denk aan de juiste plaats en het aantal van de haakjes.

Toepen

Zoals beloofd een “Excel-bierviltje”; zie het Voorbeeldbestand.
De (straf)puntentelling bij het kaartspel Toepen gebeurt van oudsher door het zetten van streepjes, waarbij een vijftal door een dwarsstreep wordt aangegeven. Heb je 15 strafpunten, dan lig je er uit; 14 punten is ook een bijzondere situatie: de tegenstanders krijgen bij verlies 2 strafpunten (of ze passen voor 1 punt). In het Brabants wordt dit “Pulleke” genoemd, op het “scorebord” aangeduid door een P.

In het tabblad ToepBasis worden alle benodigdheden voor het scorebord klaar gezet:

  1. Toepenin het blok B2:C4 staan de gebruikte symbolen, waarbij de cellen C2 t/m C4 een overeenkomende naam hebben gekregen (zie het Naamvak, linksboven)
  2. in de cellen B8:D12 staan de spelersnamen en hun scores: de stand binnen het lopende ‘potje’ en het aantal gewonnen ‘potjes’.
  3. ToepenF6:H12 is het scorebord/Excel-bierviltje.
    In kolom F worden de deelnemers gecombineerd met hun resultaten door cellen en teksten met behulp van het &-teken te koppelen; in cel F8 staat bijvoorbeeld =B8&”   (“&C8&”/”&D8&”)”
  4. kolom G is de meest interessante: hier wordt de score uit kolom C (de cellen C8:C12 hebben samen de naam Score gekregen) omgezet in de juiste streepjes:
    =ALS(Score>=15;Vijftal&Vijftal&Vijftal;ALS(Score=14;Vijftal&Vijftal&Paal;HERHALING(Vijftal;INTEGER(Score/5))&HERHALING(Streepje;REST(Score;5))))
    * als de Score groter of gelijk aan 15 is, dan wordt 3x de tekst uit de cel met de naam Vijftal geplaatst
    * bij een Score van 14, twee vijftallen en het teken voor het “Pulleke”
    * anders via de functie HERHALING zoveel vijftallen als we krijgen wanneer we Score door 5 delen (INTEGER betekent geheel getal) en zoveel streepjes als de REST is bij het delen van de Score door 5.
  5. kolom H bevat een simpelere vorm van de formule uit kolom G
  6. nog wat Voorwaardelijke opmaak toevoegen (‘kapot’: rode achtergrond, ‘Pulleke’: oranje achtergrond, meer dan 9 punten: oranje letters) en het Scorebord is klaar!

LET OP: de naam Score bevat de cellen C8 t/m C12. Wanneer we in kolommen rechts hiervan in een formule verwijzen naar Score, dan neemt Excel de met de rij overeenkomende waarde uit deze reeks. Dus in cel G8 wijst Score naar de waarde in cel C8, in G9 naar cel C9 etc.

ToepenHet “Excel-bierviltje” vinden we terug op het tabblad ToepScore.
Om het turven nog makkelijker te maken bevat het tabblad diverse Besturingselementen, een 10-tal zogenaamde Kringvelden Kringveld. Hiermee is het mogelijk om de scores snel te verhogen en te verlagen. De Kringvelden zijn gekoppeld aan de diverse scores in het vorige tabblad; klik met de rechtermuisknop op een Kringveld en bekijk de instellingen onder de optie Besturingselement opmaken …
Kringvelden
(en andere besturingselementen) vinden we onder de menu-tab Ontwikkelaars.

Het scoreformulier zelf is GEEN serie cellen maar een Excel-afbeelding; wanneer je er op klikt, zie je in de hoeken en in het midden van de randen plaatsen waar je met de cursor de afbeelding kunt vergroten en verkleinen.
En niet zo maar een statisch plaatje; nee, een zogenaamde Gekoppelde afbeelding. De inhoud van de afbeelding verandert met de inhoud van de cellen, waaraan deze gekoppeld is! Mooier kunnen we het niet maken….

Hoe maken we een gekoppelde afbeelding?

  1. selecteer de cellen, die in de afbeelding moeten worden weergegeven (voor ons scorebord de cellen F6:H12 in het tabblad ToepBasis)
  2. klik rechts in de selectie en kies Kopiëren
  3. Toepenga naar de cel waar de afbeelding moet komen, klik rechts en kies de optie Plakken speciaal ….
    In het submenu kies je onder Andere plakopties de 4e mogelijkheid, Gekoppelde afbeelding
  4. pas via de grepen aan de zijkant van de afbeelding de grootte aan en/of verplaats het plaatje naar de gewenste locatie.

NB Gekoppelde afbeeldingen kunnen een belangrijke rol spelen in rapportages. Wanneer je daar meerdere overzichten onder elkaar wilt weergeven, zal het meestal zo zijn, dat de gewenste kolom-breedtes van die overzichten niet met elkaar overeenkomen; maar Excel kan standaard maar één breedte weergeven.
Zet  de overzichten naast elkaar op een tabblad (of nog beter op verschillende tabbladen) en maak van deze overzichten Gekoppelde afbeeldingen; deze kun je dan onder elkaar zetten, zonder dat de kolombreedtes elkaar nog beïnvloeden.

LET OP Gekoppelde afbeeldingen vergen veel van Excel en van je PC! Sla je werk regelmatig op en gebruik niet teveel dynamische afbeeldingen in één werkmap.


Wil je op de hoogte gebracht worden, wanneer er weer een nieuw item aan Tips & trucs is toegevoegd: